Листаю свою визитницу. Она у меня весьма внушительных размеров. За каждой из визиток конкретные лица, общественные институты, события и эмоции. Визитки членов правительств, ученых, банкиров, президентов компаний, профсоюзных боссов, партийных лидеров, театральных режиссеров и системных администраторов соседствуют с визитками адвокатов, врачей, дизайнеров, дипломатов, издателей, художников и журналистов – всех моих знакомых в одной статье не перечислить. Визитки соотечественников и иностранцев. Моя частная и общественная жизнь, наша общая история.
Визитки отличаются по оформлению, цвету и размеру. Самая большая у российского консультанта-косметолога, а самая маленькая у представителя изящных искусств Италии. Оформление визитки высокого государственного чиновника выглядит скромным в сравнении с украшенной голограммой и тисненной золотом визиткой менеджера маленького предприятия. Задумываюсь над тем, правильно ли это?
А еще сожалею: среди врученных мне визиток нет карточки Сильвио Берлускони. А могла бы быть! На момент нашей случайной встречи в одном из маленьких художественных салонов Санкт-Петербурга он занимал пост Премьер-министра Италии. Засомневалась тогда в этичности такого жеста...
Подобные вопросы и нотки сожаления часто слышу от своих коллег и клиентов. Избежать этих трудностей можно, усвоив несколько простых правил. Следование этим правилам может обернуться золотом в отношениях и, возможно, просто золотом.
Правило 1. Визитная карточка – практичное средство делового общения. Еще три века назад визитками обменивались ученые, литераторы, дипломаты. Ее посылали в ответ на всякую любезность: приглашение, подарок и т.п., а также оставляли, заехав с визитом и не застав хозяев дома.
Кстати, сегодня невозможно с точностью сказать, когда именно возникли первые визитные карточки. Китайцы приписывают это изобретение себе, а французы – себе. Однако точно установлено, что в 1786 году в Лейпциге на бумажной фабрике уже продавались визитные карточки, которые мало чем по форме отличались от современных.
Современный деловой мир взял на вооружение пользу визиток, описанную в руководстве «Хороший тон» 1889 года издания. Так, визитки часто избавляют стороны от взаимного надоедания и, заменяя личный визит, служат знаком уважения. Карточки удовлетворяют требования приличия и сберегают время.
Практический смысл современной визитной карточки в том, что она дает информацию об имени, отчестве, фамилии, должности, звании, учреждении, в котором работает ее владелец, номере его телефона, электронном адресе и сайте в Интернете. Это избавляет от ошибок в произношении имени и фамилии и не требует напряжения памяти.
Правило 2. Обмен визитными карточками – сигнал о желании продолжить общение. Люди обмениваются визитными карточками при знакомстве и представлении, рассчитывая на дальнейшее общение. Так что, когда вы идете на встречу с деловыми партнерами, визитная карточка просто необходима.
Визитка - ваше мини-портфолио, в котором содержится закодированная информация о вашей биографии, карьере, статусе, личностных особенностях, моральных качествах и, наконец, ваших координатах в пространстве бизнеса и не только. Бывает достаточно одного лишь взгляда на визитку, чтобы в памяти всплыл подробный образ ее владельца: его внешний вид, поведенческие реакции, манера речи и обстоятельства встречи.
Проделаем небольшой опыт. Разложите на столе визитные карточки участников последней встречи, определите ранг значимости каждого делового знакомства от самого высокого до самого низкого, переложите карточки в соответствии с установленным рангом. Теперь вам ясно, кому из новых знакомых написать или позвонить первому?
Правило 3. Размер визитной карточки обычно соответствует статусу владельца. Размер современных визитных карточек 5х9 см, а для женщин (в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности) 4х8 см. Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки размером 6х10 см. В этом случае визитные карточки их жен будут на один сантиметр меньше. Но такая практика наблюдается не везде, в Великобритании, например, визитные карточки женщин, наоборот, больше мужских.
Как здесь не припомнить самую большую визитку из моей визитницы. Ее размер - 5х10,5 см и принадлежит она консультанту-косметологу. Специалистом руководили не формальные принципы, а сильное желание казаться более значимым, вызвать доверие к своей деятельности и той продукции, дилером которой он является.
