Как эффективно использовать место в таблице Excel?

Показываем в три раза больше информации на той же площади

Добавив в таблицу из предыдущего поста недостающие показатели , мы бы сэкономли пользователям время, но она и так уже занимает почти всю ширину экрана. Как поместить в таблицу больше данных, не увеличивая её размер и не уменьшая размер шрифта?

Перед тем как добавить в таблицу новые показатели

Наводим порядок

Вспомним базовые требования к правильным таблицам

• Пишите название
• Указывайте единицы измерения
• Используйте крупные шрифты

Смотрим на нашу таблицу:

Названия нет, шрифты странные, спасибо что хоть единицы измерения указали.

Принимаемся за работу:

• Добавляем название: прибыльность по продуктам
  заголовок говорит о чём таблица. Судя по тому, что в последней строчке показана прибыльность продуктов, таблица именно про неё (в финансовых отчётах главный показатель традиционно находится в самом низу).
• Добавляем подзаголовок: B2017 Россия
  подзаголовок сообщает в каком контексте показаны цифры. Разглядывание подопытной таблицы позволяет установить, что цифры относятся к бюджету 2017-го года для России.
• Указываем основную единицу измерения: тысячи рублей
  это единица измерения по умолчанию. Для объёма, который измеряется в штуках, указываем единицу измерения в названии строки.
• Скрываем строку, в которой повторяется название продукта
  это сервисная строка с кодом продукта для подтягивания цифр из таблиц данных, а сервисные данные никто кроме вас видеть не должен.

Теперь стало понятно о чём таблица. Чтобы добавить недостающие показатели

Освобождаем место

Благодаря огромным заголовкам, набранным изящным полужирным шрифтом Comic Sans 16-го размера, таблица заняла всю ширину экрана. Чтобы освободить место для ещё восьми столбцов сожмём её по горизонтали :

• Меняем шрифт на Arial Narrow
  при прочих равных он компактнее чем Arial, но при этом читается лучше чем Calibri или Gill Sans MT Condensed.

Arial Narrow примерно на четверь уже обычного Arial.

• Уменьшаем шрифт в заголовках столбцов
  а заодно разделим заголовок на три строки: бренд, крепость, формат.
• Набираем названия строк прописными буквами
  для этой операции есть формула LOWER(), которая берёт текст из указанной ячейки и возвращает его набранным прописными буквами.
• Уменьшаем ширину столбцов
  столбец с названиями строк сжимается с 46,8 до 30, а столбцы с цифрами - с 23,4 до 10, то есть суммарная ширина таблицы уменьшается со 140,4 до 70 – в два раза. Неплохо.

В освободившееся место

Добавляем информацию

Доходы и расходы на единицу = ‘количество денег’ / ‘количество единиц’, однако при попытке разделить что-то на пустую ячейку Эксель выдаёт ошибку #DIV/0!. По возможности избегайте.

Добавляем данные аккуратно:

• Добавляем столбцы
  для этого копируем четыре столбца с заголовками, и получаем блок идентичный натуральному уже имеющемуся.
• Прописываем формулу для показателей на единицу продукции
  чтобы не допустить появления ошибки #DIV/0!, ставим проверку деления на ноль:

Если делитель равен нулю, формула выдаст ноль.

• Копируем этот блок столбцов и добавляем ещё четыре столбца для показателей в % от чистой выручки
  в этом расчёте тоже делаем проверку деления на ноль.

при делении ставьте проверку деления на ноль всегда – времени это занимает мало, зато избавляет от поисков источника ошибки, которое в больших таблицах может занять неожиданно много времени.

Что получилось:

Теперь полезные для анализа показатели в таблице есть, но их по-прежнему плохо видно. В следующем посте я расскажу как это исправить.