Основные признаки, что в вашем бухучете есть проблемы.
Вот список "красных флагов", которые означают, что в вашей фирме что-то идет не так и бухгалтера надо проверить обязательно:
1. В отчетный период бухгалтер задерживается на работе.
2. Бухгалтер жалуется, что был принят "неожиданный" законопроект и теперь ему надо все переделывать.
3. Проверка для бухгалтера - это аврал.
Бухгалтерам это лучше не читать.
Почему? Потому что нижеизложенное очень не понравится бухгалтерам, особенно главным.
Я твердо убежден, что бухгалтерия должна держаться не на специалисте, которой возглавляет ее, а на системе контроля. Бухгалтер, которого не проверяют регулярно (в идеале, автоматической системой контроля), - это большая опасность для организации.
И как вы понимаете, эта мысль не находит поддержки в бухгалтерском сообществе. Я не раз слышал фразу, что грамотного бухгалтера не заменит ни одна система. Заменит, и очень скоро.
Обо мне
Немного обо мне: аттестовался как аудитор в 2007 году. С 2004 года являюсь директором консалтинговой фирмы. Основная специализация: ведение бухгалтерского и налогового учета третьим лицам.
Мы ведем учет для многих предприятий различных форм собственности.
И, соответственно, возникает вопрос о контроле работы бухгалтеров. Причем тут нужен универсальный способ контроля, подходящий для любой формы собственности и версии налогообложения.
Ниже я вам расскажу про первый этап контроля, которую проходят все "наши" организации.
Почему надо контролировать бухгалтера?
Я видел очень много действительно грамотных бухгалтеров, которые при этом отвратительно вели учет. Почему же даже отличный специалист допускает ошибки?
Заметьте, в данный момент я хочу осветить проблему ошибок у по-настоящему грамотных бухгалтеров.
Потому что 80 % людей, называющих себя бухгалтерами, таковыми не являются, и обсуждать, почему они допускают ошибки, просто не имеет смысла.
Вернемся к грамотным бухгалтерам. Как происходит накопление ошибок в учете?
Первый раз, когда бухгалтер сознательно допускает "неточность", ему страшно, что придет проверка и это будет обнаружено.
Но проверка всё не приходит и эта "неточность" переходит из квартала в квартал. Потом еще одна никем не замеченная "неточность", и еще. Страх притупляется, а затем пропадает вовсе.
И в итоге половина учета ведется на бумажках, другая половина в 1С.
А в конце квартала происходит следующее: бухгалтер "прибивает горбатого к стене". Эту фразу я услышал лет 15 назад от одного "сведущего" специалиста.
В результате в вашем учете может разобраться только этот бухгалтер. И вы становитесь фактически заложником данного специалиста.
Почему допускают ошибки бухгалтера?
Я видел несколько основных причин ошибок:
1. Отсутствие контроля.
2. Не правильная эксплуатация программы.
3. Совокупность первых двух факторов.
Очень часто бухгалтера только имитируют бурную деятельность на протяжении квартала. А в конце квартала начинаются нервы и задержки на работе в попытках сделать месячную работу за два дня. При этом руководителю это преподносится как переработка и служебное рвение.
Как следствие, в попытке "сэкономить" время, в программу вбиваются не все документы. Или документы в усеченном варианте. Я это называю "сознательная неточность".
Еще одна очень распространенная "сознательная неточность" - это внесение не полных регламентных документов. Например, по заработной плате. Эти все ошибки искажают бухгалтерский учет. А значит, финансовый и управленческий учет тоже страдает.
В итоге, бухгалтер себя загоняет в замкнутый круг и его работа превращается в постоянный аврал.
Учет же вашей фирмы тем временем ведется в ручную. Насколько это возможно.
Соответственно, предпринимателю или директору становится очень сложно принять верное управленческое решение на основе искаженных данных.
Немного теории на тему, что мы ищем при проверке:
Давайте посмотрим, как работает компания от ее создания до ликвидации. Когда предприниматель создает компанию, он вкладывает в нее свои или заемные средства. Покупает оборудование, автомобили, материалы и т.д.
Эти деньги не берутся из воздуха. И предприятие не может потратить больше, чем у него есть. У каждого расхода есть источник.
Таким образом, в учете есть два вида активов: Активы и Пассивы.
Активы - это, как правило, деньги, дебиторка,материалы, машины, станки и т.д.
Пассивы - это на какие средства были приобретены те самые материалы и машины, в т.ч. кредиторская задолженность.
__________________________________________________________________________________________
Пример:
Поставщик поставил нам материалы на 1 000 рублей. Оплата за поставленные материалы не произведена. Бухгалтер делает следующую запись:
Актив Пассив
1000 (материалы) 1000 (долг поставщику)
И так происходит с каждой опе рацией. Если что-то изменилось в Активе, значит что-то изменилось в Пассиве.
__________________________________________________________________________________________
На равенстве активов и пассивов строится баланс
Что бы не происходило в бизнесе - равенство активов и пассивов должно соблюдаться всегда. В этом правиле нет исключений!
Что бы мы не покупали, у этих покупок есть источник.
Цифры в активе и пассиве могут меняться, но активы всегда будут равны пассивам.
Вот в этом и будет заключаться наша экспресс проверка бухгалтера. Мы будем проверять баланс, точнее равенство активов и пассивов.
Так как проверить бухгалтера быстро?
И как может проверить бухгалтера человек, который не разбирается в бухгалтерии вообще? Возможно ли это?
Да. Это возможно.
Сейчас я вам расскажу, как это сделать.
В подавляющем большинстве случаев учет ведется в 1С бухгалтерия 3. 0. Как пример я приведу именно эту программу.
Загружаете 1С и нажимаете на кнопку "Отчеты"
Переходите на вкладку "Отчеты". Там нажимаете на клавишу "Регламентированные отчеты"
Там находите "Бухгалтерская отчетность"
Нажимаете на кнопку "Заполнить" и смотрите баланс. Значения в Активе и Пассиве должны совпадать.
Все! Теперь вы обладаете знанием, которое поможет сделать ведение бизнеса безопасней. И позволит не быть зависимым от одного специалиста.
В следующей статье я расскажу, почему бухгалтерский учет - это просто. Будем дальше снимать ореол важности и незаменимости с главных бухгалтеров.
Если понравилось, ставьте палец вверх, подписывайтесь. Если нет, то жду аргументированных возражений.