Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году

18 февраля 2020 года руководитель Федерального Архивного Агентства (Росархива) подписал Приказ N 236 об обновлении списка типовой управленческой документации. Он изменяет нормативные сроки, предусмотренные для обязательного хранения документации по различным видам учета – налогового, кадрового и бухгалтерского. Рассмотрим внесенные изменения более детально.

Сроки хранения по видам документации

Специалисты Росархива подготовили разъяснения, в которых изложены изменения 2020 года, внесенные в правила хранения, которые подлежат обязательному выполнению в 2021 году. В частности, декларации по налогам и счета-фактуры юридических лиц требуется хранить дольше. Корректировки в сроках хранения остальных документов приводятся ниже.

Документы учета налогов:

• счета-фактуры – увеличение на год – с 4-х до 5-ти;
• сведения о доходах персонала, предоставляемые в налоговые органы – снижение до 5 лет (ранее документы требовалось хранить 75 лет);
• учетные книги по доходам и расходам хозяйствующих субъектов (ИП и ООО) на упрощенке - снижение до 5 лет, до внесения изменений предусматривалось постоянное хранение;
• расчеты по взносам на страхование сотрудников юрлиц– увеличение до 50/75 лет в зависимости от даты времени составления документации (соответственно - с 2003-го и до 2003-го года);
• карточки индивидуального учета выплат по страховым взносам – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки продлены до 50/75 лет (определяется по принципу, аналогичному описанному выше для расчетов по страховым взносам);
• декларации по налогам и обязательным сборам, предоставляемые в ФНС – увеличение с 5 до 6 лет;
• переписка с налоговыми органами в случае несогласия налогоплательщика со сведениями инспекторов – увеличение с 5 до 6 лет.

Документация бухучета

• документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах – увеличение до 10 лет при условии возмещения ущерба. В случае возбуждения уголовных дел документация хранится до момента принятия итогового решения;
• документы о выплате зарплаты и прочих выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки возрастают до 50/75 лет в зависимости от времени составления документов по описанному выше принципу.

Документы кадрового делопроизводства

• приказы о вынесении дисциплинарных взысканий и документы, на которых они основаны – снижение на 2 года - с 5-ти до 3-х;
• заявки о потребности в иностранных сотрудниках – снижение с 5 до 1 года;
• документы о текущем состоянии ТБ и ОТ на предприятии, а также мерах по его улучшению – снижение до 5 лет;
• учетные карточки, книги, базы данных по отпускам, журналы - увеличение с до 5 лет;
• документы учета аварий и несчастных случаев на производстве – снижение до 45 лет;
• графики выхода персонала в отпуск – увеличение с 1 до 3 лет.

Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению документов бухучета. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором расположились бы шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких хранилищ приведен в Правилах, утвержденных Приказом №526, изданным Минкультуры 31 марта 2015 года. С целью более эффективного управления хранением организация имеет возможность создать собственный архив. Исходя из объема документации, архив структурно оформляется самостоятельным административным подразделением, либо состоит в службе делопроизводства.

Нормативные сроки хранения документации

В результате внесенных изменений актуальные сроки хранения наиболее распространенных разновидностей учетных документов – по налогам, бухгалтерии и кадрам – приобрели следующий вид.

Налоговая документация:

• документы, обосновывающие сведения налоговых деклараций – как минимум, 4 года;
• расчеты и декларации по налогам, обязательным взносам и сборам – как минимум, 6 лет;
• счета-фактуры, выписанные в адрес контрагентов – 5 лет;
• журнал учета оформленных счетов-фактур – как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;
• книги учета покупок и продаж (вместе с дополнительными листами к ним) – как минимум, 4 года с момента последней записи;
• документы для подтверждения убытка или обоснованности уменьшения налогооблагаемой базы на УСН – на все время пользования льготой.

Бухгалтерская документация:

• первичная документация – как минимум, 5 лет по завершению отчетного периода;
• регистры бухучета –как минимум, 5 лет (дополнительное требование – проведение проверки или ревизии по отчетному году);
• внутренняя документация по учетной политике –как минимум, 5 лет (срок начинается календарным годом последнего использования документов).

