Нам не нужно рассказывать Вам истории о поголовном переходе общения в онлайн, потому что новости об этом Вы видели в каждом новостном материале, на каждом телевизионном канале и у каждого обеденного стола, за которым Вы сидели: все одержимы своими смартфонами. Они изменили то, как мы общаемся.
Мы научились писать письма в школе, а затем научились писать электронное письмо с помощью огромной практики. Но нас никто не учил как писать официальные, рабочие письма. Как нам написать текст, который подходит для работы? Или, скорее, как мы не должны писать текст?
Если Вы делаете что-либо из перечисленного ниже, Вы не следуете золотым правилам профессионального текстового сообщения - и это может повредить вашей репутации на работе.
Отправлять сообщение не спрашивая разрешения
Прежде чем отправлять текстовые сообщения кому-либо на мобильный телефон, Вы должны спросить его разрешение, особенно если это личный номер. Ваш первый текст должен подтвердить, что Вы спросили. Например: «Привет, Анна, отправляю тебе сообщение с моего номера, как и обещала».
Ожидать немедленного ответа
Хотя Вы можете рассматривать текстовые сообщения как сообщения с моментальным прочтением, не все реагируют на текстовые сообщения одинаково. Если Вам нужен немедленный ответ, попробуйте позвонить или попробуйте отправить электронное письмо с «СРОЧНО» в теме письма. В качестве меры предосторожности, не доводите дело до крайнего срока, чтобы у Вас было время на ожидание. А если Вы считаете, что вам нужно будет встречаться с кем-то несколько раз, рассмотрите возможность перевести разговор на электронную почту.
Использовать слишком много смайликов
В то время как смайлики очень забавны, использование слишком большого количества в рабочем разговоре - особенно с тем, с кем вы не близки, может повлиять на то, как они воспринимают Вас как профессионала. Чтобы снизить этот риск, сократите использование смайликов.
Делать большое количество грамматических и орфографических ошибок
Текстовые сообщения, которые содержат кучу ошибок, указывают на отсутствие четких навыков общения и внимания к деталям с Вашей стороны, независимо от того, насколько эти ошибки безобидны. Перед отправкой обязательно перепроверьте свои сообщения и отправьте пояснительную пометку, если Вы отправили текст с ошибкой.
Отправлять сообщения в неподходящее время
Поскольку разговоры в текстовых сообщениях часто рассматриваются как более интимные, чем цепочка электронных писем, пишите текстовые сообщения в обычное рабочее время (хорошее время: с 8:00 до 19:00). Если Вам нужно отправить сообщение до или после рабочего дня, в начале сообщения поясните, почему Вы отправляете сообщение сейчас, а не утром.
Отправлять длинные блоки текста
Замечательное свойство текстовых сообщений - их краткость. Если Вам нужно отправить сообщение, содержащее более нескольких предложений, возможно, лучшим вариантом является электронная почта. Никто не хочет прокручивать стену текста и пытаться понять, что говорит собеседник, а отправка текстовых сообщений с просьбой ответить на такое большое количество текста раздражает еще больше!
Отправлять конфиденциальную информацию
Профессиональный обмен текстовыми сообщениями должен иметь границы. Отправка конфиденциальной информации запрещена - говорите ли Вы о конфиденциальной информации о бизнесе или конфиденциальной информации о себе. Информация, такая как зарплата сотрудника, переговорная цена с клиентом или другие потенциально конфиденциальные сведения, не должны передаваться в текстовом виде. Аналогичным образом, личная информация о себе не должна передаваться в текстовых сообщениях. Вы никогда не узнаете, кто может прочитать сообщение - или кто может получить скриншоты переписки.