Сотрудник направлен в командировку в 2020 году, а вернулся 2021. Как поступить с его авансом? Что делать, если он возвращает часть аванса?
Такие случаи не редкость. На счёте 208.00 на конец года у многих бухгалтеров остались "бешеные" остатки. Ничего не поделать! Служба сотрудников МВД не знает выходных и праздничных дней. Преступность не дремлет и не зависит от отчётных периодов.
Авансовый отчет
Как правило, на начало года база в программе 1С: Бухгалтерия "обрезается". Поэтому, если мы просто попытаемся распечатать авансовый отчёт, созданный в прошлом году, то столкнемся с рядом проблем.
Во-первых, все произведенные по нему операции будут привязаны к обязательствам прошлого года. А это отразится на корректности ряда дополнительных отчетов, настроенных в 1С.
Во-вторых, сумма аванса, выданного в прошлом году, будет отражаться по графе "Ранее выданные авансы". А это не совсем правильно. Ведь это аванс не по прошлой командировке, а по этой же.
Тут даже могут возникнуть проблемы при проверке КРУ. Ведь согласно Приказу МВД N 65н нельзя выдавать сотруднику аванс, пока он не отчитался за прошлый. Придется очень постараться (поднимать дополнительные документы, писать справки и т. д.), чтобы показать, что сумма эта выдана в рамках этой же командировки.
Что же делать? Решение очень простое. Нужно создать в новой базе такой же авансовый отчёт, только с другим обязательством. А сумму в руки поставить в графу "Сумма аванса" во вкладку "Аванс".
Остаток аванса
Если сотрудник потратил не весь аванс, его нужно как положено принять в кассу. Но использовать эти деньги в текущем году нельзя, так как покрыты эти средства лимитами прошлого отчетного периода. Их нужно сдать на счёт организации и отправить доход бюджета.
Перерасход
Если сотрудник потратил больше и подтвердил это оправдательными документами, нужно выдать ему разницу. Перерасход по ранее выданному авансу будем осуществлять лимитами текущего 2021 года.
Итак
Для правильного отражения авансового отчета прошлого года в программе стоит его корректно оформить. Остаток аванса перечислить в доход бюджета. Перерасход покрыть лимитами нового года.
С уважением, Дарья Сергеевна.