Как составить график отпусков

График гарантирует сотрудникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Для работодателя это тоже очень полезный инструмент. С одной стороны, он поможет соблюсти право работников на отдых, а с другой — организовать рабочий процесс так, чтобы все не ушли в отпуск одновременно.

График отпусков — это локальный нормативный акт. Его составляют и утверждают на каждый календарный год. За отсутствие графика грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Как составить график отпусков

Составлением графика занимается отдел кадров, а если его нет — сотрудник, в обязанности которого входит кадровое делопроизводство. Устанавливая очередность отпусков, нужно учитывать пожелания работников. Здесь поможет опросный лист, где можно указать желаемые даты отпуска.

Важно соблюсти права работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 122, 267 ТК);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК)
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК);
• мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Данный отпуск предоставляется по желанию работника независимо от времени непрерывной работы в данной организации (ст. 123 ТК);
• работники, которые были отозваны из отпуска в текущем году. В этом случае неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску на следующий рабочий год (ст. 125 ТК);
• студенты могут присоединить ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению с работодателем к учебному отпуску (ст. 177 ТК);
• совместители уходят в отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК);
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и иные лица, на которых распространяется действие Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

После того, как сотрудники определились с датами, можно составлять график. Для этого используется форма Т-7 или обычная сводная таблица, где указываются:

• ФИО работника;
• его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
• количество дней отпуска в плановом году;
• примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
• фактический период отдыха.

Плановые сроки отпуска можно указывать как точными датами, так и месяцами. Также нужно помнить, что продолжительность считается в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздничные дни в отпуск не входят.

Утвердить график отпусков на будущий год нужно до 16 декабря.

По закону издавать приказ об утверждении необязательно. Но чтобы избежать претензий при проверках, можно включить в документооборот такой приказ в произвольной форме.

Сотрудников необходимо знакомить с утвержденным графиком под подпись.

В документ можно вносить изменения, главное — фиксировать каждое из них отдельным приказом.

Каких ошибок стоит избегать

Типичные ошибки при составлении графика отпусков таковы:

• неправильно рассчитана длительность основного и дополнительных отпусков;
• сроки отпуска для совместителя не согласованы с основным местом работы;
• не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
• работник не согласился со сроками, указанными в графике, в письменном виде;
• в график включены не все работники;
• указаны не все отпуска.

Читайте нас на astral.ru