Предложений на рынке аутсорсинговых услуг много. Тем, кто «не в теме», бывает трудно определиться с выбором бухгалтерской фирмы. Наш чек-лист поможет внести ясность и узнать, на что стоит обратить внимание.
Что входит в цену
Бесполезно просто сравнивать цены, которые указаны на сайтах аутсорсинговых компаний, не узнав подробно, что входит в ежемесячную абонентскую плату.
Разные компании могут заявлять примерно одинаковую стоимость. Но при этом в одной компании в эту сумму будет входить, например, подготовка пяти отчетов, расчет налогов и зарплаты для 10 сотрудников, а в другой за эти деньги вы получите комплекс услуг включая отправку отчетов по ТКС, оформление кадровых документов, подготовку договоров и т.д.
Кадровый документооборот неразрывно связан с бухгалтерией, поэтому удобно, если в абонентскую плату сразу входит работа кадровика.
В процессе работы у вас обязательно будут возникать вопросы по бухгалтерии и кадрам, поэтому также удобно, если плата включает консультации специалистов.
Чтобы сравнить предложения разных компаний, подробно выясните, что входит в ежемесячную абонентскую плату, а за что нужно платить дополнительно, и сколько.
Кто несет ответственность
Как правило, все аутсорсинговые фирмы заявляют о своей ответственности, в том числе материальной. Но не бывает так, чтобы фирма-аутсорсер отвечала всегда и за все, что бы ни случилось, потому что многое зависит и от вас самих: как вовремя вы предоставите документы, насколько достоверной будет информация. Запросите и внимательно прочитайте договор и регламент взаимодействия с аутсорсинговой компанией. Узнайте, в каких именно случаях и за что несет ответственность аутсорсер, а что – ваша сфера ответственности. Договор может быть составлен так, что клиент всегда «сам дурак», тогда и ущерб возместить будет трудно.
Хорошо, если ответственность не только закреплена в договоре, но и застрахована. Надежнее, если ущерб, причиненный клиенту по вине аутсорсера, возмещает страховая компания.
Есть ли в договоре пункт о конфиденциальности
Удаленные бухгалтеры получат доступ к святая святых – финансовой информации. Проверьте, если ли в договоре пункт о том, что исполнитель обязуется соблюдать режим коммерческой тайны и не допускать к информации третьих лиц.
Можно ли получить дополнительные услуги
Вам может понадобиться аудит, консультации по налоговой оптимизации или другим вопросам, восстановление учета, представление интересов компании в налоговой инспекции, суде и других госорганах. Узнайте, сможете ли вы получить эти услуги в той же компании, которая будет вести учет. Это удобнее, чем привлекать разные фирмы и каждый раз вводить их в курс дела.
Насколько квалифицированы сотрудники аутсорсера
Если вы ИП на УСН 6% и проводите стандартные единичные сделки, это не так актуально. А вот если ваша деятельность связана с производством, строительством, внешнеэкономической деятельностью, госзакупками и другими специфическими операциями, критически важно, чтобы сотрудники аутсорсера обладали соответствующими знаниями и опытом. Если вы заранее не узнаете, есть ли у них этот опыт, вам это может дорого обойтись.
Как отлажены процессы взаимодействия
Если вам нужно вызванивать бухгалтера, а копии документов забирают пачкой 1-2 раза в месяц – это прошлый век, так по старинке еще работают приходящие бухгалтеры-фрилансеры. В продвинутых аутсорсинговых компаниях вам предложат помощь бизнес-ассистента, чтобы вы решали все вопросы в режиме «одного окна», а не ловили нужного специалиста самостоятельно.
Документы удобно отправлять в виде сканов или сразу формировать их в облачном сервисе, в котором удаленные бухгалтеры ведут ваш учет. Именно так сегодня работают ведущие аутсорсинговые фирмы – предоставляют клиентам доступ к сервису в котором работают, и где клиент может работать сам: вести товарный учет, базу контрагентов, выставлять счета и т.д. Так вы имеете круглосуточный доступ к учетным данным и можете в режиме реального времени контролировать работу аутсорсинговой фирмы.
Итог: запросите регламент работы и изучите его, чтобы узнать, как отлажены процессы в компании.
Совпадает ли часовой пояс
Актуально для регионов, где часовой пояс сильно отличается от московского. Чтобы оперативно решать вопросы, выбирайте аутсорсинговую фирму из числа местных или федеральную с филиалами в ваших краях.
Довольны ли другие клиенты
Судить об этом нужно не по отзывам на официальном сайте, а по информации от первого лица или на независимых площадках – так вы получите более достоверную информацию о качестве работы аутсорсинговой фирмы.
Но будьте объективны и имейте в виду, что о плохом пишут чаще, чем о хорошем. Довольные клиенты, как правило, молча пользуются услугами фирмы и не кричат направо и налево как они довольны. Поэтому хорошо, если вы раздобудете контакты реальных клиентов аутсорсера и поговорите напрямую.
Если увидели плохой отзыв в интернете, постарайтесь выяснить, что конкретно не устроило клиента и действительно ли это клиент. Черный пиар еще никто не отменял.
Есть ли пробный период
Прежде чем заключать договор на долгий срок полезно убедиться в качестве работы на собственном опыте. Поэтому некоторые фирмы предоставляют бесплатный демо-период, экспресс-аудит или период обслуживания со скидкой.
Надеемся, что наши советы помогут вам избежать ошибок и выбрать оптимальный вариант.
И не забудьте включить в список кандидатов «Моё дело. Бухобслуживание».
У нас работают узкоспециализированные команды с опытом в сферах производства, строительства, валютных операций, оптовой торговли, IT, недвижимости, транспорта, сельского хозяйства, связи и др.
Мы предоставляем комплекс услуг, включая бухгалтерское, кадровое и юридическое обслуживание, а также свой облачный сервис и товароучетную систему.
Получите бесплатный гостевой доступ к сервису и посмотрите, как это удобно.