Правила заполнения путевых листов опять изменились. Теперь путевой лист надо оформлять в соответствии с приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. Ссылка: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202010300044?index=0&rangeSize=1
Новые правила действуют с 1 января 2021 года. Если вы еще не изменили форму путевого листа, применяемого на предприятии, поспешите это сделать сразу же после праздников.
Оформлять путевые листы по-прежнему можно, используя унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 №78, или разработать свою форму. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты.
Так вот в перечень обязательных реквизитов и внесены изменения и дополнения, которые коснулись лицевой стороны листа. На оборотной стороне ничего не изменилось.
Новый обязательный реквизит - сведения о перевозке (подпункт 6 п. 1 приложения к приказу № 368). В нем нужно указать информацию о видах сообщения и перевозок. Вид сообщения — городское, пригородное, междугородное или международное; вид перевозки — регулярные перевозки груза и пассажиров, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси.
Старые реквизиты путевого листа также нужно дополнить. В сведения о транспортном средстве кроме типа (легковой, грузовой) и модели добавлена марка машины. Если на автомобиле установлен прицеп или полуприцеп, нужно также указать его марку, модель и регистрационный номер.
Показания одометра нужно фиксировать не только при выезде машины с парковки, но и при возвращении.
По результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе нужно сделать отметку «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», после рейса — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Послерейсовые медосмотры обязательны для водителей, чья работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузов.
Техосмотр машины может быть выполнен не только контролером, но и другим лицом. Дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также отметку о предрейсовом или предсменном техосмотре проставляет ответственный за техническое состояние машины. После проведения контроля он поставит отметку «Выпуск на линию разрешен».
Новую форму путевого листа нужно утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике организации.
Сейчас путевые листы нужно обязательно распечатывать на бумаге, но Минтранс уже начал эксперимент по оформлению электронных путевых листов. Пока к нему допущены крупнейшие перевозчики, нефтегазовые компании и т.д. Так что ждем-с, по-видимому, скоро разрешат электронные путевые листы для всех организаций.
А вот журнал регистрации путевых листов теперь можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный журнал должен быть прошнурован и пронумерован, электронный - подписан квалифицированной электронной подписью. В случае необходимости должна быть возможность его распечатать.
Если на одной машине посменно работают несколько водителей, то оформите несколько путевых листов отдельно на каждого водителя.
Согласно п.8 порядка, утвержденного приказом 368, о котором мы сейчас говорим, "путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем".
"Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов" (п.9 приложения к приказу №368).
Если у водителя нет путевого листа, ГИБДД оштрафует его на 500 рублей. А вот выдержки из ст.12.31.1 КоАП:
"2. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей.
3. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей".
И это еще мелочи по сравнению с тем, что могут начислить налоговики.
К оформлению путевых листов и журналов регистрации надо относиться очень серьезно. Ведь именно этими документами вы сможете подтвердить свои расходы на ГСМ и зарплаты водителям. Если путевых листов нет или они оформлены с ошибками, или нет отметок о медицинском осмотре и вы не докажете, что он проводился (а если проводился, то должны быть отметки в путевом листе), не ведется журнал регистрации путевых листов, то налоговики снимут расходы, доначислят налог на прибыль, начислят пени и штрафы. Суммы могут быть вполне серьезными, и доказать свою правоту вы не сможете даже в суде.