Вариант 1.
Бизнес-процесс - это система, используемая компанией для достижения цели. Его также можно определить как набор шагов, используемых для создания ценности для клиентов. Менеджер сначала анализирует текущий процесс, находя в нем достоинства и минуса, эти сведения понадобятся ему для следующих улучшений. После этого анализа руководство может принять решение об изменениях в существующем. Улучшенный процесс может помочь сэкономить время, снизить затраты или создать более привлекательный продукт для клиентов.
Разделение каждого процесса по типу может помочь вам проанализировать его и внести улучшения. Если два процесса одного типа, улучшения их процессов могут быть похожими. Конкретный процесс может быть процессом эксплуатации, поддержки или управления.
Ваши операции относятся к ежедневным задачам, которые вы выполняете, чтобы доставить продукт или услугу клиенту. Ваш процесс выставления счетов клиенту можно рассматривать как операционный процесс. Для вас очень важно отправлять точные счета клиентам, чтобы вы могли быстро получать их платежи, а клиентам в свою очередь важно получать точные счета для оперативной оплаты.
Процесс поддержки, как следует из названия, поддерживает деятельность вашей фирмы. Отдел кадров (HR) является хорошим примером области поддержки. HR помогает менеджеру отдела выставления счетов проводить собеседования и нанимать новых сотрудников. Хотя HR не имеет непосредственного отношения с клиентами, они поддерживают операционные отделы.
Каждая организация должна управлять общим направлением бизнеса. Процесс планирования и исполнения бюджета - это процесс управления. У каждой компании должен быть официальный процесс создания бюджета. Этот процесс должен требовать от руководства обсуждения с финансовым директором фирмы.
Вариант 2.
Поговорите с ключевыми сотрудниками о процессе. После его определения, который нужно исправить, обсудите этот процесс с людьми, ответственными за реализацию. Потратьте время на собеседование с ключевыми участниками и попросите их определить любые потенциальные улучшения. Спросите своих сотрудников, что они делают и почему они это делают.
Определите входы, необходимые для выполнения каждой задачи и где вы получаете каждый вход. Например, если вы производите джинсовые джинсы, вам нужно знать, кто ваш джинсовый материал и как часто продавец доставляет вам джинсовый материал. Определите результаты каждой задачи и кто получит результаты. Если вы управляете автомастерской, то работу они выполняют. Ремонтный персонал должен направить эту информацию в ваш отдел выставления счетов. Зона выставления счетов производит счет для клиента. Спросите предложения о том, как устранить неэффективность процессов, которую обнаруживает ваш персонал.
Создайте блок-схему бизнес-процесса для каждого процесса. Блок-схема процесса может помочь вам визуализировать бизнес-процесс. Вы можете использовать документацию вашего процесса для создания потоковой диаграммы. Блок-схема должна содержать все шаги, необходимые для выполнения определенного бизнес-процесса.
Блок-схемы могут быть подготовлены вручную или с использованием программного обеспечения. Можно использовать текстовые редакторы и программы для работы с электронными таблицами.
Блок-схема - отличный инструмент, чтобы увидеть бизнес-процесс перед вами. Этот визуальный инструмент может значительно облегчить выявление и устранение недостатков.
Как только вы внесете изменения в процесс, просмотрите результаты и посмотрите, какие улучшения вы сделали. Если нет, проанализируйте еще раз и попытайтесь определить области, подлежащие улучшению. Анализ процесса должен быть постоянным.
Проведите мозговой штурм, чтобы найти улучшения. Многие процессы задействуют более одного отдела в вашем бизнесе. Групповые занятия могут выявить неэффективность, которая влияет на более чем один отдел. Поэтому эти сессии могут быть подтверждены во время ваших индивидуальных интервью с участниками.
Обобщите полученную информацию и распространите ее среди участников. Это должно включать как участников, так и других, с которыми вы не брали интервью. Попросите обратную связь от всех. Обратная связь предоставит дополнительное руководство для вашего анализа.
Информация, полученная от участников, должна дать вам четкое представление о том, как он работает, и каковы его проблемы.
Обсуждения с персоналом становятся основой для внесения изменений. Ваши изменения могут сократить расходы, сократить время цикла, упростить процесс или улучшить обслуживание клиентов.