СЗВ-СТАЖ за 2020 в 2021 году: сроки сдачи и образцы заполнения формы

Под СЗВ-СТАЖ понимается специализированный отчет, который предоставляется работодателями в ПФР по итогам календарного года. За 2020 год следует отчитаться до 1 марта 2021-го. Основные правила оформления, требования к содержанию, последовательность заполнения СЗВ-СТАЖ детально рассматриваются в статье.

Необходимость оформления и сдачи

Обязанность начислять и платить взносы на страхование штатного персонала возникает у любого хозяйствующего субъекта при заключении с работником нескольких видов договоров – гражданско-правового, трудового, лицензионно или авторского заказа. Аналогичным образом определяется необходимость оформления отчета по форме СЗВ-СТАЖ. Кроме того, документ заполняется и в нескольких дополнительных к описанному случаю ситуациях:

• на внешних совместителей;
• на сотрудников с действующими договорами, но в отчетном периоде не работавших (например, находящихся в декретном отпуске);
• на единоличного участника ООО, исполняющего функции руководителя без оформления трудового договора.

К числу плательщиков взносов на страхование работников, которым требуется оформлять и сдавать СЗВ-СТАЖ, относятся:

• российские юрлица и их обособленные структурные подразделения;
• иностранные компании, работающие на территории РФ;
• физлица, зарегистрированные в статусе ИП;
• физлица без регистрации ИП, работающие частными детективами, нотариусами или адвокатами.

Форма и способ предоставления отчетного документа

Форма бланка отчета СЗВ-СТАЖ определена Постановлением №507п, изданным Правлением ПФР 6 декабря 2018 года. Документ использовался до октября 2020 года. С 13.10.2020 вступили в силу изменения, внесенные Постановлением Правления ПФР №612 от 2 сентября 2020 года. Их требуется учитывать при оформлении отчетов в наступающем году.

Изменения коснулись исключительно правил составления. Бланк документа остался неизменным. Он доступен для скачивания по ссылке.

Установленные на сегодняшний день правила допускают два варианта предоставления СЗВ-СТАЖ. Юридические лица и ИП с количеством сотрудников менее 25 имеют возможность подать отчет в бумажном или электронном формате. В первом случае используется один из двух способов:

• личное посещение отделения ПФ РФ руководителем хозяйствующего субъекта или его законным представителем;
• отправка заказным письмом с описью вложений Почтой России.

Юридические лица и ИП с численностью наемных сотрудников, равной или превышающей 25 человек, предоставляют отчет РСЗ-СТАЖ исключительно в электронном формате. Для этого используются дистанционные онлайн-сервисы, в том числе – размещенные на официальном сайте ПФР.

Сроки и место предоставления отчета

СЗВ-СТАЖ является ежегодным отчетом, а потому предоставляется в ПФР по итогам календарного года. Срок сдачи отчетного документа – не позднее 1 марта года, наступающего за отчетным. В 2021 году указанная дата приходится на понедельник, а потому срок сдачи никуда не сдвигается.

Отчет предоставляется в отделение ПФР, которое располагается:

• для юрлиц – по месту их регистрации;
• для ИП и других физлиц – по месту их проживания.

Важно. Необходимость оформления и сдачи СЗВ-СТАЖ обособленными подразделениями возникает при выполнении двух обязательных условий. Первое – самостоятельное начисление и выплата зарплаты сотрудникам. Второе – наличие расчетного банковского счета.

Законодательство предусматривает несколько случаев сдачи СЗВ-СТАЖ не только по итогам, но и в течение отчетного года. В их число входят следующие ситуации:

• выход одного из работников на пенсию. Работодатель обязан предоставить в ПФР отчет по форме СЗВ-СТАЖ. На это ему предоставляется 3 дня с момента приема заявления сотрудника о назначении пенсии. Необходимо отметить, что отчет заполняется по специальному формату данных – «Назначение пенсии»;
• ликвидация юрлица или ИП. Срок предоставления СЗВ-СТАЖ для юрлица – до истечения месяца с момента утверждения промежуточного баланса, который называется ликвидационным. ИП подают отчет до истечения месяца с даты принятия решения о ликвидации;
• банкротство юрлица или ИП. Организация или предприниматель должны отчитаться о стаже наемных работников до того момента, как конкурсный управляющий предоставит в судебный орган отчет об итогах конкурсного производства;
• создание новой организации выделением из существующей или присоединение юрлица к другой фирме. В обоих случаях требуется отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ не позднее даты подачи документации о внесении корректировок в ЕГРЮЛ;
• увольнение работника. Отчет должен быть передан сотруднику непосредственно в день увольнения вместе с другими обязательными документами – трудовой книжкой, сведениями о размере ЗП и т.д.;
• требование сотрудника. Крайний срок передачи документа в ответ на соответствующее заявление сотрудника – 5 дней с момента его получения и регистрации в приемной организации;
• прекращение адвокатского статуса. СЗВ-СТАЖ подается в ПФР вместе с заявлением о снятии с учета в статусе страхователя.

