Google Drive
Продукты данной корпорации уже стали частью нашей жизни, потому работа в Google-документах удобная и понятная каждому. Гугл-документы рассматриваем изначально, так как большинство аналогов имеют расширенный спектр взаимодействий с этой программой.
Преимущества:
Облачное хранение документов, инструменты управления, расчетов и редакции несколькими участниками, возможность внесения правок в онлайн, четкая градация назначенных возможностей доступа к каждому документу, структурированное хранение облегчает поиск нужного файла.
Недостатки:
Нужно создать самостоятельно почти все. Это не совсем минус, а скорее, возможность создать персонализированную систему контроля, все доступы обозначить лично, сформировать структуру папок и таблицы. В дальнейшем такая мера облегчает весь процесс работы.
Индексация поискового гиганта всех вверенных ему файлов тоже настораживает некоторых пользователей, и возможности оплатить конфиденциальное хранение информации здесь нет. Поэтому для предупреждения несанкционированных поползновений в вашу личную жизнь, а также болезненных последствий таких ошибок, следует сохранять самое важное (пароли, ключи доступа, платежные реквизиты, сканы персональных документов и прочее) как можно дальше от программ удаленного доступа.
Worksection
Эту систему отличает возможность финансового контроля, заполнение задач файлами разного типа. Редакция происходит при помощи гугл-документов. Все файлы имеют описание, можно отмечать и редактировать доступ для конкретных людей. Все вложения задачи с ограничением доступа автоматически имеют такие же настройки.
Сортировка по стандартным критериям, таким как размер, тип, дата, задачи, название, невыполненные задачи или все. Метки нескольких файлов могут также редактироваться, а документы могут сохраняться в нескольких версиях после редакции.
В базовом исполнении установлен лимит на загрузку файлов, эту проблему решает приобретение платной версии, но подробнее прочесть об этом можно ниже, в разделе недостатков программы.
Преимущества:
Широкий спектр возможностей, финансовый учет и удобство интерфейса полноценного планера. Можно сказать, что эта программа заменяет секретаря, бухгалтера и отдел менеджмента. Вы назначаете дедлайн проекта или отдельной задаче, а, задав стоимость человекочаса, также контролируете затраты времени и финансов по каждой задаче.
Недостатки:
Фактически к минусам относится тарификация программы. Базовый тариф дает возможность ведения двух проектов и скромный запас места в хранилище (50 Мб).
За 49 долларов вы получаете 10 гигабайт и до 50 активных проектов в тарифе Корпоративный. Это средненькие показатели небольшого предприятия, подойдет на начальном этапе.
Если же организация чуть больше, то корпоративного тарифа не хватит. И здесь придется заплатить $99 за премиальный пакет с непремиальным ограничением – до сотни активных проектов.
Все цены указаны за месячное использование, это не единоразовая оплата доступа ко всем благам программы.
Trello
Это простой список задач с понятной визуализацией процессов выполнения. Можно дополнять задачи файлами из компа или файлообменников, в Бизнес версии возможно дополнение pull-запросами по GitHub, Slack диалогами и т.д. Есть возможность совместного применения Трелло и Гугл-доков, что значительно упрощает редакцию файлов.
Преимущества:
Освоить Trello за час вникания может любой человек, ранее не использовавший подобных программ. Наглядность выполнения задач, интересный и удобный дизайн без лишних нагромождений.
Недостатки:
Трелло не является программой совместной работы, по сути, это лишь дополнение Google Docs. Без связки с гуглодокументами каждый участник просто выгружает собственную версию в единую задачу. Нет полноценной автоматизированной системы, при большом количестве можно с легкостью запутаться в тонкостях структуры этой программы. И переключение одной доски на другую неудобное, может разработчики решат эту проблему вскоре.
Мегаплан
Эта программа реализовала собственное видение операций с документами – одноименный модуль, позволяющий настраивать индивидуальный доступ к файлам, создания новых и хранения откорректированных версий документов. Коллеги имеют возможность настроить загрузку обновленных версий благодаря подписке в персональных настройках.
Преимущества:
Есть ряд готовых шаблонов документов, то есть часть работы уже сделана за вас разработчиками. Есть возможность создавать документы прямо в программе, редакция, просмотр и удобное управление версиями. Есть бесплатный доступ 10 персон для совместной работы
Недостатки:
Основной проблемой является то, что созданные в Мегаплане документы нельзя просматривать и редактировать с помощью других программ, преобразования форматов тоже не предусмотрено. Есть ограничения по созданию документов различного типа в системе. Высокая тарификация за расширенный функционал. На десять сотрудников ежемесячная стоимость составит 250 долларов.
Вывод:
Для упрощения работы с небольшим количеством задач и сотрудников правильнее всего остановить свой выбор на простых программах совместной деятельности. Каждый участник выполняет вверенные ему обязанности, прикрепляет свои файлы с результатами работы и заменяет их по мере необходимости.
Если требуется масштабный функционал, серьезная автоматизация и системы контроля всех этапов и показателей, нужно выбирать программы с комплексным решением. Выбор всегда остается за пользователем: изучая описание ПО, проводя собственный тщательный анализ возможностей, тарификации расширений на перспективу можно подобрать идеальный вариант.
Вне зависимости от вида и степени автоматизации программ, для удобства навигации нужно сразу же задать единый алгоритм для формирования названий задач. Через время очень сложно вспомнить какой-то сумбур, которым была обозначена та или иная задача.
Четко контролируйте доступ к файлам рабочей группы, предназначенным для сотрудников, и к файлам без корректировок, комментариев и нецензурных названий – для клиентов. Такой подход исключит множество недоразумений между организацией и конечным потребителем.
При редакции документов в Ворде заведите полезную привычку принимать все исправления в разделе Рецензирования до того, как отправлять работу другим пользователям. В противном случае клиент может увидеть полную картину с неприятными правками в ключевых документах.