Горы сшивов ушли в прошлое. Сегодня хранить документы можно в электронном виде. Это удобно, а главное законно.
Что же нужно для хранения документов в электронном виде? Какой электронный документ можно принять к учету?
Можно ли принять к учету электронный документ
Закон о бухгалтерском учете N402-ФЗ (статья 9) и стандарт Концептуальные основы обязывает все факты хозяйственной деятельности оформлять первичными документами. Перечень их форм утвержден приказом Минфина N 52н. Конкретные их бланки не установлены законодательством. Есть лишь список обязательных реквизитов для первички. Они установлены Стандартом (пункт 25) и Законом о бухгалтерском учете (статья 9 часть 2).
Следовательно, соблюдение всех требований оформления и наличия обязательных реквизитов будет достаточным основанием для принятия электронного первичного документа к учету.
Какой электронный документ будет законными
Электронный документ может приниматься к учету, как я уже сказала, только при наличии всех обязательных реквизитов. Одним из них является подпись уполномоченного лица. В случае с электронным документом это квалифицированная электронная подпись. Заметьте квалифицированная, то есть подпись выданная аккредитованным удостоверяющим центром (Закон 63-ФЗ). Только она приравнивается к собственноручной подписи. А документ ею подписанный - к бумажному документу.
Нужно ли печатать электронную первичку
В инструкции 157н сказано, что первичные электронные документы могут быть ознаменованы на бумаге только реестром первичных электронных документов. А следовательно, печатать всю первичку вовсе не обязательно.
Согласно Стандарту Концептуальные основы N 256н первичные документы, принятые к учету в электронном виде могут храниться на электронных носителях (пункт 33) при:
- наличии у учреждения технических возможностей;
- возможности обеспечения защиты от несанкционированного исправления таких документов.
Порядок хранения документов в электронном виде должен быть обязательно закреплён в учетной политике. Там же может быть прописана необходимость или необязательность хранения их бумажных копий.
Итак
Учреждение может принимать к учету электронные первичные документы, подписанные квалификационной электронной подписью, а также хранить их в электронном виде.
С уважением, Дарья Сергеевна.
