1. Частой ошибкой при участии в закупках является неправильное заполнение заявки. Описание продукции должно составляться в строгом соответствии с инструкцией. Слова «от», «до», «более», «менее», «должно быть» или «допускается» нельзя использовать, если это не указано в техническом задании или идет вразрез с ГОСТом. Распространенная ошибка – в заявке нет требуемых характеристик товара: не те единицы измерения, которые прописаны в инструкции, или же они вообще не указаны, орфографические ошибки в названии продукта, неверная цифра в указании ИНН или ОГРН компании участника и т.д. Всё это может быть признано искажением сведений и стать основанием для отклонения заявки.
2. Также часто забывают указывать страну производителя продукции, а это является обязательным условием для закупок с установленным «национальным режимом» и заказчик уже будет вынужден отклонить заявку, соблюдая закон.
3. Иногда бывает, что начальная цена закупки включает в себя НДС. Но некоторые участники неверно считают, что это касается только тех, кто находится на общей системе налогообложения (ОСН), хотя участвовать могут абсолютно все, вне зависимости от применяемой системы. В случае победы участника, находящегося на УСН, ему необходимо в регламентируемые сроки направить протокол разногласий к проекту контракта с указанием внесения изменений с учетом применяемой системы налогообложения.
4. Необходимо также собирать документы в полном объёме, согласно предъявляемым требованиям. Неполная комплектность документов также может стать основанием для отклонения заявки.
5. Начинающие участники торгов, зачастую, не производят предварительных расчетов и не имеют понимания подходящих условий падений. Свою рентабельность нужно знать еще перед тем, как искать тендеры, чтобы избежать дополнительных расходов.
6. Некоторые новички считают, что для победы в тендере достаточно поставить самую низкую стоимость на свою продукцию. Но цена не всегда является решающим фактором, она влияет только в запросах цены/котировок. А к примеру, в запросах предложений заказчик выбирает лучшее предложение по совокупности всех критериев, указанных в документации по закупкам. Поэтому, исполнители, допускающие эту ошибку, не могут понять, почему их «копеечное» предложение отклонено.
7. Ошибки могут допускаться также и на этапе подписания контракта. Если участник победил, то заказчику должно быть предоставлено обеспечение контракта. Размер обеспечения определен 44-ФЗ. Исполнитель может либо внести нужную сумму, либо предоставить независимую банковскую гарантию. К банку-гаранту также предъявляются определенные требования, главным из которых является вхождение в список Министерства финансов.
8. Федеральный закон 44-ФЗ определяет сроки подписания контракта. И несоблюдение сроков также является грубой ошибкой, которая влечет за собой неприятные последствия в виде передачи исполнения контракта другому участнику и даже внесение нарушителя в Реестр недобросовестных поставщиков. Просрочка бывает из-за несвоевременного внесения обеспечения заявки, проблем с электронной подписью или с интернетом и доступом к электронной площадке. Но несмотря на объективность причины просрочки, подписывать контракт с нарушившим сроки поставщиком нельзя по закону.
9. Чтобы не попасть впросак, подписав заведомо невыгодный контракт, необходимо тщательно проверять, чтобы его условия совпадали с положениями закупочной документации. Бывает такое, что заказчик указывает в условиях контракта такие положения, которые идут вразрез с документацией по закупкам, что делает исполнение контракта для поставщика нерентабельным. Поэтому, нужно быть предельно внимательным к таким нюансам.
10. Если вы видите несостыковки в документации по закупкам или какие-то пункты вам непонятны, то имеет смысл обратиться к заказчику за разъяснением. Запрос делается через электронную торговую площадку, на которой проводится тендер и является анонимным. Заказчик обязан ответить в течение трех дней.
На самом деле, ошибок при закупках у новичков бывает много и чтобы избежать траты времени, а то и штрафных санкций, имеет смысл обратиться к специалистам по тендерному сопровождению.