Не секрет, что продуктивность компании напрямую зависит от того, насколько чётко устроена взаимосвязь между отделами и внутри каждого из них. Но, при этом, многие пренебрегают самым простым методом урегулировать это раз и навсегда- регламентом.
Для начала выделим ключевых лиц, чью деятельность будем регламентировать. Как правило это: а)Тендерный специалист далее ТС; б)Отдел закупки/продажи(зависит от конкретной компании, в некоторых продажа также и закупает) далее ОЗ; в) Технический/инженерный отдел долее ИО; г) Бухгалтерия далее БО; д)Руководитель/коммерческий директор/начальник отдела продаж далее ЛПР.
После выделим этапы самого цикла тендера:
1) Первичная аналитика. Тут мы производим первоначальный отбор интересующих нас тендеров. Как правило, для этого используют специальный софт- агрегаторы, но вполне возможно изначально делать это вручную, например на главном сайте закупок. Из действующих лиц тут только ТС, это чисто его работа.
2) Итоговая аналитика. Более подробный анализ уже отобранных тендерных процедур, состоит из:
- Ее первоначальная стадия просмотр документации на предмет того, будете ли вы допущены до участия и что нужно дособрать. Это работа ТС, но он вполне может запросить часть документации у БО для понимания;
- Если по документации все нормально, дальше идёт просчет экономической части, на предмет возможной выгоды от участия. В маленьких или лёгких процедурах ТС справится и сам, но при крупном тендере рекомендую производить расчет силами ОЗ или ИО(зависит от того поставка это или работы)
3) Одобрение. Если подтверждён и документальный допуск, и норма возможной прибыли устраивает, то следующий шаг это согласование участия от ЛПР(возможно вместе с юристом, зависит от объема проекта). Это не самый очевидный вариант, но как показала практика, зная что всю информацию будет просматривать руководство, ТС, ОЗ и ИО будут внимательней к деталям.
4) Подача документации. Тут стараться предстоит в основном ТС, возможно с помощью ИО если много технических подробностей.
5) Участие в торгах. Опять же, работа ТС. Возможно согласование планки падения от ЛПР, если нет ценового стандарта.
6) Заключение договора. ТС, тут его сфера. Если нужно делается банковская гарантия/платится обеспечение контракта, тут ТС понадобится помощь БО.
7) Исполнение контракта. В зависимости от его вида либо ОЗ, либо ИО.
Данная структура поможет сократить время на подготовку для участия в тендере. В разных компаниях возможны дополнительные этапы или перескакивание текущих, если в них нет смысла.Конечно все это можно делать и одному человеку, но тогда будет сильно страдать эффективность и скорость обработки.
А как тендерный процесс устроен у Вас в фирме? С радостью почитал бы предложения по данной теме.