Вы готовы оказаться на самой лучшей вечеринке в своей жизни?! Такого музыкального фестиваля не было во всей истории человечества!
Только избранные смогут попасть на райский закрытый остров и провести несколько дней в компании топовых звезд, моделей и самой крутой музыки!
Приблизительно так звучали анонсы многообещающего фестиваля, который должен был превзойти "Coachella" по своему формату.
На деле все получилось иначе. Вместо частного самолета, отчаянные меломаны отправились на остров потрепанным самолетом. Мишленовский кейтеринг оказался самым обыкновенным сэндвичем с сыром. Люксовые тенты, подвергшиеся фотошопу для рекламной кампании, по факту представляли собой палатки, с промокшими насквозь от дождя матрасами. Стоит ли говорить о том, что от VIP-вилл, в день мероприятия просто не нашлось ключей по словам организатора (по версии подрядчиков, они просто не существовали).
Пожалуй "FYRE" самый яркий пример того, как не стоит организовывать мероприятие.
Чему следует научится #организатору, на примере фестиваля "FYRE"
Урок 1. Обещай клиенту то, о чем имеешь реальное представление.
Безусловно креативный подход - это один из самых основных качеств любого организатора. Но! Предлагая клиенту те или иные опции необходимо принимать во внимание возможность реализации своей идеи. Основатель фестиваля Билли Макфарленд не учитывал возможность размещения 800 человек на маленьком частном острове, и это лишь малая часть его иллюзорных обещаний, которые не были подкреплены осведомленностью на первом этапе.
Урок 2. Подготовь реальную смету, учитывая расходы на каждый сегмент.
Называя заказчику цифры, или просчитывая стоимость билетов, постарайтесь просчитать не только первоначальные расходы, но и возможные непредвиденные ситуации. Так вы сможете обезопасить клиента качественно подготовленным мероприятием, а себя возможностью получения прибыли. На примере "FYRE" Билли Макфарленд упустил из внимания такие базовые опции, как налог на ввоз алкоголя, стоимость выездного кейтеринга, частной авиации и многое другое, отправив большую часть своего бюджета на рекламную компанию.
Урок 3. Соотноси необходимое время и формат мероприятия.
Часто случается так, что организатору приходится работать в режиме дедлайна. Помимо этого, в процессе работы часто "вылезают дыры", которые необходимо закрыть за весьма короткий срок. Соответственно очень важно учитывать тайм-менеджмент и количество привлеченных к работе подрядчиков. Пытаться организовать музыкальный фестиваль на 800 человек за срок, чуть больше 3 месяцев, как это пробовал сделать Билли, глупо. Учитывая, что по-хорошему необходим год, полтора.
Урок 4. Проверь подрядчиков и исполнителей до того, как они приступят к работе.
Доверяя исполнение работы третьим лицам, важно понимать, с кем предстоит работать. Лучше всего посмотреть выполненные кейсы или посоветоваться с теми, кто уже сотрудничал с данным подрядчиком, тем самым обезопасив себя от лишних дополнительных проблем. Создатель "FYRE" подключил к своему проекту слишком много людей "на доверии". А затем успешно оставил всех без оплаты.
Урок 5. Прислушивайся к мнению подрядчиков и соорганизаторов.
Формат мероприятия бывает разным. Для одного мероприятия достаточно парочки исполнителей, для другого необходима целая команда подрядчиков и соорганизаторов. Если предыдущий пункт был учтен и проработан, то важно понимать, подрядчик - специалист в своем направлении, а значит некоторые вещи он может знать лучше, исходя из опыта или других особенностей направленности. Диктуя свои правила, можно не получить картинки, нарисованной нашим сознанием в силу многих факторов, а именно бюджета, технического оснащения и прочее.
Урок 6. Умей признавать свои ошибки.
Если что-то не получилось, а это весьма распространенное явление, важно признать свои ошибки. Принести извинения, если это необходимо и постараться исправить сложившуюся ситуацию, а не врать в глаза клиента, пытаясь прикрыть свое "неприкрытое место".
xoxo: Вряд ли удасться "превзойти" Билли Макфарленда в ужасной организации. Но извлечь некоторые уроки и не попасться на удочку "акулам" будет весьма полезно!
Удачи в организации и побольше крутых проектов!