Вчера в статье мы с вами рассмотрели вопросы, что такое бизнес-процессы и почему необходимо их автоматизировать. Давайте теперь разберемся, что из себя представляет автоматизация бизнес-процессов и как правильно ее осуществить.
Чтобы не пропустить новые полезные статьи - подписывайтесь на канал и будьте в курсе событий!
Автоматизация бизнес-процессов: определение, история
Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.
Впервые термин «автоматизация» использовали Ф. Тейлор и Г. Гант в начале ХХ века по отношению к производству, а позже — и к понятию «бизнес-процесс», когда оно стало больше изучаться. В 80-х гг. появилась новая концепция БП, стали разрабатываться и новые устройства. Сначала это были печатные машинки, затем — копировально-множительные аппараты, персональные компьютеры. С появлением интернета стали создаваться системы автоматизации бизнес-процессов предприятий.
Цели автоматизации БП
Грамотная автоматизация позволяет:
- сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);
- исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);
- улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);
- увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).
К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.
Инструменты автоматизации
Небольшие компании для расчёта и прогнозирования финансовых показателей могут использовать Microsoft Excel или Google Spreadsheets. Крупные предприятия обычно выбирают программы для бухучета — 1C, Delovod. Они позволяют рассчитывать зарплаты, налоги, выставлять счета, создавать акты и т. д.
Другие инструменты:
- системы управления сотрудниками и рабочим временем — Hurma, BambooHR;
- системы управления клиентами — Bitrix24, Terrasoft; в таких программах создаются карточки клиента, где отображается ход переговоров, подписанные контракты и т. д.; это удобно, поскольку при необходимости клиентов смогут легко подхватывать другие менеджеры;
- комплексные системы автоматизации — SAP ERP; инструмент сложный в настройке, но позволяет интегрировать несколько бизнес-процессов; в базовой установке — около 20 тыс. таблиц баз данных;
- ESP-системы — используются email-маркетологами и выполняют массовую email-рассылку; самые популярные — SendPulse, MailChimp, eSputnik, GetResponse и др.
К инструментам автоматизации бизнес-процессов относятся и CMS — системы управления контентом. Благодаря им администрировать сайт теперь может не только разработчик, а практически любой человек. Самые популярные CMS: WordPress, Joomla, Drupal, Tilda и т. д.
Наконец, системы управления проектами — Trello и др. С их помощью можно ставить задачи, контролировать сроки и качество их выполнения.
Внедрение автоматизации БП: способы, этапы
Процесс внедрения долгий, требует внимания к деталям. Начинается он с выбора бизнес-процессов, которые будут автоматизироваться, и их оптимизации. При этом всю работу по автоматизации на предприятии могут выполнять самостоятельно (создаётся рабочая группа, выбирает БП, инструменты, а затем проводит автоматизацию) или с помощью частных консультантов, компаний. Есть и оптимальный вариант — автоматизировать всё, что возможно, своими силами, а работу со сложными бизнес-процессами доверить профессионалам.
При внедрении можно выделить следующие этапы:
- анализ бизнес-процессов, проблем, которые возникают (нехватка персонала, долгая рутинная работа, высокий риск ошибки и т. д.);
- описание бизнес-процесса, который будет автоматизироваться;
- выбор программного обеспечения (ПО) или системы;
- внедрение, настройка, тестирование;
- обучение сотрудников.
В отдельный этап можно выделить опрос персонала по истечению определённого времени после автоматизации. На практике люди могут посоветовать, как улучшить программу, чтобы она ещё больше облегчила работу.
Основные направления и ПО
В зависимости от бюджета и стратегии компании, может автоматизироваться ряд областей или отдельных процессов в этих областях.
К слову, автоматизировать можно не только сложные задачи, но и простые — расчёт скидок, группирование и анализ данных.
Есть масса примеров, когда автоматизация бизнес-процессов позволила улучшить качество выполняемых работ, уменьшить затраты, в том числе на содержание персонала, добиться более высоких показателей. Главное — правильно её внедрить, чтобы без ущерба качеству работы или продукции разгрузить руководителя и сотрудников.
Преимущества автоматизации
Автоматизировав бизнес-процессы, компания сможет произвести кадровые перестановки или освободить персонал от рутинных обязанностей, тем самым дав ему время на креативную и важную работу. Попутно улучшается координация, слаженность, а значит, и качество товара, услуг.
Более того:
- согласовываются действия персонала;
- исключается человеческий фактор;
- ускоряется воспроизведение циклов за счёт перекладывания рутинных задач на автоматизированную систему;
- растёт прибыль.
Тенденции в автоматизации БП
Рынок тяготеет к применению low-code платформ. Они позволяют создавать приложения и адаптировать их под потребности бизнеса даже людям, которые не имеют навыков программирования. С помощью таких платформ проще автоматизировать бизнес-процессы и при необходимости вносить изменения, не останавливая работу.
Интересно, что первые платформы появились с 1990-х гг. (например, Lotus Notes). Они позволили быстро создавать приложения, интегрируя их в единую систему. С их помощью автоматизировали работу с документами и не только. Другое дело что у платформ был небольшой набор конструкторов, с помощью которого создавался ограниченный набор приложений. А в зависимости от степени кастомизации могла потребоваться помощь программиста.
В то же время предполагается, что новые low-code системы будут лишены недостатков и позволят опытным руководителям произвести быструю автоматизацию бизнес-процессов и привести компанию к успеху.
Типы автоматизации, которые чаще всего используют в мире
Широко применяются:
- Amazon Web Services — позволяет подойти к процессу комплексно, представляет собой облако, благодаря которому потребители получают виртуальные серверы, базы данных, ПО, средства разработки;
- виртуальный цифровой договор — облегчает сотрудничество между компаниями (не нужно сканировать и пересылать документы, так как доступ к ним и истории правок предоставляется 24/7).
Также популярны приложения и системы управления, учёта финансов, взаимодействия с клиентами, например, email-рассылки.
Как выбрать ПО для автоматизации БП
Делая выбор ПО, важно понять, какие бизнес-процессы будут автоматизироваться, тогда легче понять, какой функционал нужен. К слову, сама программа может быть как типовой (она дешевле, проще внедряется, но сложно адаптируется под нужды конкретной компании), так и индивидуальной. Последняя разрабатывается специально для бизнеса.
Подбирая систему, важно убедиться, что она:
- позволяет изобразить шаги БП в графическом виде, так их легче воспринимать, анализировать;
- отличается понятным интерфейсом, простотой в использовании;
- обеспечивает доступ из любой точки мира;
- интегрируется с уже имеющимися системами;
- умеет генерировать и отсылать уведомления о ходе БП, изменении статуса;
- составляет графики, показывая прогресс компании;
- даёт возможность создавать и запускать несколько параллельных БП, умеющих запускать друг друга;
- не выходит за рамки бюджета.
Если выбор сделать сложно, лучше проконсультироваться со специалистами. Также можно использовать опыт коллег по бизнесу (хотя всё субъективно и индивидуально).
Сколько стоит купить и внедрить программное обеспечение
Цена на продукт складывается из его типа (стандартный, индивидуальный), задач, которые он решает, ресурсов, требуемых для внедрения. Имеет значение и количество подключённых пользователей. Вилка цен — от нескольких десятков тысяч до ста тысяч рублей и больше.
Планируя расходы, следует учитывать, что, помимо стоимости самого ПО, нужно будет оплатить его настройку, обучение персонала, техническую поддержку.
