Управляющие бизнес-процессы — часть внутренней жизни в любой компании. Если их грамотно организовать, можно существенно повысить качество работы всей компании.
Мы уже говорили о бизнес-процессах в целом и о том, что чаще всего под ними понимают операционные процессы. Они отвечают за продажи, маркетинг, логистику и всё то, что направлено на непосредственное получение прибыли или снижение издержек. Но есть ещё и верхний уровень процессов — управляющие.
Управляющие бизнес-процессы отвечают за всю бизнес-систему в целом и помогают правильно принимать или отрабатывать управленческие решения. Они более сложные и абстрактные по структуре и сути, но благодаря им компания более работает более стабильно и предсказуемо.
Не во всех компаниях управляющие бизнес-процессы выделены в отдельные процедуры — многие просто не понимают, как и для чего их можно использовать. Это может означать 2 вещи:
- компания ещё слишком маленькая, и многие решения в ней принимаются и реализуются очень быстро и просто. В этом случае управляющие бизнес-процессы будут тормозить её развитие и мешать нормальной работе компании.
- руководители просто не знают о том, как правильно формализовать эти процессы, зачем это вообще нужно и какие плюсы это несёт. В таком случае организация нужных процессов поможет компании быстрее развиваться и принимать нужные решения в сложных ситуациях.
Хороший пример управляющего бизнес-процесса — принятие решения о расширении штата или снижении нагрузки на сотрудников.
Представьте, что у вас в компании есть отдел, который занимается рекламой. Они работают как обычно, но руководитель этого отдела всё чаще говорит вам, что нагрузка на его подчинённых слишком большая, и что нужно с этим что-то делать. Когда это происходит на третий раз, у вас, как у руководителя, есть выбор — разобраться в ручном режиме или запустить управляющий бизнес-процесс «Высокая нагрузка на отдел». В нем есть, например, такие этапы:
- анализ ситуации
- причины высокой нагрузки
- соответствие нагрузки штатным показателям
- анализ деятельности руководителя отдела
- оптимизация нагрузки и отслеживание её эффективности
- принятие решения о фиксации нагрузки или о найме новых людей
Это значит, что результатом этого бизнес-процесса будет либо найм новых людей, если это рентабельно и обосновано, либо оптимизация нагрузки на отдел, либо вы поймёте, что на самом деле это нормальная и рабочая нагрузка, а руководитель отдела просто хочет раздуть свой штат.
Далеко не все управляющие бизнес-процессы можно описать так просто — многие из них похожи на сложные переплетения условий, данных и входных параметров. Но если этому посвятить достаточно времени, они помогут вам в дальнейшем правильно управлять компанией — например, защитят вас самих от опрометчивых решений, которые могут навредить компании в будущем.
Конечно, не всегда формальное следование бизнес-процессу идёт на благо компании. Иногда руководитель или собственник может увидеть более логичный или простой способ решения проблемы, чем тот, который должен идти по схеме. Но для этого он должен чётко понимать порядок работы процесса и просчитывать последствия своего решения. Обычно работает такое правило: чем крупнее компания, тем более сильные аргументы нужны для того, чтобы отступить от бизнес-процесса, и наоборот.