В настоящее время выездные проверки – редкость, но мероприятие для организации страшное. Максимально белых и пушистых компаний нет. Сами представители ФНС говорят, что, если хорошо покопать – обязательно выявят нарушения. А там уже и штрафы, и возможные другие последствия. К тому же руководители плохо знают свои права по отношению к ФНС. Могут ли инспектора копаться в базе 1С или опрашивать работников? Часто показывают документы, которые можно было и не предоставлять. А то, что результаты можно оспорить вообще никто не знает.
ФНС может, но не обязана предупреждать о проверке. То есть могут и появится без предупреждения, но на практике – большая редкость.
В 1-ю очередь наведите порядок в документах. Это значит сдать в бухгалтерию все документы. Подписать и поставить печати везде, где они нужны. С 2016 года стали признавать видео и аудиоматериалы в качестве доказательств, а это значит, что ФНС могут сфотографировать неподписанные документы, и это станет доказательством нарушения.
Во 2-ю очередь предупредите всех сотрудников. В 3-ю пригласите юриста.
Составьте положение о коммерческой тайне, оно перечисляет, какая информация считается тайной. Данные о контрактах и ценах, клиентской базе, планах компании, финансовая информация и т.д. Такое положение полезно иметь потому как оно на законных основаниях разрешает сотрудникам молчать на допросе. Но уповать на него не следует. Не советуем отказывать в доступе к документам на его основании, истребуют через суд, и попадёте под подозрение.
Помните, что ФНС собирает информацию из разных источников, поэтому информация, которую Вы предоставляется в ФСС, ПФР, статистику и другие ведомства должна совпадать. Это также относится к открытым источникам. Не нужно писать на сайте, что у Вас 50 специалистов, если по факту оформлено 5. Картина Вашего бизнеса должна быть целостной и непротиворечивой.
Сразу скажем, что результаты проверки можно оспорить, как в досудебном порядке в самой ФНС, так и через суд. После окончания проверки, у ФНС есть 2 месяца, чтобы подготовить акт проверки. Если результаты Вас не устраивают, их можно обжаловать. Но есть условие – у Вас должно хватать денег на расчётном счёте, чтобы покрыть доначисления и банковская гарантия на сумму. После решения налоговой Вы можете пойти в суд.
- Не препятствуйте. Нет смысла запирать двери и сейфы. Налоговики придут с оперативниками. В принципе они могут вынести всё, что посчитают нужным. Особенно, если решат, что вы можете уничтожить документы. Это минус в суде.
- Привлеките юриста. Из-за незнания законов легко совершить ошибки. Наличие юриста окажет впечатление на инспекторов, и они возможно будут более вежливыми. Также он сможет подготовиться к допросу и присутствовать на нём.
- Попросите налоговиков показать решение о назначении налоговой проверки и служебные государственные удостоверения и сфотографируйте их. Если проверку проводит не тот инспектор, который указан в решении, это играет против них.
- Назначьте одного ответственного за проверку (главбух), который и будет общаться с инспекторами. Остальных попросите пока просто помолчать.
- Если есть возможность, дайте им отдельный кабинет, чтобы изолировать инспекторов. Лучше, если вокруг них не будет шкафов с документами, компьютеров с 1С, разговоров сотрудников и возможных клиентов. Не давайте лишних поводов для подозрений.
Также можно написать заявление, указать отсутствие площадей, ремонт и другие обстоятельства и попросить провести проверку на территории ФНС.