У каждой организации в процессе деятельности ежедневно образуются бумажные документы - договоры, счета, накладные, акты, чеки, ведомости, справки, приказы, служебные записки... Как разобраться в огромном количестве бумаг, нескончаемом потоке разнообразной документации, что можно выбросить, что необходимо оставить, куда прикрепить или подшить, и нужно ли это вообще делать? Особенно, если сотрудников немного (а их постоянно не хватает), а порядок просто необходим. Для этого существуют специально обученные люди - архивисты-документоведы или, по-старинке, архивариусы. Профессия архивиста в чём-то сродни профессии библиотекаря, и не только потому, что внешне архив и библиотека похожи. Оба специалиста пользуются примерно одинаково составленными справочниками для поиска нужной информации, принципы систематизации и упорядочивания документов и книг тоже похожи. В специализированных учебных заведениях чаще всего обучают обеим профессиям. Разница в том, что библиотекарь работает с разнообразной информацией, ведь каждая книга по определению уникальна, а архивист имеет дело с однотипными документами, отличающимися лишь содержанием. Но требования к формированию, оформлению, хранению документов гораздо жёстче.
Каждый вид документов имеет срок хранения. Это значит, что по истечении этого срока данные документы могут быть уничтожены, что позволяет освободить место в офисе или хранилище. Но просто так, взять и выкинуть их на помойку или отправить в печь нельзя, это может быть чревато довольно серьёзными правовыми последствиями, вплоть до уголовного наказания. Чтобы подобные неприятности не произошли, для законного уничтожения документов нужно провести экспертизу их научной и практической ценности.
Сроки хранения документов определяются специальными Перечнями. Для управленческой, бухгалтерской, иной текущей в делопроизводстве документации действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Для технической - Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182). Существуют также иные, специальные отраслевые Перечни.
Сейчас готовятся новые редакции документов, завершается разработка правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Готовится к выпуску новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.
Мы стараемся следить за новостями архивного дела, и разместим новые редакции на нашем сайте.
Сам процесс выделения к уничтожению и последующей утилизации мы уже описывали в нашей статье. При небольшом объеме документов в компании вы вполне можете справиться собственными силами, но лучше обратиться к профессионалам. То есть, к нам :).
Подписывайтесь на наш канал, ставьте лайки и рекомендуйте нас знакомым и друзьям.
Наши страницы в соцсетях: Фейсбук, Инстаграм, ВК. Будем рады видеть Вас в числе наших подписчиков!