А каковы размеры Вашей визитной карточки? Достаточно взять линейку и замерить стороны. Только не стоит хвататься за ножницы в случае превышения нормы (визитка должна быть аккуратной!). Но при заказе следующей партии постарайтесь учесть нормативы.
Правило 4. Дизайн визитной карточки отражает представление владельца о себе, реальное или идеальное. Чтобы не вводить новых партнеров в заблуждение относительно вашего «Я», целесообразно тщательно продумать дизайн. Визитные карточки должны отличать не броскость шрифта, сияние золота и экстравагантность дизайна, а строгость и благородство.
Карточки рекомендуется заказывать на хорошей бумаге – белой или слегка тонированной, а надпись выполнять лишь черным. Впрочем, если есть потребность выразить себя более ярко – допускаются эксперименты с цветом: от розового до черного. Эстетический вкус и чувство меры помогут избежать нелепых ошибок и неловких ситуаций.
Правило 5. У одного человека может быть несколько визитных карточек. На визитной карточке официального лица печатаются только имя, отчество, фамилия и должность. Номер телефона, домашний и служебный адреса не печатаются. На визитке другого вида печатается только должность (например, Посол). Третий вид визитных карточек используется только для неофициальных случаев, в ней печатается имя, отчество и фамилия официального лица. Визитная карточка без указания должности посылается только женщинам.
Что касается обычной деловой практики, то на визитной карточке обычно указываются фамилия, имя, отчество, место работы, должность, адрес, служебный телефон, телефакс, электронный адрес и сайт в Интернете.
Правило 6. Из двух сторон визитки одна остается пустой – негласное международное правило. Тем не менее, россияне активно используют двусторонние визитные карточки на английском и русском языках. Причем, одни видят в этом символ престижа и статуса, а другие – возможность сэкономить. Но! Оборотная сторона карточки предназначается для записей и должна оставаться пустой.
Поэтому рекомендуется заказывать визитные карточки отдельно на русском и отдельно – на языке делового зарубежного партнера. На визитных карточках россиян, напечатанных на западных языках, указывается сначала имя, затем заглавная буква отчества и фамилия.
Кстати, визитка зарубежного коллеги может ввести в заблуждение относительно первого имени. Так, на визитных карточках, напечатанных по-китайски, на первом месте будет фамилия, затем два имени. Но на карточках китайцев, напечатанных на западных языках, порядок следования имен может быть обратным. Если возникли сомнения, лучше спросить.
Правило 7. Использование визитных карточек диктуется ситуацией. Во многих странах приняты сокращения соответствующих французских слов, которые нередко приписывают чернилами или простым карандашом (что более правильно) на карточках, в левом нижнем углу по случаю:
· Поздравления.
P.F. – pour fêter – чтобы поздравить (поздравляет).
P.F.N.A. - pour fêter le Nouvel An – чтобы поздравить с Новым годом (поздравляет с Новым годом ).
P.R.F.N.A. – pour remercier et pour fêter le Nouvel An – чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом ( благодарит и поздравляет с Новым годом ).
· Выражение соболезнования.
P.C. – pour condoléances– для соболезнования (соболезнует).
· Выражение благодарности.
P.R. - pour remercier - чтобы поблагодарить (благодарит).
· Отъезд из страны.
P.P.C. – pour prendre congé – чтобы попрощаться (прощается).
· Представление.
P.P. – pour présenter– чтобы представить (представляет).
Визитная карточка может выполнять функцию приглашения на прием. В этом случае вверху на визитной карточке пишется имя и фамилия приглашаемого лица, а внизу указывается наименование приема (завтрак, коктейль и т.д.), место, где он состоится, число и время.
При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой сообщаются новые реквизиты. Визитные карточки никогда не подписываются, и дата на них никогда не проставляется.
Использование визиток не ограничивается указанными выше случаями. Ими также обмениваются при знакомстве, их оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита (если не наносится ответный визит), с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, альбомы, книги, газеты, журналы, билеты в театр, фотографии и пр.
Правило 8. Пересылка по почте и другие действия с визитными карточками зависят от местной практики. Визитные карточки можно посылать почтой или с курьером. В этих случаях карточки вкладываются в специальный конверт с указанием имени, фамилии и должности адресата. В один конверт на имя одного лица могут быть вложены несколько визитных карточек от разных лиц. Если в одном конверте посылаются визитные карточки сразу нескольким лицам, то в левом верхнем углу каждой визитной карточки указывается фамилия лица, которому она адресована.
