Интересуетесь бизнес-анализом в ИТ? Приглашаю Вас ознакомиться с моей книгой "Профессия "бизнес-аналитик". Краткое пособие для начинающих", которая вышла в издательстве "Олимп-Бизнес".
Работа офисного сотрудника связана с постоянным стрессом. Стресс возникает из-за чувства отсутствия контроля за происходящим. Объём ежедневно поступающей информации слишком велик. Необходимо помнить о десятках разных задач, сроках, результатах деловых встреч. Удержать всё это в голове и ни о чём не забыть — нереально.
К счастью, появились инструменты планирования рабочего процесса. Благодаря современным сервисам каждый рабочей день можно начинать со спокойствием и осознанностью. Об одном таком инструменте я и расскажу Вам сегодня. Сервис называется Trello.com
Немного теории. Канбан-доска.
По сути, Trello представляет собой виртуальную версию канбан-доски. Канбан — метод управления задачами, придуманный инженерами компании Тойота. Главный принцип Канбан — выполнение задач точно в срок благодаря равномерному распределению нагрузки между работниками.
Канбан-доска представляет собой инструмент для визуализации рабочего процесса. Самая простая канбан-доска состоит из трёх колонок:
1. Нужно сделать (to do);
2. В работе (doing);
3. Сделано (done).
В классической версии канбан-доски каждая задачка представляет собой стикер. При старте крупного проекта задачи размещаются в колонке to do. Каждый член команды выбирает себе по задаче и приступает к её выполнению. По мере выполнения задачи стикер переклеивается из одной колонки в другую. Периодически команда проекта собирается у доски и обсуждает выполнение поставленных задач и постановку новых. Если команда видит, что какая-то задача не выполняется слишком долго, идёт обсуждение вариантов исправления ситуации.
Главное преимущество канбан-доски — визуализация рабочего процесса. Взглянув на доску можно получить представление о ходе всего проекта. Можно увидеть, какие задачи выполнили в срок, а по каким идёт отставание. Благодаря этому руководитель проекта может принять своевременные меры.
Принципы канбан-доски:
- Визуализация рабочего процесса;
- Ограничение работы, которая находится в процессе выполнения;
- Перемещение задач от колонки к колонке;
- Мониторинг задач, оптимизация нагрузки на сотрудников;
Trello — виртуальная канбан-доска
Trello позволяет заменить реальные доски и стикеры на виртуальные. Это означает, что Вы и Ваши коллеги в любой момент можете получить доступ к своей доске. При наличии интернета, конечно. Рассмотрим базовые элементы доски в Trello.
Списки
Колонки канбан-доски в Trello называются списками. Вы можете называть списки как Вам угодно и создавать их в любом количестве. Также Вы можете придумать и собственный принцип перемещения карточек между списками. Я предпочитаю классический вариант: 3 списка и движение карточек слева направо.
Карточки
В Trello вместо стикеров используется понятие «карточки». Создадим первую карточку на доске. Простым drag-n-drop’ом карточки перемещаются из одного столбца в другой. Если мы нажмём на карточку, перед нами появится её подробное описание.
Рассмотрим подробнее каждый раздел карточки:
1) Описание. Здесь в краткой форме рассказывается о задаче, причинах её возникновения и ожидаемом результате от решения. Когда число задач измеряется десятками, это поле позволяет быстро освежить в памяти историю работы с ней.
2) Участники. Trello — онлайн-сервис. Это значит, что Вы можете пригласить на доску всех Ваших коллег. Каждая из карточек закрепляется за конкретными сотрудниками: одним или несколькими. Это позволяет избежать путаницы в работе и быстро понять, кто занимается задачей.
3) Метки. В команде Вы можете договориться о том, каким цветом и по какому принципу маркировать задачи. Например, задачи с высшим приоритетом — красным, а с низшим — зелёным. Или задачи группы разработчиков пометить синим, а тестировщиков — фиолетовым. Вариантов масса. Меткам также можно присваивать названия.
4) Чек-лист. Обожаю. Каждую задачу можно разбить на множество элементарных подзадач. Например, таких как «Позвонить подрядчику», «Подписать акт», «Согласовать договор». Создавать для этого отдельные карточки не с руки. При этом маленькие задачки любят забываться. Поэтому чек-лист всегда напомнит Вам о том, сколько мелких дел нужно выполнить, чтобы переместить карточку в «Сделано». Количество чек-листов внутри одной карточки неограничено. Как и метки, называть чек-листы можно как угодно. После отметки очередной подзадачи в чек-листе в карточке двигается линия прогресса. Она сообщает о том, сколько процентов от основной задачи выполнено.
5) Срок. Наиболее полезная вещь. Каждой карточке можно поставить промежуточный или конечный срок. Например, вы договорились созвониться с коллегой на следующей неделе для продолжения работ по задаче. Устанавливаете в карточке соответствующий срок и переходите к следующей задаче. Trello напомнит Вам о наступлении срока отобразив уведомление на экране.
6) Вложение. Сюда можно прикреплять нужные файлы: картинки, документы, исходники с программным кодом и пр.
7) Добавление комментария. В комментариях я обычно пишу о договорённостях, которых удалось достичь по итогам встреч или телефонных разговоров. Потому что вспомнить детали спустя неделю или месяц нереально. Если вести комментарии дисциплинированно, они всегда помогут Вам за минуту воскресить в памяти историю работы любой давности. Также в комментариях можно вести обсуждение задачи с другими участниками.
Фильтры
Чаще всего я пользуюсь тремя видами фильтров:
1) Фильтр по меткам. Включив фильтр можно оставить на доске только задачи с нужным цветом или цветами: только красные, только синие, только красные и синие и т.д.
2) Фильтр по сроку. Можно оставить на доске только просроченные карточки или те, срок по которым истекает в течение суток, недели, месяца. Можно отобразить карточки, срок по которым не установлен. В результате Вы будете видеть всё, что Вам нужно сделать сегодня или в ближайшие дни. Больше не надо держать всё это в голове.
3) Фильтр по участникам. Если членов проектной команды много, то фильтр по участникам очень удобен. В первую очередь нас интересуют наши собственные задачи, не так ли? 🙂
Настраиваемый фон
Фон доски в Trello настраивается по Вашему усмотрению. В галерее фонов организован контекстный поиск. Если Вы вобьёте в строку поиска «North», Вам предложат фоны со снегом и северными сияниями 🙂
Поиск
Trello позволяет искать карточки не только по именам, но и по содержимому. Например, Вы запомнили, что одна из подзадач в карточке называлась «Подзадача». Вводите это слово в строку поиска и Trello находит Вам соответствующую карточку.
Заключение
В этой статье я сделал обзор на онлайн-сервис Trello, которым пользуюсь каждый день. Он удобен как для единоличной работы, так и для работы в проектной команде. Я рассказал только о наиболее востребованных для меня возможностях программы. Полностью познакомиться с Trello Вы можете зарегистрировавшись на сайте trello.com. Надеюсь, что статья окажется Вам полезной и поможет навести порядок в рабочих делах 🙂
