Напомню, что проверки ГИТ делятся на плановые и внеплановые. Об этом я упоминала здесь.
Начнем с разбора внеплановых проверок. О внеплановой проверке инспекторы ГИТ могут как уведомлять, так и не уведомлять, если поступила жалоба работника, или сообщение о нарушении трудовых прав, полученное от третьих лиц.
Внеплановые проверки могут быть - документарными или выездными. Форма контроля зависит от того, возможно ли объективно оценить действия работодателя только по документам или же необходимо посетить предприятие.
Перечень документов, которые запрашивает ГИТ при внеплановой проверке, ограничен предметом проверки.
Т.е. если поводом для проверки является жалоба работника, то документы которые запрашивает ГИТ должны быть связанны с этой жалобой и не как иначе.
Другое дело, что перечень таких документов может быть достаточно обширным.
Так, проверяя жалобу работника на невыплату заработной платы, инспектор вправе запросить в отношении этого работника:
- штатное расписание;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- заявление работника на перечисление заработной платы на счет в банке,
- табели учета рабочего времени;
- расчетные листки;
- платежные документы на выплату заработной платы.
Что касается плановых проверок. Тут вас обязательно уведомят, как минимум за три дня. Да вы и сами можете об этом узнать. Как, - об этом тоже здесь.
Но что касается документов, тут нет определенного списка, который у вас запросят.
В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем трудового законодательства.
НО, пункт 13 действующего Регламента о проверках (утвержден Приказом Федеральной службы по труду и занятости от 13 июня 2019 г. № 160) содержит список документов, которые могут быть запрошены ГИТ.
И хоть он и является достаточно обширным, но запрашивать документы не входящие в этот список ГИТ не может. А вы не обязаны их предоставлять. По этому можно его просмотреть, чтобы понять примерные масштабы. Но запрашивать все из этого списка у вас не будут, не пугайтесь.
К излюбленным документам, которые в большинстве случаев запрашиваются при проверках ГИТ можно отнести:
- уставные документы компании;
- трудовые договоры (все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- правила внутреннего трудового распорядка (проверьте, чтобы у вас были внесены изменения связанные с введением электронных трудовых, и не забудьте проверить - что у вас написано в отношении СНИЛС, сейчас вместо него выдают справку и это тоже должно быть отмечено в ПВТР в разделе предоставляемых документов);
- положение об оплате труда и премировании (это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ));
- положение о персональных данных работников (и связанные с этим документы - согласие на обработку, соглашение о нераспространении, приказ о назначении ответственных)
- трудовые книжки и журнал учета ТК (проверьте все ли книжки на месте и нет ли "лишних", так как все считают и сверяют)
- Т2 (проверьте заполнение и подписи);
- графики отпусков (теперь аж за три года, а не год могут проверить. Об этом подробнее здесь);
- табели учета рабочего времени;
- штатное расписание;
- приказы, уведомления и др.
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА КАНАЛ, что бы получать информацию о трудовом законодательстве в легкой и доступной форме.