Вы любите составлять планы? Или, может, вынуждены это делать, чтобы ничего не забыть?
Я - да.
Как часто Вы, затем, вынуждены переписывать план, вносить в него правки и изменения, группируя важные и срочные дела, важные, но не срочные?..
И так день за днем Вы переписываете список, вычеркивая законченное.
Раньше я делал также.
Но несколько лет назад прочитал книгу про GTD. GTD (Getting Things Done) — система продуктивной работы и одноименная книга бизнес-тренера Дэвида Аллена (кстати, рекомендую к прочтению). Особенно тем, кто давно и настойчиво использует приемы тайм-менеджмента для организации своей жизни.
Я вынес из этой книги всего несколько мыслей, но моя жизнь радикально изменилась. Моя личная «производительность» увеличилась в несколько раз. И при этом количество стрессовых ситуаций также сократилось на порядок.
Двумя главными, на мой взгляд, мыслями я поделюсь с Вами сейчас.
Первая — “не нужно держать планы в голове”. Где угодно, только не в голове. В Вашем мозгу в один момент времени должны находиться мысли только о том, чем Вы заняты в этот самый момент.
Вторая — “каждое дело, каждый пункт вашего плана, вставляется в Ваш план только один раз”. Никогда не возвращайтесь назад! Документ, записка, предмет должен сразу же занимать свое место. Либо в плане работы, либо в корзине.
Взяли - определили - выкинули из головы!
Сказать просто. А как это сделать? Именно об этом и есть книга Дэвида Алена.
Сложнее всего поддаются каталогизации Ваши мысли.
Дэвид советует делать записи на листочках бумаги. Складывать в папку “входящее”. Затем записи из этих листочков перекочевывают в Ваш план работы.
Я усовершенствовал этот способ следующим образом:
Очень удобный инструмент составления плана работы предоставляет программа Note Manager, которая поставляется в комплекте с цифровой ручкой.
Если коротко, то Вы пишете на любом листе бумаги, и у Вас остается бумажная копия плана, а на экране компьютера (в почте, в напоминалках и т.п.) в нужное время будут появляться напоминания (рукописные заметки, написанные вашей рукой).
Как это работает.
Для составления такого плана подключаем приемник цифровой ручки Атари к листу бумаги (записная книжка, ежедневник, лист А4, просто обрывок газеты, салфетка в кафе и пр.) Затем пишем. Просто пишем ручкой.
Каждая новая запись будет отображаться отдельной страницей. Можно делить записи на группы, включать оповещения о каждой отдельно. Записали - нажали на кнопочку на устройстве, и каждая следующая запись сохранится в другой ячейке памяти.
На листе бумаги или в ежедневнике эти записи располагаются в произвольном порядке, удобном Вам. Можно на одной странице, можно на нескольких, можно вообще друг на друге, если вам так удобнее.
Затем подключаем приемник цифровой ручки к компьютеру и производим обмен информации с компьютером, нажав на соответствующую иконку.
На мониторе появится количество листочков (пунктов плана) равное числу выполненных цифровой ручкой записей на отдельных страницах.
Далее тем пунктам плана, по которым нужно организовать напоминание в нужное время, назначаем напоминания .
Какие-то пункты вашего плана можно отправить по электронной почте либо на другой компьютер в сети.
Можно распознать рукописный текст и экспортировать результат в соответствующее приложение ( MS Word, Exel,...). Для этого с цифровой ручкой поставляется отдельная программа.
Можно распознать только текст, отправив в блокнот.
Можно сохранить в виде рисунка.
Можно поместить на экран в виде липкой записки.
Те заметки вашего плана, которым Вы назначите напоминания, в нужный момент появятся на экране вашего компьютера.
Вы можете нажать “ОК” и напоминание пропадет с вашего экрана. Перед этим вы можете выполнить с запиской все те же операции по преобразованию, отправке и прочие.
Либо Вы можете отложить напоминание на определенный промежуток времени, и оно появится позже.
Вот так!
Теперь Ваш план работы кроме бумажной версии имеет копию в виде рукописных заметок, сохраненных на компьютере.
Также Вы будете получать в назначенное вами время напоминания в виде всплывающих записок с отдельными пунктами плана. Некоторые пункты плана были сохранены в виде рисунков, таблиц и схем , записей в блокноте и файлов MS Word и MS Exel и пр. А какие-то посланы по электронной почте.
И еще. Для добавления пунктов плана и напоминаний Вы можете на том же листе (либо на другом) написать заметки от руки с помощью цифровой ручки, и повторить все с самого начала. Новые пункты и напоминания добавятся на Вашем компьютере.
Эффективной работы! А подходящие инструменты упростят ее выполнение.