С 1 января 2021 года наши привычные, дорогие сердцу бумажные трудовые книжки оцифруют, и они будут храниться в электронном виде в системе персонифицированного учета. А начнутся все эти преобразования уже в следующем году.
Где уже есть
На самом деле, «где уже есть электронные трудовые книжки?» – вопрос некорректный. В Европе, скажем, такого понятия, как трудовая книжка, вообще не существует. Там уже давно все данные о работниках хранятся в цифровом виде. Все необходимые работодателю данные есть на карточках социального страхования. Одной из последних европейских стран, которые отказались от трудовых книжек, стала Италия: там их упразднили в 2000 году.
В США также отсутствует понятие трудовой книжки. Работодатели смотрят на резюме и характеристики, а затем проверяют предоставленную информацию о предыдущих местах работы. Главным документом для работодателей и сотрудников за рубежом служит трудовой контракт (который в России, кстати, многие сотрудники даже не хранят).
Трудовые книжки, более или менее привычные нам, сегодня используют лишь в некоторых странах СНГ.
Что в России
Краткий экскурс в историю. В России первые трудовые книжки появились в 1918 году. А в СССР трудовая книжка служила гарантией талонов на продукты и различных льгот, так что пренебрегать ими было никак нельзя.
Если вам все-таки дорога ваша бумажная трудовая, никто не заставляет избавлять от нее окончательно. Любой сотрудник может написать заявление с просьбой о том, чтобы и бумажную трудовую продолжали вести наряду с электронной. Однако данные все равно будут оцифрованы, так что в этом случае кадровику придется делать двойную работу. Поэтому обращаемся к работникам: не мучайте своих кадровиков! :)
Переход на электронные трудовые книжки в России начали обсуждать с 2012 года, но только в 2018 году, 28 июня, их поэтапное введение было одобрено Кабинетом министров на заседании Правительства.
«Мне не кажется, что бумажные трудовые книжки изжили себя полностью, – говорит Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом, преподаватель профильных дисциплин для специалистов кадровых служб и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ». – Внимательно изучив последнюю версию законопроекта о внесении изменений в Трудовой кодекс, мы понимаем, что трудовая книжка в бумажном виде продолжит существовать у тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут работодателю соответствующее письменное заявление. Молодое поколение – те, кто будет поступать на работу впервые после 1 января 2021 года – автоматически остается с электронной трудовой книжкой.
При этом неясно, что будет с теми, кто на эту же дату совсем не будет иметь работы – домохозяйки, безработные и другие нетрудоустроенные граждане. Есть вероятность, что их трудовая книжка также станет электронной.
Отмечу, что условие, изначально предполагавшее полный отказ от ведения трудовой книжки на бумаге, было из законопроекта исключено. Поэтому сейчас неизвестно, будут ли когда-либо сведения о трудовой деятельности всех работников без исключения переведены в электронный вид.
Получается, что в настоящий момент речь идет больше об оцифровке существующих трудовых книжек, путем подачи работодателем отчетов в Пенсионный фонд, а не о полном отказе от бумажной трудовой книжки».
Итак, с 1 января 2020 года работодатели начнут предоставлять данные о сотрудниках в Пенсионный фонд РФ, где сформируют электронные трудовые, а с 1 января 2021 года всем новоиспеченным сотрудникам трудовые книжки будут заводить исключительно в цифровом виде. Законопроект можно почитать здесь.
Как подготовиться к переходу
Эйчарам необходимо следить за тем, чтобы в 2020 году сведения о работниках предоставлялись ПФР не позднее 15 числа каждого месяца, следующего за отчетным. А в 2021 году информация о таких важных событиях, как прием или увольнение работника, нужно передавать в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
С 2020 года будет введена административная ответственность за непредставление в установленный срок или представление недостоверных сведений о трудовой деятельности. Привлекать работодателей к ответственности будет Роструд. Соответствующие дополнения будут внесены в статью 5.27 КоАП.
Николай Пацков, генеральный директор компании-конструктора документов FreshDoc.ru, рассказывает, как компаниям подготовиться к переходу на электронные трудовые: «Законопроект Минфина (№ 748684-7) содержит перечень мер, которые должен предпринять работодатель для перехода на электронные трудовые книжки. В течение 2020 года компании должны:
- подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
- внести изменения в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
- обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
- в письменной форме уведомить работников об изменениях трудового законодательства и об их праве представить до 1 января 2021 года заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.
