Как найти качественный юридический аутсорсинг?
Спокойствие руководителей и собственников за качество переданных на аутсорсинг вопросов зависит от того, насколько вдумчив и тщателен был подход к выбору фирмы-исполнителя. После того как будет принято решение передать юридическое сопровождение стороннему исполнителю, остаётся только выбрать надежного партнера. Что следует учесть руководителю компании при подборе подходящего аутсорсера.
Какой объем работ передавать на аутсорсинг?
Руководитель компании должен четко понимать, какой именно объем работ он готов делегировать сторонним специалистам. Этот момент нужно четко обговорить с исполнителем, чтобы с самого начала правильно выстроить структуру процессов и взаимоотношений между подразделениями заказчика и аутсорсера.
Объем услуг по юридическому сопровождению будет зависеть от:
1. наличия у организации филиалов и представительств в других регионах;
2. территориальной расположенности головного офиса и филиалов;
3. объема и уровня сложности передаваемых задач;
При наличии современных средств связи и использовании электронной цифровой подписи, практически все задачи могут быть решены в рамках договора на услугу полного юридического сопровождения.
Что предусмотреть в договоре на юридический аутсорсинг?
Договор на аутсорсинг заключается по аналогии с договором на оказание услуг. При его составлении нужно учесть все требования действующего законодательства, прописать обязательства и риски, в том числе:
1. ответственность за предоставления исполнителю достоверных сведений о хозяйственных операциях – при нарушении этого пункта риски штрафных санкций должны оставаться рисками заказчика;
2. конфиденциальность – исполнитель должен гарантировать заказчику полное соблюдение коммерческой тайны. Исключением может быть только официальный запрос органов власти и правоохранительных органов;
3. обязательно нужно обговорить в перечне услуг, необходимо ли взаимодействие с фискальными органами, возможна ли работа по оптимизации налогов, составления финансовых планов и прочие услуги, относящиеся к процессу учета опосредованно.
При составлении договора нужно грамотно разграничить зоны ответственности сторон. Во избежание судебных разбирательств в случае нарушения сторонами условий соглашения, в нем обязательно должно быть учтено:
1. обязательство заказчика вести законную деятельность и предоставлять достоверную информацию о проведенных хозяйственных операциях. В противном случае ответственности исполнителя при обнаружении каких-либо нарушений и/или отступления от договоренностей не возникает;
2. ответственность за организацию, ведение юридического сопровождения лежит на заказчике, а не исполнителе, и перед контрагентами также отвечает заказчик. Если договор заключен правильно, исполнитель понесет финансовую ответственность перед заказчиком за полученные по его вине материальный ущерб.
Обязательно нужно оговорить процесс передачи и хранения документов Заказчика. Многие фирмы-аутсорсеры предпочитают не брать на себя архивные обязательства и работают с электронными (сканированными) копиями бумаг. В таком случае обязанностью заказчика будет организация надлежащего хранения архива. При согласии сторон в договоре или приложении к нему можно определить процесс (или регламент) взаимодействия клиента и исполнителя по различным вопросам учета.
Где искать фирму-аутсорсера?
Поиск подходящей и надежной компании аутсорсера нужно вести в нескольких направлениях. Наиболее надежным способом станет мониторинг фирм, с которыми имели дело партнеры или знакомые по бизнесу. От них можно получить адекватную оценку качества услуг. Подбирать исполнителя можно и на специализированных сайтах. При этом предварительную оценку придется делать заочно:
Этап 1. стоит обратить внимание на опыт работы фирмы именно в сфере аутсорсинга – компания с историей хотя бы в пять-шесть лет уже достаточно устоялась на рынке, отшлифовала свои бизнес-процессы, отобрала квалифицированный персонал и избавилась от слабых специалистов;
Этап 2. репутацию компании можно частично оценить по отзывам на сайте, можно просмотреть финансовые рейтинги и поискать упоминание о ней в электронных СМИ, на тематических порталах;
Этап 3. важное значение имеет перечень услуг, который предоставляет аутсорсер – хорошо, если в предложении компании будет фигурировать возможность индивидуального контракта с заказчиком, а не только фиксированные тарифы и опции.
Проблема поиска подходящего исполнителя для делегирования ему вопросов правового сопровождения вполне решаема. Конкуренция на этом рынке достаточно высока, и закрепившиеся на нем фирмы предлагают лояльные условия и достойное сопровождение бизнеса.
Плюсы и минусы удаленного юридического департамента
Как любой бизнес-процесс, аутсорсинг юридических вопросов имеет свои положительные и отрицательные стороны. Чтобы оценить целесообразность привлечения сторонних специалистов к ведению учета, нужно понимать, насколько критичными для компании могут стать минусы такого решения