Excel - одно из самых распространенных офисных приложений. В нем работают практически все. Но большинство забывает, что в комплект поставки Office Prof входит еще одна изумительная программа - это система для создания реляционных баз данных Access.
Я не буду писать о преимущества Excel, они хорошо изложены на сайте производителя. Я скажу только о недостатках, которые сам на себе испытал.
1. Опасная работа с большими объемами данных. Выборки и сортировки данных иногда приводят к тому, что клетки в строках сдвигаются относительно друг-друга и вы даже не замечаете когда это происходит. В один прекрасный момент вдруг обнаруживается, что название одной компании, а адрес от совершенно другой. Вернуть уже ничего нельзя ведь Excel не делает резервного копирования исходника . Особенно это опасно, когда с одним файлом работают люди разного уровня подготовки. Вероятность потери данных приближается к 100%. У меня в отделе доставки таким образом дважды рушилась база данных по доставке корреспонденции. Вдруг обнаруживалось что в строке название одной фирмы, а адрес совершенно другой. И исправить уже ничего нельзя. Именно это явление и заставило меня взять в руки учебное пособие по Access 2.0.
2. Непрозрачность работы. Если данные хранятся на разных машинах нужно ждать когда информация от каждого сотрудника поступит в установленное место и кто-то ручками сведет ее в одну таблицу. При этом важен уровень подготовки этого человека. Итак, замечаете, на каждом этапе мы говорим об уровне подготовки людей. То есть человеческий фактор приобретает решающее значение.
3. Легкое изменение таблиц. Это преимущество с точки зрения производителя легко переходит в недостаток с точки зрения пользователя. Ведь каждый сотрудник может легко и непринужденно поменять таблицу под себя. Почему мы так любим работать в программах? Потому что они стандартизируют наш труд. Если что-то легко подправить, значит рушится установленный для всех стандарт данных.
4. Бесконечное множество различных сносок на ячейки приводит к утяжелению исправления ошибок, а порой, даже невозможности найти эту самую ошибку. Пользователь, столкнувшись с вереницей сносок и формул в одной ячейке предпочитает ничего не делать и не править. А представьте себе что кто-то щелкнул на клетку-сноску не в том столбце. Благо если этот столбец текстовый. Вылетит ошибка. А если в нем число, то система проглотит ошибку и исказит данные.
Это основные причины почему я еще в далеком 2002 году перешел в решении бизнес-задач на Access.
Access - это не та система, в которой может что-то делать каждый сотрудник. Что-то может делать 1-2 человека. Соответственно я сам задаю параметры, которые мне нужны для отчета. Все остальные сотрудники переходят в разряд оператора БД. Их задача тупо набивать исходные данные. Все остальное задается более грамотным сослуживцем и изменить что-либо без подробного обоснования причины уже невозможно. То есть происходит жесткая стандартизация бизнес-процессов. Вы экономите на уровне подготовки пользователей. Вам уже не нужны сверхчеловеки на каждом рабочем месте.
Access работает с массивами данных, а не с отдельной ячейкой. Формула задается в глубине программы и никакой пользователь, пусть у него будет хоть семь пядей во лбу не внесет никаких правок и искажений.
Разделение базы данных на табличную и пользовательскую части позволяет мне видеть результат труда сотрудников не 1 раз в день, 1 раз в неделю, а в любой момент. Для оперативного принятия решения это очень удобно.
Ну и наконец самое главное - программирование в Access не требует чего-то сверхестественного. Вполне достаточно знать порядка 50 английских слов, чтобы начать писать программный код. Первую базу данных я даже написал на макросах и программирование как таковое не использовал. Потом были более сложные бизнес-задачи, но я уже был, по мнению сослуживцев, ассом и меня на мякине не проведешь.
А какую программу используете вы?
Поддерживайте автора. Подписывайтесь на мой канал. Ставьте палец вверх. Оставляйте комментарии.