Исследователи университетов Небраски и Южной Каролины вывели идеальный сценарий рабочей встречи на основе почти 200 научных работ, опубликованных за последнее десятилетие, пишет Quartz.
По статистике, компании США ежегодно тратят на ненужные совещания 213 млрд долларов, на которых руководители проводят примерно по 7 лет жизни, а 14% работников считают, что совещания — основная причина бесполезной траты рабочего времени. Так что сохраните себе этот сценарий, отправьте боссу, распечатайте и подкиньте листовки коллегам: сэкономьте себе и окружающим годы жизни.
Перед совещанием
Планирование:
- Организуйте встречу только по необходимости.
- Обозначьте временные рамки, которые будут соответствовать целям встречи. Избегайте длинных заседаний.
- Держите количество участников под контролем: пусть присутствуют только те люди, чей опыт и знания требуются для обсуждения запланированных вопросов.
Руководителю и участникам:
- Пропишите четкие цели и желаемые результаты встречи. Заранее разошлите повестку.
- Убедитесь, что встреча актуальная для всех участников. Не забудьте прочитать повестку и подготовиться.
- Проверьте и подготовьте технику, она должна работать к началу совещания.
Благодаря этим правилам встреча точно состоится. Но основное время отнимает не подготовка, а само совещание.
Во время совещания
Большая часть того, что мы делаем и как думаем, продиктована поведением других людей и социальным контекстом. Поэтому исход встречи во многом будет зависеть от состава участников.
Участникам не стоит:
- Опаздывать. Лучше приехать заранее.
- Тратить время на жалобы и неуместные высказывания, перетягивать одеяло на себя. Сосредоточьтесь на целях встречи.
- Отвлекаться и заниматься посторонними делами. Чем больше вы вовлечены в процесс, тем он эффективнее.
Руководителю не стоит:
- Отклоняться от повестки. У вас уже есть список целей и желаемых результатов, следуйте ему.
- Заставлять остальных участников ждать. Это пустая трата чужого времени.
- Разрываться на несколько дел во время встречи. Многозадачность контрпродуктивна.
- Отстранять участников от процесса принятия решения. Если решение уже принято — проинформируйте всех заранее.
- Молчать, когда общение становится нездоровым: переход на личности, обвинения, пассивную агрессию нужно останавливать.
Еще по теме: Четыре «безобидные» привычки, которые мешают продуктивности: разбор нейробиолога
После встречи
Исследования показывают, что на восприятие итогов встречи влияют не только события, которые произошли во время нее, но и после. Поэтому:
Сразу после встречи:
- Отправьте всем участникам резюме встречи и подробный план действий.
- Кратко оцените качество и пользу встречи, чтобы учесть организационные выводы в будущем.
В долгосрочной перспективе:
- Сделайте полезные встречи одной из ведущих целей для сотрудников компании.
- Предложите руководителям проанализировать ценность существующих встреч, митингов и планерок и решить, что из этого действительно нужно.
Важные новости! У нас стартовал большой спецпроект «Цех.Перезагрузка», в рамках которого можно пройти бесплатный курс обучения у семи опытных профессионалов своего дела. Выбирайте то, что вам интересно — писать сценарии, запускать стартапы, создавать бизнес, меняющий мир, продвигать бренд, начинать свое дело, стричь людей или развивать свой Youtube-канал — и отправляйте заявку.