Отвечаем: нужно. Но не всем.
Для начала определимся, какие документы образуются в процессе жизнедеятельности организации. Их можно разделить на несколько больших групп:
- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, инструкции, положения и т.п.);
- кадровые (личные дела, личные карточки, приказы по личному составу, трудовые договоры, документы об аттестации и т.п.);
- бухгалтерские (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и налоговая отчетность, лицевые счета по зарплате и др.);
- документы по административно-хозяйственной деятельности (приказы, учетные ведомости, журналы и пр.);
- документы по основной деятельности (договоры с контрагентами, переписка, проекты).
- прочие документы, специфические для данной организации.
В свою очередь, все документы делятся на подгруппы по срокам хранения:
- временного (до 10 лет);
- длительного (свыше 10 лет);
- постоянного срока хранения.
К примеру, практически все документы по личному составу имеют срок хранения от 15 до 50 лет (созданные до 2003 года включительно - до 75 лет), а подавляющее большинство бухгалтерских и административно-хозяйственных документов - до 5 лет.
Сроки хранения научной и практической ценности документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к приказу Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558). Данный Перечень содержит 1003 статьи, описывающие виды документов.
Техническую и специальную документацию здесь мы рассматривать не будем, для нее есть отдельный Перечень.
Отвлеклись. Так вот, передачу на хранение документов ОБЯЗАНЫ передавать только организации, являющиеся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В подавляющем большинстве случаев, это государственные учреждения. Коммерческие организации обязаны хранить документы постоянного хранения до полной ликвидации, в случае реорганизации документы передаются правопреемнику.
Документы по личному составу передаются всеми без исключения организациями в Государственный архив трудовых отношений. Это понятно, так как на основании этих документов в будущем решаются вопросы, связанные с определением трудового стажа, начислением пенсий и т.п.
Любая организация, вне зависимости от формы собственности, может сдать документы на госхранение на платной основе. Цена считается за единицу (том, дело, папку, короб), стоимость определяется только сроком хранения. К слову сказать, цены на хранение в госархиве довольно высоки, зачастую существенно превышают прайс у коммерческих архивных компаний (в том числе, нашей "Архивной Мастерской").
Таким образом, делаем вывод - документы долгосрочного и постоянного хранения, в том числе по личному составу нужно правильно и своевременно оформлять и обрабатывать в любом случае. Для большинства государственных организаций передача определенных документов на хранение является обязанностью, коммерческие компании должны передавать только документы по личному составу, отражающие сведения о трудовом стаже и заработной плате.
Если вас интересуют данные услуги - зайдите на наш сайт, свяжитесь с нами, и мы постараемся помочь.
Ставьте северных собачек (по иностранному - лайки), подписывайтесь на наш канал, и да будет Вам счастье!