Прошёл месяц с того момента, как я начал использовать «Джедайскую технику пустого инбокса» Максима Дорофеева. Это одна из модификаций GTD, которая у меня реально сработала. Я не буду писать об основах — за меня это сделал Сергей Сичкар. Обязательно ознакомьтесь с его статьей «Джедайская техника пустого инбокса или как доводить дела до конца». Потратьте полтора часа на изучение материала, не поленитесь.
Теперь немного личной практики.
Программное обеспечение
Я начинал вести список в обычном дневнике. Но достаточно быстро мой список проектов и задач вырос до 50 в сутки (сейчас, к слову, их 20-25 на день), и мне пришлось перейти в электронное приложение. Первые три недели я пользовался единственным заточенным под технику сервисом Maxdone. Всё время пользования меня радовало удобство приложения (для конкретной техники, а не вообще). Сильно удручал интерфейс — в таком сервисе работать не хочется. Но на рынке ничего лучше не было, и у меня даже появлялась идея создать своё приложение.
Меньше недели назад я наткнулся на todoist, и мой workflow кардинально поменялся.
1. Начинаем процесс. Юзаем спусковые крючки.
Регаемся в Todoist (вы можете использовать любой удобный сервис, я рассказываю о том, чем пользуюсь). Скачиваем и смотрим список спусковых крючков для техники.
Смотрим на каждый пункт, и вспоминаем, нужно ли нам что-то делать по пунктам в списке. Если да — записываем цели на лист бумаги или во входящие, не обдумывая, когда нам это нужно сделать, насколько нужно, к чему это относится и так далее.
После того, как закончите со списком, подумайте ещё пару минут — возможно в голове всплывёт еще какая-нибудь задача.
Как должен сейчас выглядеть список? Да как угодно. Для первого раза мы можем написать глобальные или маленькие цели. Сейчас это не имеет значения.
Цель может звучать так: «Написать книгу об Аврааме Линкольне», «Набрать 20 миллиардов подписчиков» или же «Прокатиться на ламе по берегам Южного океана».
2. Сортировка и упорядочивание хаоса
Смотрим на список ваших целей, и думаем, какой первый простой шаг мы можем совершить для её выполнения. Переведите цель в проекты, и добавьте к ней задачу.
Как это сделать в Todoist.
Смотрим на цель «Написать книгу об Аврааме Линкольне" и думаем, какую задачу нужно сделать первой. Она должна быть достаточно простой, понятной и выполнимой за один присест длительностью 20-25 минут. Я понимаю, что для написания книги мне как минимум нужно узнать многое об Аврааме. Итак, моя задача будет звучать так: «Отобрать в интернете список книг об Аврааме Линкольне». Звучит просто! Ещё бы. Так и должно быть. Целое складывается из деталей.
В Todoist, переводим изначальную цель в проект. Вместо «Написать книгу об Аврааме Линкольне» пишем «Отобрать в интернете... #написать книгу о Линкольне». Всё, что идет после хештега # — это проект. В итоге вы создадите проект «Написать книгу» внутри которой будет лежать задача «Отобрать в интернете....»
Так нужно сделать с каждой целью.
Затем нам нужно нарезать задач на текущую неделю. Всё, что не будет нарезано на текущую неделю, остаётся в списке "Нет даты" и не мешает нам жить. Заходим в фильтры и выбираем «"Нет даты выполнения".
Проходим по каждому пункту в списке и думаем, что из этого стоит делать на неделе. Выбираем задачу через троеточие и выбираем "Через неделю". Задача упадёт в список «Следующие 7 дней», откуда мы и будем нарезать задачи на день.
Ежедневный и еженедельный обзор
Тут всё просто и понятно. Открываем список «Следующие 7 дней» и задачи, которые стоит бы выполнить сегодня, планируем на сегодняшний день. Это стоит делать в конце каждого дня или в начале нового. Советую не приступать к делам, пока не составите адекватный и выполнимый список задач.
Еженедельный обзор стоит проводить в воскресенье. По аналогии с прошлым, мы выбираем задачи по фильтру "Нет даты выполнения" и кидаем их в список "Следующая неделя".
Входящие задачи
Если вдруг у вас в голове зародилась мысль — маленькая, большая, глупая или не очень — записывайте её во входящие. Если задача не "горящая", то отложите сортировку входящих до вечера. Вечером стоит загнать задачи в проекты, вычеркнуть вовсе, или назначить дату выполнения.
Списки
Проблема Todoist в том, что у неё нет чек-листов. Но эта проблема решается просто.
Я создаю один большой проект «Списки», а в него запихиваю подпроект «Книги», «Фильмы» и так далее. Когда мне станет интересна новая книга, я добавляю в GTD «Пролетая над гнездом кукушки #книга», она автоматически попадает в подпроект «Книги», где лежит и никому не мешает. Решение не самое изящное, но лучше него я ничего не придумал, а вести список в другом месте мне лень.
Помидорки или почасики
Использовать технику Pomodoro или разбивать весь день на часовые гапы — зависит исключительно от вас. Когда меня ждёт относительно большой проект — я ставлю помидорки и работаю примерно полчаса без отвлечения (затем перерыв 5-10 минут). Когда же я занимаюсь большим проектом, я обычно ставлю гапы в час, для того чтобы успеть войти «в поток».
Пересмотр
Раз в месяц или полмесяца я провожу мозговой штурм по целям. Занимает это примерно полчаса-час, в зависимости от величина списка. Смотрю на задачу, спрашиваю себя, действительно ли нужно мне выполнять эту цель, почему она всё еще в списке, и кому она нужна. Если ответы туманны — задачу можно вычёркивать без сожаления. Это даёт заряд мыслетоплива и помогает больше сконцентрироваться на актуальных задачах.
Перерывы
Если вы не "в потоке", то перерывы стоит делать после каждой "помидорки". Продолжительность перерыва — 5 или 10 минут. Главное условие — перестать получать новую информацию. Отключите монитор и потупите в стену. Займитесь медитацией. Прогуляйтесь с собакой. Делайте что угодно, но не получайте информации и разгрузите мозг.
Заключение и выводы из техники
«Джедайская техника» определенно работает в моём случае. Заработает и у вас. То ничтожное время, которое вы тратите на ведение списка (это примерно 10-15 минут в день и дополнительно 1 час в неделю) значительно экономит ваши силы и разгружает мозги.
Главное не упираться в ограничения системы. Пробовать разные перерывы, разные места хранения списков, по другому формулировать задачи и делать их реальными, избавляться от целей и пробовать снова. Всё получится (и многое).
Конкретно мой результат — снижение списка задач с 50 в сутки до применения техники до 20-25 на сегодняшний день.
P.S. Черновик этой статьи был написан примерно за 40 минут непрерывного писательства по задаче «Написать черновик статьи о джедайской технике» :-)