Всем привет. Это продолжение статьи про автоматизацию учета в стоматологической клинике.
Разберем несколько вопросов:
- Зачем учет в принципе – описано здесь
- Каким образом списание материалов влияет на прибыль?
- Нормы списания (ТК)
- Где взять нормы списания?
- Как адаптировать к своей клинике?
Списание материалов в отчете по прибыли в клинике
Рассмотрим только те материалы, которые можно отнести к прямым расходам, то есть они были, непосредственно, израсходованы на конкретную услугу в приеме и их можно посчитать.
Как выглядит отчет по прибыли по врачам и пациентам можно увидеть ниже.
В колонке “Себест.материалов” материалы участвуют в расчете валовой прибыли по формуле:
Валовая прибыль = Выручка от приема - Себестоимость материалов - Зарплата врача
Из отчета можно увидеть:
- какие врачи больше всего делают выручку
- какие больше всего тратят материалов
- валовую прибыль по врачам и пациентам
Для того чтобы получить такой отчет необходимо для каждого приема пациента списывать материалы, которые использовались для манипуляции в приеме.
Отчет чудесен, если он формируется автоматически и показывает близкие к реальности цифры. Но если на его формирование нужно потратить несколько дней чтобы собрать вручную, то он становится очень дорогим удовольствием.
Представьте, что у вас 5 врачей, которые ежедневно проводят до 7 приемов, в каждом из приемов по 1-2 услуги. Учитывая что в услуги может входить в среднем 30 различных наименований материалов, то получается для точного расчета за 30 дней необходимо учесть и обработать 5х7х2х30х30 = 63 000 записей по материалам!
Нормы списания материалов в стоматологии
Для того чтобы получить такой отчет необходимо для каждого приема пациента учитывать материалы, которые использовались именно для этой манипуляции. Так как манипуляции повторяются, то логично использовать некий список материалов для каждой их них. Такой список материалов необходимо привязать к услуге.
Он может называться по разному:
- нормы списания материалов,
- технологическая карта
- или технико-технологические карты (больше подходит для общепита)
В своей практике я встретился с тем, что даже у довольно крупной стоматология нет никаких норм списания расхода материалов.
Пример норм списания для стоматологической услуги "Протезирование зуба на имплантате коронкой Процера", в Excel
На одну манипуляцию (услугу) может расходоваться до 80 позиций различных материалов! А в каждой стоматологической специализации может быть 20-30-40-60 услуг. Все зависит от структуры прайса конкретной клиники и обширности оказываемых услуг.
Где взять нормы списания?
Вот несколько способов раздобыть нормы списания стоматологических материалов.
- поиск в интернете
- составить самим
- выкупить у другой клиники
Самый быстрый способ – это выкупить (попросить) нормы списания в другой клинике.
Тем не менее, даже если бы приобретете список материалов для манипуляций, вам необходимо адаптировать его для своей клиники.
Это значит, что необходимо сопоставить материалы, которые используются в этом списке с материалами, которыми вы оформляете в учете при закупке в клинику в своей информационной системе.
Здесь сразу же возникают несколько проблем которые необходимо решить:
1. Однозначно определить материалы, которые приходят на клинику с теми материалами, которые будут использоваться в нормах списания.
2. Определиться, что делать с "однородными" материалами. То есть, один и тот же материал или его аналог может закупаться в клинику от разных поставщиков с разными наименованиями и разными ценами. Таким образом в вашей информационной системе существует несколько позиций номенклатуры, по разным наименованиям, с разными единицами измерениями и ценами. Но, в нормах списания можно указать только конкретный материал для списания.
Естественным желанием хочется так, чтобы в нормах списаниях такие материалы были "объединены", но в отчете по остаткам и поступлениям от поставщиков, конечно же, были разделены, для соответствия учета действительности.
Как адаптировать к своей клинике?
Допустим, вы однозначно определили каждый материал в ТК со своим материалом в информационной системе и внесли его в норму списания для конкретной услуги:
Вот еще пара советов по адаптации:
Упрощение учета за счет обобщения карточек номенклатуры. То есть все материалы, которые можно соотнести по применению и стоимости к одному и тому же классу материалов, мы будем заводить на одну карточку номенклатуры. Таким образом, при оформлении поступления от разных поставщиков вы будете использовать одну карточку номенклатуры на класс материалов. Ее же будем и указывать в нашей ТК по манипуляции.
Так я предлагаю поступить со всеми материалами со стоимостями ниже 5% от стоимости услуги потому, что расходы на ведение учета по ней могут быть больше чем её стоимость.
Таким образом мы упростим учет по материалам, учитывая их на одной карточке номенклатуры.
Минусы учета:
- необходимо при поступлении не забывать, что учет по некоторым позициям упрощенный и ставить приход именно на эту номенклатуру
- при поступлении в разных единицах/упаковках необходимо пересчитать в базовые единицы нашей упрощенной номенклатуры
Второй способ адаптации - это использование аналогов. То есть, для каждой номенклатуры в информационной системе мы будем заводить аналоги. В карточке номенклатуры (или еще лучше в ТК), мы будем заводить аналоги материала при его использовании в конкретной услуге.
Аналоги нужны для того, чтобы упростить ввод списываемого материала врачами в приеме. Врачам или ассистентам все равно придется указывать материал в некоторых случаях, т.к. в одной услуге согласно нормам списания вместо одного материала может быть использован его аналог или такой же материал, но с другими характеристиками. Например, при имплантации в нормах списания указан имплант, но конкретный размер и бренд необходимо выбрать из списка в момент, когда он был установлен пациенту. Программа сама не может этого сделать.
Есть вопросы по выбору программы для учета списания стоматологических материалов? Ответим на все вопросы - https://interlogika.ru/consulting
В следующих статьях рассмотрим:
- как это выглядит при оформлении приема?
- что делать с учетом общепроизводственных материалов и инструментами?
- как списывать материалы при сложной складской структуре: кабинеты, склады, личные укладки и тумбы?
На статью сподвигли запросы, по которым пользователи попадали на предыдущий материал
списание медикаментов в стоматологии
списание стоматологических материалов образец
в стоматологической поликлинике расходуется много материалов но выручки нет
как вести учет материалов для стоматологии
как организовать справочник расходного материала в стоматологии
как посчитать расход материала в стоматологии
как правильно сделать разделы в складе стоматологии
зубная клиника счета учета материалов
нормы расхода стоматологических материалов в терапевтической стоматологии
списание лекарственных средств в стоматологии
нормы списания материалов в стоматологии