Важно. Подача промежуточного отчета при выходе работника на пенсию не освобождает от внесения данных о его стаже в годовую отчетность по форме СЗВ-СТАЖ.

Последовательность и правила оформления

Положения Постановлений №507п и №612п предусматривают включение в СЗВ-СТАЖ 5 разделов. Три первых являются обязательными. Разделы 4 и 5 требуется заполнять только в том случае, когда бывший работник хозяйствующего субъекта оформляет пенсию.

Раздел 1

Включает основные данные о страхователе, в качестве которого выступает работодатель. Основная информация, необходимая для заполнения этого раздела отчета – название, регистрационный номер, КПП, ИНН – содержится в регистрационной и учредительной документации.

Кроме того, в первом разделе указывается тип документа. Он обозначается знаком «Х», который ставится напротив одного из трех вариантов:

• «Исходная». Информация о стаже работников предоставляется впервые;
• «Дополняющая». Работодатель подает скорректированный отчет, так как предыдущий вариант содержал ошибки или был неполным;
• «Назначение пенсии». Такой формат документа используется при выходе работника на пенсию.

Раздел 2

Включает данные об отчетном периоде. Для СЗВ-СТАЖ любого формата – итогового или промежуточного – указывается отчетный год. В рассматриваемом случае речь идет о 2020-м.

Раздел 3

Самый информативный раздел. Включает сведения непосредственно о стаже трудовой деятельности работника. Они размещаются в таблице, состоящей из 14 столбцов:

• первая графа содержит порядковый номер строки;
• в столбцах со 2-го по 5-й указываются личные данные сотрудника – ФИО и СНИЛС;
• столбцы 6 и 7 используются для размещения данных о начале и окончании работы сотрудника (при назначении на пенсию указывается дата выхода на нее);
• в 8-м столбце отмечаются специальные территориальные условия труда (при их наличии), предоставляющие право на досрочный выход на пенсию;
• графа 9 используется для указания особых условий труда, предусматривающих уплату страховых взносов на пенсионное обеспечение по повышенному тарифу и дающих право на увеличение пенсии;
• столбец 10 заполняется при наличии документально подтвержденных особых условий работы. Содержит информацию о коде основания для исчисления трудового стажа. Применительно к 2020 году в 10 столбце указывается код “ВИРУС”, который применяется по отношению к медицинским работникам, оказывающим помощь больным COVID-19, что выступает важным нововведением 2020 года. Внесение кода “ВИРУС” автоматически означает указание в графе 9 одного из двух кодов особых условий труда - или 27-1, или 27-2. Другой вариант указания этого фактора - отметка в графе 12 в виде одного из следующих кодов 27-Г, 27-ГДРХ, 27-СМ, 27-СМХР;
• в следующей графе размещаются сведения, дополнительные по отношению к данным, указанным в столбцах 6 и 7. Они также обозначаются кодом, формат которого регламентируется Постановлениями №507п и №612п. Например, код «ДЕТИ» показывает пребывание в отпуске за ребенком в возрасте до полутора лет. Для временных промежутков с обычным режимом работы указывать код в графе 11 не требуется;
• столбцы 12 и 13 содержат сведения об основаниях для досрочного выхода работника на пенсию. Данные проставляются в соответствии с классификатором, который размещен в одном из приложений к Постановлениям №507п и 512п.

Важно. Наличие территориальных или особых условий труда, а также оснований для досрочного выхода на пенсию указывается только для тех временных периодов, когда сотрудник работал. Например, на время декретного отпуска соответствующие ячейки не заполняются.

• 14-й столбец заполняется в единственном случае – работник увольняется в последний день календарного года. В подобной ситуации в соответствующей ячейке ставится дата, для рассматриваемого документа – 31.12.2020 г.

При заполнении третьего раздела необходимо руководствоваться следующими дополнительными правилами:

• ФИО сотрудника следует указывать стандартно – в именительном падеже;
• каждому работнику отводится отдельная строка;
• при заключении с ним в течение отчетного года (в данном случае – 2019-го) нескольких договоров разного с юридической точки зрения характера (трудовой, лицензионный, авторский или гражданско-правовой), данные по каждому из них указываются в отдельной строке. Личные сведения о сотруднике – ФИО и СНИЛС – указываются однократно.

Раздел 4

Включает информацию о суммах взносов - начисленных или уплаченных - в рамках обязательного пенсионного страхования. Необходимость в заполнении раздела возникает только в том случае, когда документ составляется в формате «Назначение пенсии», то есть при выходе работника на пенсию. Важный нюанс оформления – отметка «Х», которая показывает, совершал ли работодатель выплаты на пенсионную страховку по дополнительному тарифу.

