Хранение бухгалтерской документации
Во время работы организации накапливается много первичной документации, её нужно собирать, подшивать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.
Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах?
Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база
Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.
О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.
Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
В нем, в частности, говорится, что:
- Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
- До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
- Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.
Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Сроки хранения документов по налогам зависят от вида документа и от того, кто их хранит - организация или ИП.
К примеру, ИП хранят декларации 4 года, а организации - 5 лет.
Если счета-фактуры, книги покупок и продаж нужно хранить 4 года, то документы по заработной плате и о выплате пособий (при отсутствии лицевых счетов) - 75 лет.
Почти все документы по страховым взносам на ОМС, ОПС и на ВНиМ нужно хранить 6 лет. Срок хранения документов по страховым взносам от несчастных случаев зависит от вида документа.
Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности
Отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.
Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации
Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.
О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.
Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.
Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов
По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.
Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожении документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.
После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.
Будьте внимательны!
В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.
Друзья, если в ходе чтения возникли вопросы, то обязательно задавайте их нам в комментариях - мы обязательно ответим каждому!
Подписывайтесь на наш канал и вы узнаете еще очень много нового и интересного!
Наш сайт: autsoraktiv.ru