Как быть если один и тот же документ проходит по нескольким журналам операций. Куда его подшивать?
Такая ситуация не редкость. Ведь основа бухгалтерского учета - двойная запись. А значит одна и та же операция пройдёт по нескольким журналам одновременно.
Спорные моменты
К примеру, по рапорту из фондовой кассы материально-ответственному лицу выданы марки в подотчет. Рапорт, в этом случае, и основание для совершения кассового расхода, и основание для оформления авансового отчёта сотруднику. А следовательно, его можно подшить и к журналу операций по счету касса N 1, и к журналу операций расчётов с подотчетными лицами N 3.
Ещё один не менее спорный случай. Оплата услуг по счету и акту предполагает подшивку акта к платежному поручению и журналу операций с безналичными денежными средствами N 2. В то же время, акт служит основанием для начисления услуги по счету 302.00. А следовательно, к бухгалтерской справке и журналу операций расчётов с поставщиками и подрядчиками N 4 также должен быть приложен этот первичный документ.
Как именно должна осуществляться подшивка первичных документов, какому журналу операций отдавать предпочтение, не оговорено в законодательстве РФ.
Мнение Верховного суда
По определению Верховного суда N 301-ЭС19-13795 от 23.08.2019 года первичные документы вообще могут не подшиваться к журналам операций. Они могут группироваться и сшиваться в отдельные тома.
Минфин поясняет
В письме N 02-07-05/34707 от 28.04.2020 года Минфин рекомендует каждому учреждению установить свой порядок сшива первичных документов и закрепить его в учётной политике. Главное, чтобы формирование, брошюровка и хранение соответствовали общим нормам законодательства.
Какие требования нужно соблюсти
Первичные документы должны быть сгруппированы в хронологическом порядке.
Группировка должна производиться по соответствующим счетам.
Сшив должен быть сформирован за каждый отчётный период сразу после его окончания.
Эти и другие требования указаны в пункте 11 инструкции N 157н.
Кроме того, необходимо строго соблюдать сроки хранения документов. Для каждой группы документов и регистров они различны. Но не могут быть меньше 5 лет.
Итак
Подшивать ли первичку к журналам операций или формировать отдельный сшив, решать каждому главному бухгалтеру самостоятельно. Главное, не нарушить порядка, установленного Инструкцией 157 н.
С уважением, Дарья Сергеевна.