Раздел 5

Необходимость заполнения раздела определяется аналогично предыдущему. Раздел оформляется при выходе работника на пенсию в рамках государственного или досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

В подвале документа находятся стандартные для подобных отчетов сведения:

• должность ответственного сотрудника (руководителя);
• дата составления отчета;
• подпись руководителя и ее расшифровка;
• место для печати (при наличии таковой).

Образец заполненного отчета

Пример заполнения отчета СЗВ-СТАЖ за 2020 год доступен для скачивания по ссылке. С его помощью можно отметить несколько существенных моментов:

• срок сдачи должен укладывается в установленные рамки;
• обозначен тип данных, которые содержатся в отчетном документе – исходные сведения;
• заполнены основные реквизиты как работодателя (номер регистрации в ПФР, ИНН, КПП, название в кратком виде), так и работников (ФИО полностью, СНИЛС);
• отсутствие оснований для досрочного выхода на пенсию, а также особых или территориальных условий работы показано пустыми ячейками в соответствующих графах таблица;
• разделы 4 и 5 не заполнены, так как оформление отчета не связано с выходом работника на пенсию;
• в нижней части СЗВ-СТАЖ размещается традиционный набор реквизитов в виде места для печати, даты составления отчета, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя налогоплательщика.

Отчетность в ПФР по форме ОДВ-1

Действующие в настоящее время правила отчетности за наемных работников предполагают сдачу СЗВ-СТАЖ вместе с еще одним документом схожего формата – отчетом ОДВ-1. Он содержит сведения о страхователе обобщающего характера.

Данный отчетный документа также включает в себя 5 разделов:

• первые два из них имеют такой же вид, как в СЗВ-СТАЖ;
• третий раздел представляет собой перечисление отчетных документов с указанием количества застрахованных работников, данные о которых предоставляет работодатель;
• заполнение раздела 4 при одновременной подаче СЗВ-СТАЖ не требуется (его оформление необходимо в том случае, если ОДВ-1 подается вместе с другими отчетными документами, например, СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР;
• необходимость заполнения пятого раздела возникает, когда в СЗВ-СТАЖ заносятся данные о работе, как минимум, одного сотрудника в условиях, предоставляющих право досрочно оформить пенсию.

Типичные ошибки при оформлении СЗВ-СТАЖ

Наиболее часто налогоплательщики допускают следующие ошибки при заполнении рассматриваемого отчета:

• неточное указание временных периодов трудовых взаимоотношений с сотрудником;
• неправильное написание ФИО работника;
• объединение данных, касающихся трудового стажа по договорам различного правового характера;
• при подаче в электронном формате – использование для подписи документа неподходящей ЭЦП.

Штрафные санкции за нарушение правил оформления или сроков сдачи СЗВ-СТАЖ

Вид и величина санкций, предусмотренных за нарушения сроков предоставления или правил оформления СЗВ-СТАЖ, определяются характером проступка. За каждого сотрудника, данные о котором не включены в отчет, работодателю придется заплатить штраф в размере 500 рублей.

Аналогичное наказание – денежный штраф - на сумму 1 тыс. руб. выносится в том случае, если работодатель не выполнил требование об обязательной подаче отчета в электронном формате, установленное для ИП и юрлиц с численностью штата 25 и больше сотрудников. В дополнение к этому на сумму 300-500 рублей наказываются ответственные должностные лица.

Более серьезные штрафы предусмотрены за непредставление сведений персонифицированного учета по запросу сотрудника. В этом случае организация заплатит от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а ИП или должностное лицо компании – от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.

При обнаружении неточностей или ошибок в адрес работодателя высылается соответствующий протокол. Налогоплательщику предоставляется 5 дней на то, чтобы устранить выявленные проблемы. В этом случае, как и при самостоятельном обнаружении и исправлении ошибок, штраф для работодателя не предусмотрен.

Резюме

Форма СЗВ-СТАЖ – ежегодный отчет, предоставляемый работодателем в ПФР. В ряде случаев требуется оформление документа в течение отчетного года.

Требования к заполнению и бланк рассматриваемого отчетного документа утверждены ведомственным актом ПФР. Порядок оформления СЗВ-СТАЖ определяется в зависимости от условий труда штатного персонала ИП или юрлица.

Работодатели обязаны отчитаться за 2020 год с применением формы СЗВ-СТАЖ не позднее 1 марта 2021-го. Допускается досрочная сдача отчетного документа. При численности персонала до 25 человек разрешается предоставления отчета как в бумажном, так и электронном формате. При превышении указанного ограничения СЗВ-СТАЖ подается исключительно в электронном виде.

_______________________________

Статья из нашего блога: https://uchet.ru/stati/szv-stazh-za-2019-v-2020-godu-sroki-sdachi-i-obraztsy-zapolneniya-formy/