Для решения каких задач практически всегда рентабельно проводить собрания и летучки?
- Поиск, выработка и принятие решений
- Синхронизация в целях и задачах
- Прояснение ожиданий, отношений, ролей, целей и задач друг друга
- Предоставление обратных связей
- Обучение и развитие
- Контроль ключевых процессов и проектов
Все собрания, планёрки и летучки можно разделить на 2 класса:
- Операционное тактическое (менеджмент задач) – СРОЧНО.
- Предпринимательское стратегическое (генерация идей, мозговые штурмы) – ВАЖНО
Дальше весь вопрос в том, как не превратить полезное и рентабельное, правда необходимое собрание в сжигание и трату времени. Это вопрос качества и культуры их проведения.
Как часто нужно проводить собрания и планерки?
🔵 Стратегические сессии (собрания) – ВАЖНО:
- 1 раз в год обязательно длительностью 2-3 дня
- Или 1 раз каждые полгода длительностью 1-2 дня
- Или 1 раз в квартал длительностью 1 день
🔵 Операционные еженедельно – СРОЧНО:
- 1 раз в неделю
- Или 2 раза в месяц
🔵 Ретроспективные встречи – ВАЖНО:
- 1 раз в месяц
- Или 1 раз в квартал
🔵 Летучки до 30 минут в стендап формате 1-2 раза в неделю – СРОЧНО
🔵 Тет-а-тет в соответствии с индивидуальными договоренностями – СРОЧНО / ВАЖНО
🔵 Мозговые штурмы / творчество и новаторство – разная частота в зависимости от целей, задач бизнеса и ситуации, а также подразделения: может быть 1 раз в месяц, а может 1 раз каждые полгода – ВАЖНО
В ситуации с собраниями типа «ВАЖНО» вам не нужно заботиться о том, сколько это отнимает времени, польза кратно превышает затраты. В случаях с собраниями типа «СРОЧНО» усредненный бэнчмарк – совокупно на все собрания не больше 4 часов в неделю.
Что точно должно быть, чтобы летучки и собрания не были тратой времени?
- Готовиться к собранию / встрече
- Наличие всех необходимых людей: Capi* (людей с достаточным уровнем власти, влиятельности и полномочий по решаемому вопросу)
- Обязательная модерация собраний (наличие правил, алгоритма / процедуры конкретного типа собрания)
- Правильная / подходящая атмосфера (в соответствии с типом собрания)
- Фиксация договоренностей (на ком следующие шаги и какие они – все понимают одинаково)
Читайте в первой части, сколько компания может потерять при собрание руководителей, а также какую извлечь прибыль
Вступайте в сообщество профессиональных менеджеров, чтобы получить ещё больше знаний и практического опыта.
Больше полезной информации на нашем сайте.