Дела имеют свойство накапливаться как снежный ком. 10 ежедневных задач на работе + 3 срочных, которые появились минуту назад и должны быть выполнены в течение часа. А после этого, будь добр, выполнить миллион заданий по пути домой. И не забудь про дела непосредственно дома. И, конечно, найди хотя бы час на саморазвитие. Ну, и как тут не сойти с ума от стресса?
Довольно часто неправильное управление временем и делами ведет к повышенной тревожности. Мы начинаем переживать, что снова ничего не успеваем, делаем 1 дела — появляется 3 новых, жить ради себя не успеваем вообще, и конца края всему этому безобразию не предвидится.
Тревога же — первый шаг к хроническому стрессу, последствия которого намного хуже и тяжелее, чем тяжелый взгляд начальника, когда вы не успели выполнить задание.
Лучшее, что мы можем сделать в такой ситуации, это научиться правильно планировать дела и время, особенно, если снизить количество срочных заданий пока не представляется возможным. Интересную методику продуктивного тайм-менеджмента Марк Форстер, автор книги «Сделай это завтра и другие секреты управления временем».
Цитата из саммари:
Количество дел можно сократить, если научиться их правильно ранжировать. Вместо важности и срочности автор рекомендует руководствоваться обязательствами. Дела возникают в результате обещаний, которые мы дали другим людям.
Чем отличается метод Форстера от других общепринятых? Вам наверняка известен способ, который в народе называется «есть слона по кусочкам». Проще говоря, вы делите весь пул задач за день по частям, распределяя их по срочности. Сперва выполняете самые срочные, самые крупные или самые неприятные. (Это как сперва с трудом, но осознавая всю пользу, съесть невкусные вареные овощи, а потом перейти к аппетитному стейку.) И только потом переходите ко всем остальным.
Так вот, Форстер предлагает начинать с выполнения менее срочных задач, а точнее опираться на срочность во вторую, а то и в третью очередь. На первое место он ставит принцип обязательств. Такой подход, на первый взгляд странный, имеет вполне логичные обоснования и, более того, подкреплен многочисленными успешными примерами.
Также в книге можно найти 7 принципов управления временем:
- Ясное видение — четкое осознание целей и действий, которые нужны для их достижения.
- Одно задание за раз — не переполняйте себя зазря, не «давитесь» делами, это не поможет сделать больше.
- Регулярность — как и в случае с физическими упражнениями, упражнения для мозга (выполнения заданий) держат голову в тонусе и помогает в перспективе справляться с делами быстрее, если вы трудитесь регулярно.
- Мера — необходимо определять пределы заданий, например, сроки их выполнения или объем работ («напишу еще 3 листа и отдыхать!»).
- Завершенность — день должен начинаться с закрытого списка дел, который вы составили таким образом, чтобы не добавлять новых задач в течение дня; день должен завершаться закрытым списком дел, которые вы выполнили в течение суток. Регулярно проводите ревизию своих задач.
- Не отвлекайтесь — пять минут в фейсбуке не поднимут вашу социальную ответственность, но крайне негативно скажутся на продуктивности; кстати, добавление в список новых дел тоже отвлечение, уловка мозга, которую он использует, чтобы увести вас от работы.
- Обязательства — увы, без преданности тому, чем вы занимаетесь, и понимания, зачем вы это делаете, продуктивно выполнять задачи вряд ли получится.
****
В книге вы также узнаете, как отличить реальное выполнение дел от видимости, научиться правильно ранжировать задачи и выбирать правильное время для их выполнения. Прочитать краткое содержание книги в виде саммари, где отобраны ключевые идеи и описана сама суть книги, вы можете на нашем сайте (жмите ссылку выше!) или в удобном мобильном приложении. Первая неделя чтения совершенно бесплатна :)