Когда дело доходит до встречи, нужно прийти на нее полностью подготовленным. Необходимо быть готовым заявить о проекте, ради которого собираются люди, а затем показать все материалы, которые были собраны. Есть 14 фишек, зная про которые, можно составить грамотный план и подготовить продуктивную встречу.
Первое
Первое, что нужно сделать, это подумать обо всем, что понадобится для встречи. Если нужен проектор, он должен быть установлен в помещении до начала собрания. Нужно прийти на собрание за час или два до начала и убедиться, что все оборудование, которое будет использоваться, в наличии и исправно. Это время для докладчика, чтобы подготовить помещение. Возможно, придется переставить мебель, чтобы каждый мог с комфортом увидеть презентацию.
Второе
Прежде чем приступить к обустройству помещения собрания, нужно подготовить повестку дня, чтобы все точно знали, о чем идет речь. Повестка может быть отправлена заранее участникам по электронной почте или по факсу, чтобы все точно знали, к чему следует подготовиться. Это сделает встречу организованной, потому что будут представлены все данные и таблицы, которые понадобятся группе. Поскольку каждый будет в курсе того, о чем идет речь, то подготовится со всеми своими заметками и комментариями.
Третье
Если проводить собрание, на котором будет присутствовать много человек, то понадобятся микрофон, усилитель и колонки.
Четвертое
Не нужно писать полную речь, достаточно карточки для заметок, чтобы напомнить о ключевых моментах. Таким образом, важная часть презентации не будет пропущена. Карточки можно держать в руках во время встречи или оставить их на трибуне для справки.
Пятое
Если нет уверенности в том, как долго будет продолжаться собрание, то можно отменить все остальные собрания и мероприятия на оставшуюся часть дня. Таким образом, не будет спешки и встреча пройдет в спокойной обстановке. Кроме того, другие люди, которые участвуют во встрече, также оценят этот жест.
Шестое
Перед встречей желательно устроить «пробный заезд». Таким образом, можно успокоить свои нервы, написав и произнеся складную речь. Кроме того, это даст уверенность, что речь звучит убедительно.
Седьмое
Во многих отелях есть страница с советами по планированию собраний, но когда дело доходит до собраний целых компаний, то немногие из них будут полезны. В основном советы написаны для проведения свадьбы и тому подобного, а не для бизнес-пользователей. Встречающая сторона показывает местные достопримечательности, но забывает добавить информацию о транспортном сообщении, местной курьерской службы, прогнозах погоды и многое другое - все, что организатор может не предусмотреть.
Восьмое
Не нужно выполнять работу самостоятельно. Даже если это только небольшая функция, необходимо делегировать ее помощнику, чтобы дважды проверить, решен ли тот или иной вопрос. Если специальный организатор мероприятий уже имеется, нужно постоянно быть с ним на связи.
Девятое
Чтобы сэкономить, можно договориться с поставщиками, которые находятся непосредственно на месте проведения встречи. Это включает в себя развлечения, бизнес-инструменты, питание, торговые стенды и все, что может понадобиться. Если арендодатель помещения для встречи предоставляет список компаний, с которыми они работали в прошлом, то это сэкономит время на поиски. Уже могут быть готовы ссылки на все, от расписания встречи до бронирования билетов на поезд.
Десятое
Нужно быть абсолютно уверенным, что все участники знают, как добраться до места встречи и до аэропорта. Когда дело доходит до информации о путешествии, люди будут в первую очередь обращаться к организатору встречи. Они будут путешествовать из самых разных точек и различными способами. Это означает, что организатор должен иметь краткую информацию о поездах, автобусах, аэропортах, международных маршрутах и прокате автомобилей.
Одиннадцатое
Далее необходимо убедиться, что на месте проведения встречи есть все необходимое для телекоммуникаций, доступа в интернет и подключения проектора, конференцсвязи и пр. В идеале, если на месте будет все это оборудование, но если нет, чтобы не упаковывать свой собственный ИТ-отдел в пакет перед полетом, то лучше, найти компании, готовые предоставить международным делегатам все, что им нужно для успешной конференции, и доставить оборудование прямо к месту проведения собрания.
Двенадцатое
По мере приближения даты желательно подумать о том, чтобы провести «пробный забег» с некоторыми из ваших коллег. Чем больше планирования и подготовки, тем спокойнее все пойдет.
Тринадцатое
Если это не относится к семейным вопросам, то участники встречи не должны принимать звонки во время ее проведения. Если человек решил принять вызов, то он должен выйти из помещения, чтобы не мешать другим и не прерывать мероприятие.
Четырнадцатое
Наконец, последний совет, которому нежно следовать, если что-то пойдет не так: без паники! Необходимо успокоится, взять себя в руки и найти выход из сложившейся ситуации. Все предусмотреть невозможно.