Моё вынужденное знакомство с Системой электронного документооборота AvisDOCS, разработанного для Office 365, прошло на позитивной ноте. О том, как мне пришлось впервые создавать заявление на отгул в модуле «Служебные записки» я писала в прошлый раз.
У меня возникло желание изучить возможности системы и начать её использование в работе.
В отсутствии секретаря мне пришлось принимать входящую корреспонденцию, доставленную курьером. Директор в это время находился в командировке, поэтому для ознакомления в любом случае нужно было отсканировать письмо и отправить по электронной почте.
И я решила протестировать модуль «Корреспонденция» и посмотреть, как изменится работа с документацией в компании при регулярном использовании этого модуля.
Модуль «Корреспонденция» разделен на два – «Входящий документ» и «Исходящий документ». Это сделано потому, что бизнес-процессы по работе с входящей и исходящей корреспонденцией различаются.
Приступим к тестированию.
На начальной странице СЭД AvisDOCS зашла в модуль «Входящий документ»:
Нажала кнопку «Создать»:
Создание нового документа в любом модуле СЭД AvisDOCS происходит по одному сценарию, но содержимое карточки соответствует вносимому документу.
В модуле «Корреспонденция. Входящий документ» шаблоны не предусмотрены, поэтому необходимые поля надо заполнять в соответствии с подсказками, в некоторых есть возможность выбора из выпадающего списка.
Для помощи предусмотрена инструкция в виде справки по каждому модулю. Открывается в отдельном окне при нажатии иконки «Знак вопроса» в верхней панели:
После заполнения необходимых полей и сохранения карточки документа, остальные закладки становятся активными. Отсканированный входящий документ прикрепила в закладке «Файлы», теперь он точно не потеряется. В закладке «Связи» можно добавить, например, договор с контрагентом, от которого пришло письмо, или другой связанный документ.
Удобно – все нужные документы в одном месте.
Отправила на рассмотрение директору.
Благодаря тому, что AvisDOCS – это облачная система электронного документооборота, доступ к ней возможен в любой точке мира, где есть интернет. Директор, даже находясь вне офиса, с мобильного устройства имеет возможность ознакомиться с прикрепленным входящим документом прямо из письма, принять решение о дальнейших действиях и назначить подзадачу, поручение или запустить процесс создания нового документа на основании входящего из модуля, если это необходимо:
Таким образом, использование модуля «Корреспонденция. Входящий документ» процесс рассмотрения документа, принятия решения по дальнейшим действиям и исполнения проходят намного быстрей, чем при работе с бумажными экземплярами, и не имеет значения, где находятся участники процесса. Единственное условие – наличие интернет-доступа.
А следующий на очереди – модуль «Корреспонденция. Исходящий документ».
Екатерина К.