Для начала стоит разобраться в том, что такое электронный документооборот. Электронный документ – это любой ворд или пдф файл подписанный электронной подписью и отправленный специальным образом. Такой документ можно отправить просто по электронной почте, но многие документы содержат коммерческую или государственную тайну поэтому отправлять по почте небезопасно. Для этого существуют операторы электронного документооборота, которые представляют собой сервис передачи документов по защищенным протоколам.
Зачем нужен электронный документооборот на предприятии?
Во-первых, бумажный документооборот связан с временными задержками. Для начала работы с клиентом необходим счет, договор и потом подписанные накладные, и акты выполнениях работ. На всех этапах идут согласования, подписи, печати и только потом они передаются контрагенту, где они проходят такой же процесс. Потом они отправляются почтой и все это занимает достаточно много времени. В электронном документообороте все документы подписываются электронной подписью и мгновенно доставляются адресату. Все документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы.
Во-вторых, электронный документооборот упрощает обмен документами между бизнесом и государством. Сюда относятся: электронная отчётность, требования ФНС, госзакупки, а также работа с судами и федеральными службами
Электронный документооборот делится на два типа: внутренний и внешний.
Внутренний ЭДО — это движение документов внутри организации между структурными подразделениями. К таким документам можно отнести: приказы, инструкции, и прочие внутриорганизационные документы.
Внедрение внутреннего документооборота имеет ряд преимуществ:
Минимизация затрат на распечатку документов
Контроль над временем, затраченным на обработку любого документа
Позволяет избавиться от бумажного архива так как все документы хранятся на защищенных серверах
Внутренний ЭДО может сократить расход на бумагу и ускорить обмен информацией между руководством и сотрудниками. Также в системе электронного документооборота возможно устанавливать различные статусы для документов, а также просматривать время, затраченное на обработку документов.
Внешний ЭДО — это обмен документами между организацией и всеми контрагентами, клиентами и контролирующими органами. Соответственно делятся на два типа B2B и B2G.
Внедрение внешнего документооборота имеет ряд преимуществ:
· Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро, просто и безопасно для конкретных случаев.
· Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
· Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
· Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
· Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.