Проверяйте авансовые отчеты, которые сдают сотрудники, тщательнее. В них могут находиться “ненастоящие” чеки. Организации стали жаловаться, что несут убытки по расходам на проезд командированных сотрудников. Сотрудники стали предоставлять странные чеки на проезд на автобусе до аэропорта и обратно. С одной стороны, затраты сотрудников компания обязана возместить, но с другой, списывать такие расходы опасно.
Если чек, который принес сотрудник выглядит странно, возможно, стоит проверить его законность.
А если чек содержит QR-код, то возможно, он не является чековым.
«Вполне вероятно, что происходит нарушение законодательства. Но есть важные оговорки. К примеру, это может быть ИП без наемных рабочих, который вправе не применять ККТ до 01.07.2021. Либо билет реализован кондуктором или водителем, тогда меры ответственности к нему не применяются до 01.07.2020» - отмечает Алексей Батырин, начальник организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля Федеральной налоговой службы.
Напоминаем, что до момента принятия и начала срока действия закона №129-ФЗ, в каждом транспортном средстве, где продаются проездные билеты, должен был быть кассовый аппарат.
Правила работы с контрольно-кассовым аппаратом уже изменились и новые правила из закона № 54-ФЗ оптимизируют работу с кассами в общественном транспорте. Перевозчики могут использовать следующую схему работы:
1. Организации могут использовать так называемую “облачную” кассу. То есть компания может иметь всего один кассовый аппарат на весь автобусный парк (подп. 2 п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
2. Компании могут и в принципе не печатать кассовый чек, а отображать QR-код на дисплее валидатора или терминала водителя (п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
То есть, если пассажир все же хочет получить свой кассовый чек, он может отсканировать со своего мобильного телефона QR-код и получить кассовый чек на свою электронную почту. Такая схема уже успешно работает для вендинговой отрасли.
Но здесь следует отметить, что если в транспорте отсутствует валидатор или у водителя нет специального терминала, то код можно наносить непосредственно на чек или проездной билет, который распечатывает водитель (п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
3. На проездных билетах должно быть достаточно сведений для получения кассового чека в электронном виде. Причем получить их можно бесплатно на информационных ресурсах ОФД или ИФНС.
По Трудовому кодексу работодатель обязан возместить расходы на проезд командированному сотруднику, но с учетом правил, которые закреплены во внутренних документах.
Компании вправе списывать стоимость проезда, но только при наличии подтверждающих документов. Порядок подтверждения расходов зависит от того, в какой форме приобрели проездной билет – бумажной или электронной.
======
Чтобы избежать проблем, доверьте ведение бухгалтерии профессионалам - Моё дело. Бухобслуживание.
Бухгалтер, кадровик, юрист и бизнес-ассистент полностью возьмут на себя ответственность за ваш бухучет.