В любой организации сотрудники с осторожностью относятся к внедрению новшеств. Казалось бы, инновации нацелены на облегчение работы, уменьшение затрат рабочего времени на выполнение той или иной задачи и многое другое, но для рядового сотрудника – это, в первую очередь, большой стресс. Изначально никто не может знать, как пройдет процесс адаптации в новой системе работы.
Не стало исключением и внедрение в нашей компании Системы электронного документооборота, разработанной нашими же специалистами на базе Microsoft SharePoint Online.
Внутреннее сопротивление мешало сесть, посмотреть и разобраться в деталях бизнес-процессов. По старинке с каждой бумажкой, будь это договор, заявление, входящее или исходящее письмо, мы бежали к директору, передавали через секретаря, а затем доставали его со своими вопросами.
И вот в один момент все изменилось.
Как обычно, написав заявление на бумаге, я пришла к директору для утверждения. Каково было моё изумление, когда директор заявление моё не принял, сказал, что теперь он все документы подписывает только через систему электронного документооборота.
Вариантов не было, пришлось вникать в новую программу.
Открыв начальную страницу СЭД AvisDOCS, увидела, что на сегодняшний день уже доступны семь модулей и там же будут отражаться все мои задачи от руководства.
А мне надо составить заявление на отгул.
Зашла в модуль «Служебная записка»:
Нажала кнопку «Создать»:
Выбрала нужный шаблон:
Поля автоматически заполняются в соответствии с выбранным шаблоном, а мне осталось только поставить дату и определить согласующего и утверждающего, а затем отправить на согласование.
ВСЁ!!!
Составить заявление на отгул в AvisDOCS оказалось легче и быстрей, чем ранее.
А минут через пять мне пришло уведомление, что моё заявление согласовано и утверждено директором, хотя в это время он находился вне офиса. Оказалось, что все наши запросы директор видит на своём мобильнике и использует только его для подписания документов.
Прекрасно! И не нужно больше ходить и узнавать, когда мне согласуют и подпишут заявление на отгул. И всё это благодаря встроенной в систему цифровой подписи. Документ сохраняется в системе с оттисками печатей.
В модуле «Служебные записки» можно составить любой документ, адресованный вышестоящему руководству, и не возникнет сомнений, что он затеряется где-нибудь у секретаря.
Мне понравилось. Теперь буду изучать другие модули.
Екатерина К.