Я никогда не задумывался над темой фасилитации и групповых обсуждений. Как любой человек, который погружен в постоянные собрания и встречи, этот пункт казался чем-то обычным и неинтересным. Ну совещание, ну планерка...как-нибудь обсудим, в конце концов сам накидаю идей и разойдемся, пока не случилось вот что...
ЧТО У МЕНЯ СЛУЧИЛОСЬ
Сотрудники перерестали предлагать идеи, а следовательно и болеть за эти идеи они стали намного меньше
На горизонте нарисовалось годовое планирование, к которому нужно было готовиться
Эту тему я начал изучать перед нашим мероприятием по итогам года. Захотелось сделать что-то особенное, что отличалось бы от обычных встреч, флипчартов и подобных форматов, которые уже были и не раз. Сложность состоит в том, что у нас небольшая команда, которую фасилицировать с одной стороны проще, а с другой стороны выше риски ошибки и что люди закроются.
Если попытаться посмотреть на групповое обсуждение в теории, то оно будет выглядеть примерно так. Можно сказать, что с фасилитацией или без оно пройдет в таком формате. Группа сама себя организует, распределит роли и начнет что-то делать... вопрос, конечно, что и как долго это это будет продолжаться.
ФОРМИРОВАНИЕ
Этот этап, на мой взгляд, самый сложный для работы. Необходимо задать направление работы группы и сформулировать правила.
ХАОТИЧНОСТЬ
Этот этап неизбежен, что бы не делал фасилитатор, группа должна пройти через этот момент.
НОРМИРОВАНИЕ
Здесь появляются лидеры, которые формируют дальнеший план работы группы. Фасилитатор здесь должен помочь подключить всех участников, иначел лидеры кого-то забудут.
ПРОДУКТИВНОСТЬ
Здесь группа работает сама и нужно только направлять ее и следить, чтобы не выпали все элементы, которые важны.
УГАСАНИЕ
Если это угасание, то нужно подводить итоги. Однако очень часто это просто период фрустрации и нужно дать группе новый толчок.
Кроме этапов через которые проходит дискуссия, есть еще и другие моменты, которые следует принимать во внимание. Здесь речь идет о генерации идей.
- На начальном этапе сотрудники предлагаю много разных идей, которые разлетаются в самых разных направлениях. Именно поэтому этот называется расхождение.
- В рамках зоны дискомфорта замедляется предложение идей замедляется и начинается критика и внутренние противоречния
- На последнем шаге группа оставляет ключевые идеи, которые не только прошли проверку командой, но и вообще реализуемы на практике.
Реальная группа - это сложно. Это не кино, где все дружно командой обнимаются и предлагают кучу идей. Группа - это сочетаний комплексов, обид, амбиций и бесконечных мыслей, что каждый работает больше других.
Поэтому когда мы начинаем обсуждения и совместную работу стоит помнить о графике ниже и не принимать близко к сердцу, если ваши сотрудники тормозят или находятся на этапе "самый умный". Это вовсе не означает, что вы плохо работаете. Эти этапы нужны и я бы даже сказал неизбежны.
ЗАЧЕМ
Количество совещаний растет и большая часть из них, как говорят опросы, бесполезны. Сотрудники уже приходят на негативе, поэтому их нужно переубедить.
КТО КУДА
В этот период, чтобы изобразить активность понемногу начинают появляться какие-то идеи для галочки.
САМЫЙ УМНЫЙ
В этот момент в аудитории кончается терпение у "самого умного" и он начинает "спасать" мир.
О НАБОЛЕВШЕМ
Когда "самый умный" уже устал вещать миру свои идеи, вступают остальные ряды и тут важно не потерять группу.
КОГДА ОБЕД?
Когда гении устали, а массы быстро выпалили то, что у них копилось на протяжении часа, аудитория быстро теряет силы и смотри на часы.
Я не зря выделил на этой картинке два типа идей, которые мне встречались в рамках мозговых штурмов и совещаний.
- Новые гениальные идеи - самый распространённый тип идей. Так уж устроен человек, что он хочет быть автором и творцом. Это неплохо и даже хорошо, когда ваши сотрудники хотят быть творцами. Однако на моей практике очень часто за этим скрывается незнание работы других коллег. Таким образом гениальные "инновации" часто дублируют то, что уже есть в фирме, только для того, чтобы очередной новый сотрудник доказал свою состоятельность.
- Как допилить старые - самый редкий тип идей. В большинстве случаев творческие люди, а я надеюсь, что они у вас работают, хотят создать что-то новое. В этом стремлении доработка существующих вещей ниже их достоинства. Поэтому и плодятся системы и сайты, отчеты и файлы.
В рамках своего мероприятия я сделал несколько вещей.
- Разделил людей на пары, чтобы каждый мог сгенерить идеи в паре и получить опыт взаимодействия с другими сотрудниками
- Каждой паре дал бланк где сразу были разбиты идеи на блоки - улучшение старого и придумывание нового
- Составил для себя тайминг и следил за ним, чтобы люди не выбелись из графика.
- По окончанию мероприятия сразу составил список идей и запустил он-лайн голосование, чтобы люди проставили свои оценки той или иной идее.
- В режиме реального времени показал сотрудникам рейтинг тех или иных идей
Какие выводы я сделал для себя и что могу порекомендовать?
Для себя я сделал вывод, что нужно заранее подготовить блоки, которые генерит группа. Если не планируешь обсуждение и направления в которых люди работают, то мысли и креатив нескольких лидеров приведут их к тому, что ты никогда не сможешь реализовать. В итоге все демотивированы, обижены, они тут для тебя... а ты... На такие вещи у всех память прекрасная, они могут не помнить, что вы для них сделали, но вот где вы проигнорировали их гениальные предложения, все запомнят.Второй вывод - это все время тусовать людей между собой, иначе они устанут друг от друга. Подобные спланированные переходы позволят всем членам группы получить опыт друг с другом.