Сегодня я расскажу о 5 основных ошибках, допускаемых специалистами СМК при построении системы.
1я ошибка, которая является одной из наиболее серьезных – специалисты пытаются всю систему создать сами. Важно понимать, что СМК – это прежде всего система управления и это система управления всем предприятием. И, поэтому, задачей специалиста СМК является не создать что-то с нуля, не разобраться во всех тонкостях каждого действия – иначе он просто захлебнется в работе. Задача специалиста – организовать работу специалистов разного уровня в единой системе. Например – организовать написание процедур в определенном формате, а не описать все процедуры. Эта ошибка приводит к серьезнейшим негативным последствиям для организации в части связанной с восприятием СМК.
2-й ошибкой является излишнее регламентирование системы. Важно помнить, что количество регламентови их жесткость не означает качество системы. И более того часто приводит к негативным последствиям. Чем больше вы разработали таких регламентов, тем сложнее ими управлять, а тем более соблюдать их. Фактически начинает действовать правило, что «Жесткость законов компенсируется необязательностью их исполнения».
Одним из вариантов данной ошибки может быть излишнее документирование системы. Фактически излишнее документирование системы приводит к тому что ее просто начинают считать некоторым бюрократическим механизмом, который вызывает раздражение, так как каждый чих нужно документировать.
3-я ошибка является обратной по отношению ко 2-й. А именно недостаточное регламентирование системы. Это может привести к возникновению проблем, связанных с тем, что специалисты организации не знают, как работать, результаты их работ не взаимоувязываются, да и просто невыполнению требований каких-то стандартов на соответствие которым они заявляются.
И по аналогии со 2-й ошибкой, частным случаем данной ошибки может являться недостаточная документированность системы, которая приводит к упущению важных для организации моментов.
Очень важно соблюдать баланс между необходимым и достаточным количеством процедур – регламентов, чтобы не превратить систему в громоздкого, неуправляемого, бюрократического монстра . Полнота описания системы в различных областях зависит от глубины проблем, возникающих в этих областях.
Какие еще ошибки могут возникнуть в системе?
4-я ошибка – которую можно было, наверное, назвать самой важной. Ошибка эта - формальный подход к системе. Если вы подходите к системе формально, то и система подходит к организации формально и становиться 5-м колесом у телеги. Система, построенная формально – будет «системой на бумажке» - мертвой системой. Которая не работает, а оформляет бумажки от аудита к аудиту и не приносит никакой пользы, а отсюда и соответствующее отношение к специалистам СМК в такой организации. Так, например, нельзя принимать формальные отчеты, нельзя определять формальные показатели процессов и формально подходить к оценке рисков и контексту организации. Это механизмы для управления организацией а не формальные отчеты.
5-я ошибка допускаемая специалистами – проведение внутренних аудитов на предмет допущенных ошибок и несоответствий. Аудит — это механизм для подтверждения и соответствия и поиска путей улучшения. Если искать несоответствия вы их всегда найдете, в том числе и там, где их нет. Аудитор – не контролер, а помощник проверяемого. Задача при проведении внутреннего аудита -найти подтверждение что все хорошо, а если проблемы могут возникнуть- помочь проверяемому увидеть их и предотвратить появление или найти пути улучшения и упрощения деятельности. И если в ходе аудита вы сможете показать, именно проблемы или пути улучшения вас будут ждать и вам всегда будут рады.
Подписывайтесь. Задавайте вопросы. С вами был Михаил Лисаченко. Проект ISOTime.