Если ваша повседневная жизнь выходит из-под контроля, практически невозможно мыслить стратегически или эффективно планировать.
Когда вы чувствуете, что растеряны от того, сколько вам нужно сделать, трудно сосредоточиться на том, чтобы ваша жизнь и работа двигались в нужном вам направлении. Вот почему так важно получить контроль над своими ежедневными задачами, прежде чем приступить к планированию своей жизни в целом.
Первое, определите, как выглядит «Уже сделано!». Большинство задач, которые люди хранят в своих списках дел, - это обязательства без какого-либо четкого представления о том, что это даст в результате. Ваш мозг создан, чтобы помочь вам понять, как что-то делать, но только если вы точно знаете, как выглядит конечная точка. Все, над чем вы работаете, должно иметь очень четкую точку остановки - точку, в которой вы знаете, что все готово. Если вы не знаете, как выглядит эта точка, вам будет очень трудно добиться какого-либо прогресса вообще.
Умственная работа имеет пять различных этапов:
Сбор - процесс сбора ресурсов: ресурсов, знаний и задач.
Обработка - проверка ваших данных: что вы можете сделать с ресурсами, которые находятся в вашем распоряжении.
Организовать - значит взять результаты вашей обработки и поместить их в систему.Задачи заносятся в ваш список дел, проекты - в список проектов, планы на будущее - в систему отслеживания, а справочная информация - в файл или базу данных, к которым вы можете легко получить доступ.
Выполнение - проработка задач, которые вы можете выполнить.
Анализ - изучение результатов вашей работы, пересмотр вашей стратегии и улучшение ваших систем для достижения лучших результатов.
Держите этапы намеренно раздельно, и вы сделаете намного больше.
Очистите вашу голову. Многие люди держат все в своем уме, что является большой ошибкой. Наш мозг оптимизирован для быстрого принятия решений, а не хранения. Лучший способ прекратить умственную деятельность и начать продуктивную работу - это потратить несколько минут на то, чтобы написать все на бумаге. Вы можете писать или рисовать - как удобнее вам. Как только информация уходит из вашей головы, гораздо проще понять, что с ней делать.
Проекты и задачи - это две разные вещи: нужно отслеживать их отдельно. Основная ошибка, которую совершает большинство людей при отслеживании действий, - это совмещение задач и проектов. Это хороший способ чувствовать себя разбитым быстро. Разделите проекты на отдельные мелкие задачи, и делайте ежедневно по одной - когда вы их выполните, вы будете приятно удивлены своим результатам!
Сосредоточьтесь на следующем действии, необходимом для продвижения вперед. Большие проекты имеют много шагов и могут быть огромными по своей сложности. Просто сосредоточьтесь на следующем действии, которое вам нужно сделать, чтобы продвинуть проект вперед. Это может быть телефонный звонок или выполнение небольшой задачи. Что бы это ни было, это приблизит вас к завершению проекта, поэтому не беспокойтесь обо всем остальном - сосредоточьтесь только на том, что вы можете сделать прямо сейчас.
Используйте «2-минутное правило» для небольших задач. Не беспокойтесь об отслеживании небольших задач - если вы можете выполнить задачу менее чем за две минуты, просто сделайте это!
Списки «Когда-нибудь» или «Может быть» отлично подходят для того, чтобы отложить идеи, над которыми вы хотели бы поработать когда-нибудь, но вы не выполняете их прямо сейчас. Вместо того, чтобы потерять эти идеи, гораздо лучше записать их в справочный файл, который вы сможете просмотреть позже, когда у вас будет больше возможностей.
Создайте систему, которая поможет вам отслеживать ваши обязательства.Это поможет вашему разуму сосредоточиться на поставленной задаче.
Система производительности состоит из:
Список активных задач - следующие действия, которые вы совершите в ближайшие дни.
Список активных проектов - 4-20 проектов, которые вы обещали выполнить в течение следующих нескольких недель.
Календарь - обязательства встретиться с другими людьми в ближайшем будущем.
Когда-нибудь / возможно список - идеи, которые вы хотели бы изучить, но не прямо сейчас.
Справочные файлы - информация или документы, на которые вы будете ссылаться в будущем.
Еженедельный анализ
Жизнь движется быстро - нам часто приходится так много делать, что трудно сделать шаг назад и проверить, получаем ли мы те результаты, которые нам нужны.
Вот что вы должны включить в свой еженедельный анализ:
- Обработать и организовать - все, что вы собрали, но еще не обработали.
- Проверить ваши активные задачи, проекты, календарь, ваши идеи (когда-нибудь), справочные файлы - есть ли что добавить, делегировать, отложить или удалить? Делайте это по отдельности.
- Цели - вы движетесь в правильном направлении? Вы делаете успехи? Нужны ли какие-либо изменения?
Не пропустите этот этап - это очень важно, если вы хотите снизить уровень стресса. Лучше всего планировать это на конец недели: в пятницу днем или в субботу утром. Это отличный способ подвести итоги недели, почувствовать себя хорошо в отношении того, чего вы достигли, спланировать следующую неделю и подготовиться к расслабляющим выходным.
