В начале нового года все мы обычно пишем списки дел и строим планы разной степени грандиозности. Само по себе это отлично — без понятного плана нет движения вперед. Но проблема в том, что большая часть этих списков у многих так и остаётся “декларацией о намерениях”.
Почему мы буксуем, не в силах быстро и четко выполнять одну задачу за другой? Одна из причин в том, что наша голова слишком загружена, а списки дел, которые и призваны её разгрузить, неправильно составлены.
В какой-то момент объём моих рабочих и личных задач достиг таких объемов, что практически все, на что меня хватало - это паниковать от мысли “ничего не успеваю”, хвататься, то за одно, то за другое и жить в режиме тушения пожара срочных дел.
Тогда мне очень помогла техника, которую я взяла для себя из книг специалистов по личной эффективности Дэвида Аллена и Максима Дорофеева. Это только первый шаг к организации ваших дел, но даже он один способен снять стресс, навести порядок в голове и ежедневнике. Для меня эта техника стала волшебной пилюлей. Если и вы вязнете в делах, попробуйте и удивитесь, насколько легче вам станет дышать.
Действовать будем в 4 этапа.
Этап I: разгружаем голову
Выделите себе 20-30 минут свободного времени. Перечислите все значимые для вас сферы жизни: работа, личная жизнь, учеба, здоровье… и разбейте их на более мелкие. Это будет ваша “дорожная карта”.
Теперь начинайте “выгружать” дела из вашей головы в общий список. Не думайте об их важности и приоритетности. Смело перескакивайте с крупных задач на самые вроде бы незначительные (часто именно они темными тучками висят в подсознании). Если выдохлись, смотрите в дорожную карту, возможно, пункты из нее помогут вспомнить что-то еще.
Далее зафиксируйте внимание на одной точке (на стене, например), вскоре из памяти непроизвольно начнут всплывать забытые дела. Отрывайтесь от точки, записывайте и продолжайте смотреть. Ваша задача вычистить все закоулки своего подсознания, зафиксировать все дела на бумаге / в компьютере.
Этап II: вычеркиваем лишнее
Хорошенько подумайте, точно ли вам все еще необходимо выполнить то или иное действие. Есть много дел, которые мы считаем необходимыми по инерции, потому что когда-то взялись за какой-то проект или из-за неумения сказать “нет”.
Нужно смириться с тем, что ни один сверхэффективный человек не может выполнить все дела. Секрет его эффективности в умении делегировать и отсекать лишнее. Вполне может оказаться, что какие-то из задач, дожидаясь своего часа, уже потеряли актуальность. И их можно с легкой душой вычеркнуть.
Этап III: правильно формулируем задачи
Это ключевой этап. Многие списки дел не работают, потому что задачи в нем неправильно сформулированы. Каждый пункт списка должен быть не просто напоминанием о том, что у вас есть невыполненная задача. Он должен быть руководством к действию. Представьте, что даёте инструкцию самому тупому исполнителю - пусть в ней будет все предельно понятно. Во время редактуры составленного списка вы должны подумать, каким должен быть следующий шаг для решения задачи и предельно конкретно его записать.
Неправильно:
- Квартальный отчет.
- Подарок мужу.
- Развитие блога.
- Найти новую работу.
Правильно:
- Запросить у Иванова по e-mail данные об объемах продаж по всем позициям (перечислить)
- Посмотреть на Ozon модель бритвы в подарок мужу
- Составить контент план на месяц для блога, 10 статей.
- Отредактировать резюме на HH
Чувствуете разницу?
Первый список - только напоминает о том, что у вас висят невыполненные дела. Прежде, чем приступить к их выполнению, нужно еще подумать. А когда нужно подумать, сознание будет пытаться пропустить задачу, перескочить на более простую и понятную. Так сделайте понятными все свои задачи.
Второй список - готовое руководство к действию с понятным результатом следующего шага. При взгляде на второй вариант списка вам будет гораздо проще побороть собственную прокрастинацию и взяться за дело.
Этап IV: систематизация
Самый простой вариант систематизации: перенести дела, привязанные ко времени, в календарь. Остальные распределить по важности простым перетаскиванием вверх / вниз списка.
Важно: отныне вам нужно регулярно просматривать и обновлять этот список. Решите, как часто и в какое время вы будете это делать. Выполненные пункты, подумав, заменяйте следующими, всё также в формате готовой инструкции. Вы должны доверять этому списку, точно знать, что все дела зафиксированы и будут вовремя просмотрены вами (для дел, с привязкой ко времени, ставьте напоминания). Так вы разгрузите свою голову для задач более важных, чем попытки удержать дела в памяти.
Помните: мыслительный ресурс, который требуется на сложную работу, у любого человека ежедневно ограничен. Не расходуйте его там, где этого можно избежать.
Желаю вам продуктивного 2021 года!