Вежливость, логика и целостная структурность вашего послания - залог успеха в любой деловой переписке включая переписку с государственными органами.
Хамить, оскорблять и угрожать не лучший способ завязать контакт, как минимум - это деструктивно и некультурно, а как максимум - вас могут привлечь за мелкое хулиганство или оскорбление представителя власти.
Письмо должно быть монотонным и сдержанным, избегайте излишней эмоциональности даже в случае если ситуация, по вашему мнению, из ряда вон выходящая.
Для того чтобы правильно вести письменный диалог с государственными органами в первую очередь необходимо понимать, какую информацию вы хотите получить в ответ и какую цель преследуете, направляя обращение.
Самая распространенная ошибка при письменном обращении - это неверно выбранный адресат, на практике такое чаще всего встречается в случаях подачи прошений и жалоб. Проверьте компетентен ли выбранный вами адресат, нет смысла писать письма в государственные органы, которые не уполномочены принимать решения по вашим обращениям.
Само письмо следует формировать следующим образом:
- Заполните в верхнем левом углу кому и от кого данное письмо адресовано.
- Ниже по центру обычно указывается формат обращения (жалоба, заявление, требование, возражение и т.п.).
- Обязательно укажите дату и место составления обращения, например, г. Москва 19.09.2019 г. Как правило размещается внизу, после «тела» обращения.
Саму структуру текста я рекомендую делить минимум на три части.
1. Во вступительной части изложить обстоятельства повлекшие данное обращение
2. Вторая часть - суть обращения, с обоснованием вашей позиции
3. Заключительная часть - выводы и требования, основанные на первых двух частях письма.
Предположим вы выявили некое нарушение и хотите его исправить. Для этого в начале текста укажите все имеющиеся обстоятельства данного нарушения, что, где, когда, с кем… вторую часть письма посвятите раскрытию темы «почему данная ситуация, которую вы описали, является нарушением» с конкретными отсылками на законодательство, третья завершающая часть должна лаконично содержать требования об устранении выявленного нарушения.
В любом случае даже если ваше письмо составлено некорректно, вы получите на него ответ. Процессуальные сроки рассмотрения письменных обращений в разных государственных органах могут различаться сроками, однако в большинстве инстанций срок рассмотрения обращений 30 дней.
Формат письма важен только в случае, если это строго регламентировано нормами права. Например, при работе с государственной организацией в договоре может быть прописано, что вся значимая деловая переписка может осуществляться только посредством направления оригиналов на бумажных носителях. При этом на данный момент большинство государственных органов на типовые запросы и жалобы оперативно отвечают в электронном виде, визируя ответ электронной цифровой подписью.