Этот этап занимает немного времени в самом начале мероприятия, но важность в общем впечатлении о событии сложно переоценить. То, как встретите гостей - создаст настроение аудитории на мероприятие. Как говорится, встречают по одёжке.
Классическое решение - это велком-дринк. Однако подойти может любое действие, которое поможет гостям не скучать. На частных мероприятиях - попробуйте анимацию при встрече. При обязательной регистраци на входе или в случаях, когда очереди неизбежны - будет хорошо развлекать или отвлекать людей, чтобы не сильно скучали. Когда гости уже заняли места - они не всегда готовы сразу принять участие в активности или начинать чувствовать мероприятие. Стоит дать людям время принять то, что происходит, заказать выпивку в баре. Не надо накидывать события одно за другим. Пауза будет полезна.
Перед основным действием надо разогреть публику, чтобы воспринимать программу. Вы точно слышали о разогреве на концертах. Так вот это никогда не бывает лишним и стоит уделить этому внимание.
Если планируете напоить аудиторию, то стоит налить ещё на входе, но обязательно дайте выбор гостям, а не выставляйте линейку дешёвого шампанского. Бывает так, что меропритие не подразумевает еды или потребления напитков, а сам повод мероприятия - скучный. Это может быть презентация или пресс-конференция с участием важных и не очень лиц. В такой ситуации, если не хотите получить к концу мероприятия пустой зал - постройте программу по принципу "всё самое интересное - последним". К примеру актуальное выступление или самая медийная личность должен выступать после всех остальных.
Невозможно сформировать правила о том, как правильно устроить начальный этап мероприятия, но у важно понимать - задача - сделать так, чтобы гости не ушли с середины мероприятия. Зацепить событием.