Бизнес-процессы — модное словосочетание, которое можно услышать в любой продвинутой компании. Но иногда те, кто его использует, не всегда правильно понимает, что оно означает на самом деле.
Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе, независимо от его уровня развития и размеров. Они есть у Газпрома и Сбербанка, где трудятся сотни тысяч сотрудников, и они есть у любого ИП, который работает один. Даже если вы думаете, что у вас в компании их нет — они есть.
Бизнес-процесс — последовательность заранее понятных действий, которые приводят к предсказуемому и нужному результату.
Это определение отличается от классического, но оно понятнее и с ним проще работать. Главное в нём — заранее понятные действия и предсказуемый результат. Например, если вы каждый квартал отчитываетесь в налоговую или сдаёте бухгалтерскую отчётность, это уже бизнес-процесс: вам ясно, что нужно делать, и вы понимаете, какой результат получится в итоге.
Закупка товаров у поставщика — тоже бизнес-процесс. У вас есть заранее понятные действия:
- составить список товаров для закупа,
- связаться с поставщиком,
- получить счёт и оплатить его,
- принять товар,
- поставить его на учёт,
- оформить все нужные бумаги по сделке.
Каждая закупка проходит примерно одинаково, поэтому каждое действие можно регламентировать:
- как составлять список,
- как и когда связываться с поставщиком,
- кто отвечает за оплату счёта, и что делать, если он слишком большой,
- куда разгружают товар и кто это делает,
- в какой срок товар ставится на учёт и кто за это отвечает,
- кто оформляет все бумаги по сделке и что для этого нужно.
Если посмотреть на этот список, то можно заметить, что мы только что формализовали процесс закупок. Теперь, когда в компанию придёт новый человек и будет этим заниматься, у него уже будет готовый отработанный план, по которому нужно действовать. Предсказуемый результат в этом случае будет таким — у вас на складе или в магазине появятся нужные товары, которые уже заведены в систему и на которые есть все документы.
Если говорить строго, то бизнес-процессы делятся на три группы:
- управляющие → они отвечают за работу всех остальных систем,
- операционные → мы как раз в примерах говорили про них, именно они приносят в итоге прибыль всей компании,
- поддерживающие → их задача — обеспечить нормальную работу первых двух.
Про управляющие и поддерживающие мы поговорим в других статьях, а пока вернёмся к операционным — самым популярным и востребованным процессам.
Процесс продажи в В2В — тоже бизнес-процесс. Смотрите, что обычно происходит:
- после переговоров с клиентом он соглашается на покупку,
- вы выставляете счёт,
- убеждаетесь, что счёт оплачен,
- оказываете услугу или отгружаете товар,
- оформляете закрывающие документы,
Каждый из этих шагов заранее понятен и определён — менеджеру остаётся только пройти по ним, чтобы получить нужный результат.
Бизнес-процессы повышают прозрачность внутри компании, ускоряют работу и помогают не допустить ошибок.
Вот что нужно, чтобы начать работу с операционными бизнес-процессами у себя в компании:
- Выяснить, что делает ваша компания, чтобы получить прибыль: закупает товар, продаёт его, рекламирует, хранит на складе, выставляет на витрину, ведёт переговоры с клиентом и так далее.
- Разбить каждый из этих этапов на шаги таким образом, чтобы они приводили к понятному и предсказуемому результату, который вам нужен.
- Прописать ответственного за каждый шаг.
- Оформить это в виде документа, текста или статьи на внутреннем сайте и познакомить с ним всех участников.
Следующий материал — про управляющие бизнес-процессы.