Работодатели должны быть готовы к первичному увеличению затрат на приобретение специального программного обеспечения и дополнительному обучению сотрудников кадровой службы, которые плохо владеют компьютером».
Кроме того, необходимо определить ответственное лицо, которое будет передавать информацию в ПФР в электронном виде.
Плюсы
Директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК» Татьяна Козлова считает, что у бумажной версии трудовых книжек есть ряд недостатков:
- она быстро изнашивается и приходит в негодность, и если сотрудник часто меняет работу, то ему приходиться вшивать вкладыш, что делает книжку более объемной;
- ее можно потерять, и тогда восстанавливать трудовой стаж достаточно сложно;
- ее можно подделать, так как до сих пор в метро или на улицах продаются поддельные бланки.
«Введение электронной трудовой книжки исключит все эти минусы и для работника, и для компании, – говорит Татьяна. – Кроме того, в организациях упростится кадровое делопроизводство: не нужно будет тратить ресурсы на подготовку и заверение копий».
«Бумажные трудовые книжки – это атавизм, который противоречит принципам национальной программы «Цифровая экономика РФ», – считает Николай Пацков. – От перехода на электронные трудовые книжки выиграют все. Например, не будет проблем с выдачей документа при увольнении (это, в первую очередь, плюс для сотрудника). Работодатели больше не смогут манипулировать угрозами не выдать трудовую. Работник сможет в любой момент запросить из ПФР данные о своей трудовой деятельности и проверить их корректность.
Также работник может не сомневаться в том, что из его зарплаты производятся отчисления в ПФР. Данные о платежах от работодателя будут формироваться автоматически, и работник в любой момент сможет их проверить. Кроме того, электронная трудовая книжка позволит выявить недобросовестных работодателей, которые платят «серую» зарплату и не делают отчислений в Пенсионный фонд.
Ошибок в трудовой станет меньше. Цифровой документ позволит избежать опечаток, помарок, исправлений и снизит штрафы при проверке. В системе будет доступно автоматизированное применение стандартных формулировок (например, «уволен по собственному желанию»).
Еще один бесспорный плюс электронных трудовых – в экономии времени. При приеме на работу кадровики смогут моментально получать сведения о трудовой деятельности соискателя. Также ускорится оформление перехода с одной работы на другую, в том числе удаленную».
Добавим несколько плюсов и мы. Хранение бумажных трудовых книжек, особенно в компаниях с большим штатом, – отдельная тема: сразу вспоминаются ряды стеллажей из какой-нибудь библиотеки Хогвартса.
С электронными трудовыми книжками вся информация будет храниться в одном месте, что удобно и работодателям, и работникам. Взять хотя бы такую простую ситуацию, когда сотруднику нужна копия трудовой книжки: нужно идти в отдел кадров, объяснять, что, как и зачем, тратить время… Тут же все будет гораздо проще: все оцифрованные данные можно просто взять и переслать (хотя, очевидно, на это потребуется согласие работника).
Возможные трудности
Но, конечно, есть трудности, с которыми придется столкнуться при переходе на обновленную систему. Например, актуальная нынче проблема сохранности цифровых данных. Как быть с хакерами и цифровыми мошенниками? Другой вопрос в том, что не у всех граждан России есть доступ к бесперебойному интернету, да и по уровню компьютеризации наша страна далеко не впереди планеты всей. Смогут ли наши родители предпенсионного возраста разобраться с электронными цифровыми подписями?
Кроме того, эйчары опасаются, что приобретение специального программного обеспечения для оцифровки трудовых может влететь компаниям в копеечку. Чиновники пока ничего об этом не говорят, но обещают, что с экономической точки зрения переход на электронные трудовые будет выгодным для работодателей, так как уменьшаются затраты на кадровое делопроизводство.
Технологический прогресс не остановить. Несмотря на определенные трудности, мы должны подстраиваться под него. «Работодателям нужно отслеживать судьбу законопроекта, чтобы знать, к чему готовиться уже в январе 2020 года, – говорит Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом. – Далее, уже в 2020 году следует составить список локальных актов для пересмотра, после чего изменить их. И, конечно, не забыть проинформировать работников об изменении трудового законодательства, чтобы они смогли выбрать, в какой форме продолжит существовать их трудовая книжка – по старинке в бумажном виде или же в электронном. Кто из работников окажется в выигрыше, покажет время».
Больше статей – в нашем блоге.
А еще у нас есть телеграм и фейсбук.