Приветствую тебя на моем канале, дорогой читатель!
Новые технологии с каждым годом все сильнее проникают в нашу жизнь. И менеджмент не стал исключением. Одни технологии ускоряют процессы, другие замедляют, а третьи способны нанести колоссальный ущерб.
В данной статье речь пойдет про мессенджеры и использование чатов в трудовой деятельности менеджеров.
Как было раньше?
Менеджеры со стажем всегда, помимо основного программного обеспечения компании для работы с данными, использовали три главных инструмента:
- Телефон мобильный и офисный
- Электронная почта на стационарном компьютере
- Классический ежедневник
Сегодня во главе угла стоит мобильность. Стационарные компьютеры заменились на ноутбуки. Почта переехала в телефон. Ежедневники заменены на заметки в телефоне. Лэптопы сегодня используются лишь для работы с большими объемами данных. Облачные сервисы от именитых компаний так же вносят свою лепту.
Самое важное в работе любого менеджера – это обмен информацией.
Распоряжения и приказы, отчеты, аналитические данные доставляются до исполнителя, как правило, посредством почты.
И это удобно. Лучше инструмента вряд ли можно представить. Все плюсы почты Вы и так знаете, думаю, не стоит на них останавливаться.
Что происходит сегодня в компаниях?
Руководители, а порой и собственники компаний, чтобы быть в курсе всех событий заводят чаты в мессенджерах. Казалось бы, и что тут страшного?
Минусы чатов
- Количество чатов не регламентируется
- Тематика чатов не регламентируется
- Состав чата и административные права не регламентируются
- Информационные темы, предназначенные для чатов, не прописаны.
- Поток информации похож на цунами.
- А самое страшное, что необдуманная игра в современность и иллюзорная простота и удобство, приводят к полному хаосу в бизнес-процессах.
Работая в одной компании, при оформлении мне сказали, чтобы я установил все необходимые мессенджеры в телефон. Я являюсь активным пользователем технологий, и эта просьба вызвала у меня улыбку.
В первый же день работы меня добавили в «несколько» чатов.
Hr, Маркетинг 1, Маркетинг 2, Закупки, Управляющие, Мебель, Открытия, Выручка, Заказы, Вопросы, Обучение, Развитие, Дежурства.
Я был просто в шоке и потерял дар речи, когда посыпались уведомления о добавлении. Весь список чатов не умещался на громадном экране телефона.
Заметьте, это чаты только из одного мессенджера. В другом еще около 7 шт. Итого, более 20.
И эта вся вакханалия с работающей почтой.
Как Вам такое, уважаемые менеджеры?
Вы можете себе представить, сколько сообщений мой телефон принимал в течение дня? А я Вам отвечу. Не менее 500 шт в день. Личные сообщения я даже в расчет не беру. Близкие и друзья вынуждены были звонить, поскольку их сообщений я просто не видел. Телефон вибрировал на постоянной основе.
Но самое страшное было даже не в количестве сообщений, а в том, что я не всегда мог понять, кому адресован тот или иной вопрос и для чего отправлено то или иное фото.
Мне, как менеджеру, привыкшему работать посредством электронной почты, было крайне трудно приспособиться к данному процессу.
Менеджеры разных направлений могли задавать через чаты серьезные вопросы, могли просто прикалываться, поздравлять друг друга с праздниками и т.д.
А когда через чаты стали спускать приказы и распоряжения, я вообще был в недоумении. Просил дублировать в почту, чтобы было проще отыскать тот или иной документ, но мне сказали, что это лишнее.
Как нужно использовать чаты, чтобы не убить процессы?
- Регламентировать количество
- Регламентировать темы для чатов и для почты
- Приказы и распоряжения только через почту
- Никаких отчетов через чаты
- Через чаты только запросы срочной информации.
- Регламентировать список участников
- Регламентировать культуру общения через чаты
- Регламентировать использование только одного мессенджера
- Регламентировать администрирование
Это минимальные мероприятия, которые необходимы для эффективного использования современных технологий общения.
Чем раньше в компаниях, использующих мессенджеры для коммуникации, это поймут и возьмут под контроль, тем эффективнее будет взаимодействие отделов.
На текущий момент при бесконтрольном использовании чатов, информация искажается, теряется и её поиск затрудняется в разы.
Я бы рекомендовал использовать мессенджеры только для личного общения и не внедрять чаты в бизнес. Пожалейте мозги своих менеджеров. Ведь чаты не прекращают работу даже в выходные. Эту вакханалию нужно остановить или жестко регламентировать и продумывать.
Спасибо, что дочитали! Не проходите мимо кнопки подписаться и не забывайте про пальцы вверх.
Всем крепкого здоровья и профессиональных успехов.