Кадровая документация:

• по персональному составу компании (при оформлении до 2003 года) – 75 лет с момента составления;
• по персональному составу компании (при оформлении с 2003 года) – 50 лет с момента составления;
• не включенная в номенклатуру личных дел по предприятию – 75 лет;
• на премировании работников компании – как минимум, 5 лет;
• коллективные трудовые соглашения – как минимум, 10 лет;
• штатное расписание по предприятию – до закрытия юридического лица или прекращения им деятельности;
• календарный график выхода персонала в отпуск– как минимум, 3 года с даты прекращения действия документа;
• личная кадровая документация на сотрудника (оригиналы) – до непосредственного востребования, как максимум - 75/50 лет (с учетом времени оформления).

Действия после завершения срока хранения

Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию. Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию. Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.

Уничтожение документов может осуществляться двумя способами:

• передача в утилизацию (переработку), которая подкрепляется оформлением накладной. В ней указывается дата передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельное уничтожение– сжигание, измельчение шредером, выбрасывание в качестве бытовых отходов и т.д.

Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета

С начала 2020 года правила хранения налоговой документации регламентируются не только требованиями Налогового кодекса, но и положениями нормативных актов Росархива. Исходя из подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, подобные документы должны храниться, как минимум, 4 года.

Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.

Особенности хранения документов бухучета

Хранение этой группы документов регламентировано № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2011 года. Статья 29 Федерального закона определяет продолжительность нормативного срока хранения всей бухгалтерской документации, равную 5 годам.

Исключение составляют те документы бухучета, которые должны быть сохраняться, пока организация ведет свою деятельность. Пункт 1 ст. 29 устанавливает конкретные сроки по всем видам бухгалтерских документов. Они соответствуют действующим правилам государственного архивного дела. Поэтому с 18 февраля 2020 года сроки устанавливаются Федеральным Архивным Агентством. Они не должны быть меньше 5 лет.

Особенности хранения кадровой документации

При определении сроков хранения документов кадрового делопроизводства необходимо руководствоваться п. 8 раздела II Приказа Росархива №236. Сюда относится документация следующего характера:

• различные виды договоров – трудовые, гражданско-правовые, авторского заказа;
• личные карточки персонала организации;
• оригиналы персональной документации, не востребованные сотрудниками при прекращении трудовых отношений.

Нормативное время хранения кадровой документации, оформленной до наступления 2003 года, составляет 75 лет. Документы, составленные с начала января 2003 года, необходимо хранить не менее 50 лет. Впервые определены сроки хранения для некоторых категорий документов кадрового учета:

• о взысканиях дисциплинарного характера– 3 года;
• заявления о предоставлении документов, касающихся работы – как оригиналов, так и копий - 1 год;
• документы учета вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – 45 лет.

Работодатели имеют право хранить в организации копии личных документов только в случае получения согласия на обработку персональных данных со стороны сотрудника.

Санкции за нарушение хранения

Организации, нарушившие правила хранения документации, наказываются в соответствии с положениями НК и Кодекса об административных правонарушениях РФ. Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 тыс. руб., если налогоплательщик не сумеет предоставить учетные документы за налоговый период. В случае, если организация не предоставляет учетную документацию за несколько периодов, штраф возрастает до 30 тыс. руб. Если эти действия привели к снижению налогооблагаемой базы, то Федеральная налоговая служба вправе применить дополнительные санкции, размер которых составляет 20%от общей суммы недополученных налоговых отчислений, но не менее 40 тыс. руб.

Статье 15.11 КоАП РФ предусматривает административную ответственность должностных лиц за грубые нарушения правил хранения и учета бухгалтерской документации. В качестве наказания применяется штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. В случае повторного нарушения сумма штрафа возрастает в два раза. В ряде случаев применяется дисквалификация должностных лиц сроком на 1-2 года. Статья 13.20 КоАП РФ устанавливает штрафные санкции в размере от 300 до 500 руб., которые выносятся в качестве наказания при нарушении правил хранения документации в архиве.

_______________________________

Статья из нашего блога: https://uchet.ru/stati/novye-sroki-khraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2020-godu/