Закончился 2020 год. Отдел кадров готовится к передаче кадровых документов в архив. В связи с этим давайте вспомним сроки хранения кадровых документов.
Хотелось б сразу напомнить, что сроки хранения кадровых документов были изменены с 18 февраля прошедшего года. Сколько хранить документы отделу кадров теперь?
Порядок и сроки хранения кадровой документации устанавливают:
- Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (новый документ!);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526;
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182;
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988;
- Распоряжением Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»;
- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Отдел кадров обязан обеспечить хранение документов в организации по личному составу. Перечислим некоторые из них:
- Документы по личному составу – трудовые договоры, личные карточки Т-2, счета сотрудников
- Табеля и графики, журналы учета рабочего времени.
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Личные дела – заявления, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы и др.
- Приказы по личному составу – прием, перемещение, перевод, увольнения и совмещение)
- Журналы и книги учета выданных документов.
Необходимо обратить внимание на значимые изменения по срокам хранения. Для удобства просмотра было сделано изображение.
Перечень и сроки хранения кадровых документов в организации (указаны не все кадровые документы, пишите в комментариях какие документы Вас интересуют):
1. Приказы по личному составу и другие распоряжения по нему хранятся – не менее 75 лет
2. Заявления от сотрудников – 75 лет
3. Приказы о предоставлении ежегодного отпуска, учебного отпуска и о командировках – 5 лет
4. Трудовые договора, личные карточки и личные дела – 75 лет
5. Штатное расписание хранится постоянно
6. Материалы по СОУТ хранятся 45 лет, а при тяжелых, вредных и опасных – 75 лет
7. Графики отпусков хранятся 3 года.