Среди врученных мне визиток есть карточки с загибами. Их владельцы – мои коллеги из Англии, Испании и Франции – выразили таким образом особое уважение к моей персоне, а еще - пробудили мой профессиональный интерес к подобным манипуляциям с визитками.
Оказывается, визитные карточки, направляемые в конверте, не загибаются. Рекомендуется по возможности написать несколько строк на визитной карточке, чтобы не допустить возможность ее использования позднее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.
Визитные карточки, завозимые лично адресату ее владельцем, загибаются в зависимости от местной практики. В некоторых странах загибают верхний правый или левый угол, в других – всю правую или левую сторону визитной карточки. В российской практике при нанесении визита загибают правый верхний угол визитной карточки или правую сторону по всей ее ширине.
Фамилия лица, которому оставляется визитная карточка, не пишется. Если загнутую карточку доставляет шофер, курьер, или она отправляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.
На полученные или завезенные визитные карточки полагается давать ответ также визитной карточкой в течение 24 часов. Вручать свою визитную карточку с выражением благодарности и других чувств лично адресату не принято.
Правило 9. Очередность вручения визитной карточки зависит от возраста, статуса и пола сторон. После состоявшегося знакомства первым оставляет свою визитную карточку тот, чей ранг ниже. При прочих равных условиях во внимание принимается возраст – младший по возрасту оставляет свою карточку первым.
Женщины никогда не оставляют свою карточку в доме холостого мужчины. После представления женщине мужчина должен как можно скорее, но не позднее, чем в течение недели, направить ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если он не был ему представлен.
Всем гостям, присутствовавшим на завтраке, обеде или вечернем приеме (исключая приглашение на чай) следует, если они не посылали писем с выражением благодарности, оставить в течение недели свою визитную карточку в доме хозяйки.
Правило 10. Обмен визитными карточками в формальных бизнес-культурах - целый ритуал. Многие приезжающие в Соединенные Штаты (пример эгалитарной культуры, в которой считается, что все люди равны) шокированы тем, как небрежно американцы относятся к визиткам. Они могут засунуть ее в задний карман, швырнуть на стол, нацарапать на ней что-то или даже использовать ее вместо зубочистки за столом.
Более формальные культуры (общества со строго иерархической организацией) относятся к визитным карточкам с большим уважением. В Японии, например, обмен визитными карточками - целый ритуал мейши. Карточку всегда вручают и принимают двумя руками, внимательно рассматривают в течение четырех-пяти секунд, кладут почтительно на стол заседаний напротив владельца карточки, а затем так же почтительно кладут в кожаный – не пластиковый! – блокнот для карточек.
Можно утверждать, что эта церемония распространена и в большинстве районов Восточной и Юго- Восточной Азии – очень иерархических глобальных рынках. Там считают, что относиться к визитным карточкам нужно с таким же уважением, с каким мы относимся к людям, вручающим нам эти карточки. Не случайно, в Юго- Восточной Азии визитные карточки называют именными карточками.
В арабских странах следует вручать свою визитную карточку только правой рукой. Это связано с существующими в исламской культуре табу на использование левой руки. Левая рука считается нечистой.
Кстати заметить, что не только отечественные бизнесмены усиленно стали изучать кросс-культурные различия бизнес-протокола и этикета. В одном из пособий для деловых кругов Америки я обнаружила следующие рекомендации по обмену визитками с российскими коллегами: «Привозите с собой много визитных карточек, которые отражают название вашей организации и любые степени. Не удивляйтесь, если у вашего российского коллеги карточки не будет».
Выражаю надежду, что наши читатели впредь будут вызывать у зарубежных и отечественных коллег ожидаемое, но приятное удивление из-за… наличия визитных карточек и умения пользоваться ими соответствующим образом.
Источник: Килошенко М. Визитные карточки: десять правил по их применению// НефтьГазпромышленность. 2006. №2 (22). С. 78-80.
Загляните на сайт https://www.mayakiloshenko.com/ , где вы можете записаться на индивидуальный курс "Персональный брендинг".