Как навести порядок в кадровой работе? Или создание КДП с нуля? Разбираем с чего начать в первую очередь.
Кому поручить ведение кадрового делопроизводства?
Кадровое делопроизводство – это работа по документальному сопровождению трудовых отношений. В зависимости от размера организации, вести КДП может один специалист по кадрам или целая кадровая служба (отдел кадров). В организациях, где работает 10-20 сотрудников, всеми документами, связанные с персоналом может вести руководитель компании. Частая практика такого ведения КДП можно встретить в ИП. И чем больше штат, тем больше поток кадровых документов. Поэтому возникает потребность в расширении кадровой службы.
Какие кадровые документы обязательны?
Инспектора ГИТ, пенсионный фонд, прокуратора в первую очередь при проверках могут запросить обязательные кадровые документы, которые обязаны быть у работодателя. За отсутствие этих документов введет к штрафам. Ниже представлена шпаргалка – какие кадровые документы обязательны, их назначение и закон, который обязывает наличие у работодателя.
Кадровое делопроизводство с нуля «новичку», какие первые шаги?
- Изучите основы кадрового делопроизводства. Необходимо принимать во внимание: методички, нормативные акты в сфере труда. Всегда держать при себе Трудовой кодекс РФ. Незнание трудового законодательства – риск получить штраф.
- Ознакомьтесь с локальными документами компании или создайте с нуля. При составлении ЛНА кадровые процессы обязаны не противоречить законодательству и между собой.
- Провести аудит локальных нормативных актов. Проверить всели документы есть в наличии. А все ли они соответствуют актуальному законодательству.
- 4. Узнать, какие компьютерные программы можно использовать в организации. Специализированные программное обеспечение обеспечивает оптимизацию рутинных кадровых процессов.
- Разработать типовые форму трудового договора. Содержание не должно противоречить ст. 57 ТК РФ.
- Сформируйте бланки для стандартных кадровых процессов – увольнения, переводы, приемы на работу, всевозможные виды заявлений, выдачи премий и т.д.
- Заведите регистрационные журналы. Помним, что многие из них должны быть в обязательном порядке.
- Организуйте работу с трудовыми книжками. Кадровая служба несет ответственность за оформление, хранение и выдачи трудовых книжек.
Важно! Если сотрудник оформляется в первые в жизни, оформляем электронную трудовую книжку с 2021 года
9. Оформить личные карточки на всех сотрудников. Исключение – исполнители по гражданско-правовым договорам.
Итог
Даже начинающему кадровому сотруднику по силам выстоять кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции, законодательство помогут избежать ошибки. Для каждодневных операций используйте унифицированные шаблоны Госкомстата. Или свои. Но учитывайте требование ГОСТ Р 7.0.97-2016.