Если коротко, то аутсорсинг – это когда другая организация ведет бухгалтерию за вас, а вы по договору платите за это деньги.
Это оптимальный вариант для тех, кто не может себе позволить штатного бухгалтера, хочет избавиться от непрофильных функций или за меньшие деньги получить больше.
В статье распишем подробно, как это работает на деле.
Аутсорсинг – не бухгалтер, а услуга по ведению бухучета
Нанимая аутсорсинговую фирму, вы не нанимаете определенного бухгалтера. Вы покупаете услугу по ведению бухучета. Все функции, которые будет выполнять аутсорсер, строго прописаны в договоре. От перечня функций зависит и плата за услугу. Эти функции может выполнять один или десять человек – на плату это никак не влияет, т.к. вы платите за набор услуг, а набор может быть разным: от ведения одного конкретного участка до комплексного ведения бухгалтерии, включая функции кадровика и юриста.
Нагрузить исполнителя по договору дополнительными обязанностями не получится, либо за это придется платить дополнительные деньги. Не будет аутсорсер вести и двойную бухгалтерию, зато предложит законные способы снижения налогов и выгодные варианты вывода прибыли.
А вот за все, что прописано в договоре, вы можете спрашивать «по полной».
Вы платите только за конкретный результат, а не за то, что кто-то находится в офисе независимо от количества и качества работы. Причем ресурсы для выполнения работы обеспечивает исполнитель по договору: техника, программное обеспечение, канцтовары, нормативно-правовая база и т.д.
Аутсорсинг не равно приходящий бухгалтер
Приходящий бухгалтер – это, как правило, фрилансер, который время от времени приходит в офис, забирает «первичку» и на ее основе составляет отчетность.
Аутсорсинг работает по-другому. В этом случае бухгалтерия синхронизирована с бизнесом, а не идет вдогонку. Документы обрабатывают сразу, как только их получают. О любых проблемах и недочетах вы тоже узнаете сразу, а не во время отчетного периода, когда времени на корректировки уже почти не осталось.
И в том, и в другом случае услуги обходятся дешевле, чем штатный бухгалтер, но уровень оперативности и ответственности разный. Как правило, взаимоотношения с приходящими бухгалтерами никак не оформлены, а если договор и будет, то взыскать ущерб с частного лица сложнее, чем с организации. Хотя бы потому, что у организации больше денег.
Как строится работа с аутсорсером
Исполнитель получает от вас документы (фото, скан-образы, копии – в любом удобном виде) и проводит их в учете. На основе полученных данных считает налоги, взносы, заработную плату, составляет и отправляет отчетность. Опционально – взаимодействует с контролерами и отстаивает ваши интересы в госорганах.
Ваша задача – вовремя передать исполнителю информацию. Его задача – правильно отразить эту информацию в учете и отчетности. Регламент взаимодействия, сроки и способ предоставления документов, ответственность обеих сторон – все это закрепляется в договоре.
До недавних пор владельцев бизнеса удерживало от аутсорсинга то, что они не могли контролировать состояние дел в бухгалтерии и оперативно получать информацию.
Продвинутые аутсорсинговые компании решили эту проблему. Они предлагают так называемый технологичный аутсорсинг – совместную работу в онлайн-сервисе. Вы получаете доступ к облачному сервису, где можете в режиме онлайн видеть, как специалисты аутсорсинговой фирмы ведут учет, все ли документы проведены и т.д. Кроме того, вы и сами можете работать в этом сервисе, например, формировать и выставлять счета клиентам.
Что если специалист на аутсорсинге ошибся?
Аутсорсинговая компания возместит ущерб (штрафы, пени) за свой счет. Это обычная практика, такое условие всегда есть в договоре, и это один самых весомых плюсов аутсорсинга. Выберите компанию, которая застраховала свою ответственность перед клиентами, и вам не придется беспокоиться, есть ли у нее деньги, чтобы возместить ущерб.
Если случится так, что аутсорсинговая фирма откажется возмещать ущерб ссылаясь на то, что работу вы приняли, суд будет на вашей стороне.
Пример – свежее постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.09.2019 № Ф02-3825/2019 по делу № А19-6954/2018.
Аутсорсинговая компания выполнила свою работу и сдала отчетность, заказчик подписал акт и оплатил работу. Через какое-то время во время выездной проверки налоговики выявили ошибки в расчете налога на прибыль оштрафовали фирму. Та в свою очередь потребовала от аутсорсера возместить ущерб в почти полмиллиона рублей. Аутсорсер отказался, ссылаясь на то, что клиент принял работу, подписав акт. Но суды всех трех инстанций встали на сторону заказчика. Он не мог знать об ошибках, когда подписывал акт, ведь для того он и обращался к сторонней организации, чтобы там все делали правильно.
Как видите, нанимая стороннюю фирму, вы передаете не только работу, но и ответственность, и со всех сторон защищены.
Если вы решите, что пора нанимать сотрудника в штат и откажетесь от услуг аутсорсинговой компании, новый бухгалтер получит дела в упорядоченном виде. Ему не придется разгребать авгиевы конюшни, пытаясь понять логику предыдущего бухгалтера и восстанавливать учет. Конечно, если вы пользовались услугами надежной фирмы, которая выполняет свои обязательства по договору.
«Моё дело. Бухобслуживание» – это аутсорсинг от создателя известного онлайн-сервиса для ведения учета. Наша ответственность застрахована на 100 миллионов рублей. Получите гостевой доступ, чтобы убедиться, как удобно контролировать нашу работу в сервисе.